Когато сте онлайн, за вас е лесно да управлявате своя имейл акаунт, да разглеждате всички имейли и да отговаряте на вашите клиенти и клиенти, питащи за вашите продукти или услуги.
Но проблемът възниква, когато не сте там, за да отговорите на имейлите.
В такива случаи често пропускаме добрите бизнес възможности и губим ценните си клиенти, като не отговаряме на имейлите им навреме. Това е мястото, където излиза от офиса на Outlook.
- извън офиса в Outlook е много полезна функция за професионалисти, които участват в някаква теренна работа или които трябва да отсъстват в офиса или по лични причини.
Можете да разберете използването на Извън офиса, като си представите следната ситуация.
Няколко дни сте извън офиса си и не можете да отговорите на имейлите на клиентите, клиентите и колегите си, безпомощни сте, не можете да влезете онлайн, но все пак искате да посетите всичките си имейли и не искате да разочаровате хората около вас.
Какво да правя тогава??
В такава ситуация най-добрият начин да поддържате работата си е като им изпратите автоматични имейли, които ги информират, че не сте там и също така ги информирате, че няма да сте там за този конкретен период от време.
Можете да направите всичко това чрез функцията на Office на Outlook.
Може да се чудите дали имате нужда от платен инструмент за създаване на автоматични имейли или настройването им е голяма задача.
Но повярвайте ми, лесно е като корема. Ако никога не сте преминавали през мандата извън офиса, няма проблем!
Ние ще ви преведем как да настроите извън офиса в Outlook 2010 в ръководството по-долу.
Не ви казвам, че това е процес с едно кликване. Отнема време, но стъпките са лесни за следване.
Или поне ще ви е лесно отсега нататък, след като преминете през цялото ръководство.
Нека да проверим как да ги използвате асистенти извън офиса в Outlook стъпка по стъпка.
Как да настроите извън офиса в Outlook 2010:
Стъпките и екранните снимки, които показахме, са за Outlook 2010, но методът е идентичен за 2013 и по-нови версии на Outlook.
- извън офиса Функцията на Outlook се оказва наистина полезна в много ситуации и може да спести много от работата ви, като информира всички ваши клиенти и клиенти поотделно за вашето отсъствие.
Функцията за извън офиса на outlook ви позволява изпращайте известия за отсъствие от офиса с POP3, IMAP.
Така че нека се задълбочим с ръководството и да се научим да използваме тази невероятна функция на Outlook.
Първата стъпка за настройка на „извън офиса“ е да отворите Outlook на вашия компютър.
В менюто за файлове отидете на информация и изберете Автоматични отговори (извън офиса) в долната част на прозореца.
Цялата тази стъпка можете да разберете, като видите екранната снимка по-долу.
При щракване върху Автоматични отговори, ще ви се появи следният прозорец.
По подразбиране опцията Не изпращайте автоматични отговори е избрано. Това е причината всички опции да са деактивирани.
За да активирате всички тези опции, трябва да изберете Изпратете автоматични отговори опция.
Щом изберете тази опция, ще видите всички опции в прозореца да се активират.
При избора на Изпратете автоматични отговори вариант, подвариант Изпраща само през този период от време също ще се активира.
Отметнете тази опция, за да зададете времетраенето за изпращане на автоматични имейли. Вижте екранната снимка по-долу, за да разберете по-добре опциите.
В горната стъпка можете ясно да видите двувременни полета.
Първите имена на полета Началният час където трябва да напишете началната точка на времевата продължителност, от която искате да изпратите автоматизираните имейли, а второто поле е Крайно време.
В това поле трябва да напишете крайния час на продължителността, за да изпращате автоматични имейли. След като приключите с настройката на часа, е време да продължите и да съставите имейла.
Можете да създадете два отделни имейла за хора във вашата организация и за външни лица.
За да създадете имейл за хората във вашата организация, просто слезте, създайте имейла и щракнете върху OK. Можете дори да добавите правилата за изпращане на имейл, но това е напреднала част.
И ако искате да създадете отделни имейли за външни лица или не искате да задавате автоматични имейли за тях, щракнете върху Извън моята организация опция, точно до В моята организация опция. Не можете да намерите опцията?? Просто погледнете екранната снимка по-долу.
Ако искате да изпратите автоматизирания имейл до хората извън вашата организация, проверете опцията Автоматично отговаряне на хора извън моята организация и напишете желаното от вас имейл съобщение по-долу, докато боксирате, като екранната снимка по-горе.
В противен случай премахнете отметката от тази опция и запазете настройките, като щракнете Ok. Вашето съставено съобщение ще бъде изпратено до продължителността, която сте задали в периода от време по-горе.
Лесно нали??
Всички ние имаме перспектива в нашите компютри, но поради липсата на знания не я използваме напълно и оставаме недокоснати от някои нейни невероятни характеристики. Изпращането на автоматизирани имейли, докато сте офлайн, е една такава пренебрегвана функция, която хората не използват напълно и не я използват по начина, по който трябва да бъде.
Всъщност цялата перспектива е такъв пренебрегван софтуер. Ако излезете и попитате хората какво е Outlook, те няма да могат да Ви кажат каква е целта на Outlook и какво точно е Outlook.
Както и да е, това е всичко за hкак да настроите извън офиса в Outlook 2010.
Надявам се, че ръководството ви е помогнало да разрешите всичките си въпроси относно настройването на изгледи извън офиса.
Можете да използвате тази функция разумно и да спасите много от вашите клиенти и клиенти от презрение.
Получаването на автоматични имейли ще ви представи като интелигентен и отговорен пред очите на вашия клиент. Така че на тази бележка приключвам урока.
За всякакви съмнения или запитвания можете да оставите своя коментар по-долу.
И ако смятате, че ръководството си заслужава да бъде споделено, моля, продължете и помогнете на хората да използват тази необикновена функция на Outlook!
Бързи връзки -
