Служителите на една организация се нуждаят от начин да се свързват и да си сътрудничат, поради което нестопански организации изискват бизнес софтуер.
С G Suite на Google организациите с нестопанска цел имат достъп до набор от инструменти, които могат да им помогнат да управляват своята организация, да си сътрудничат с членовете на екипа и да комуникират със заинтересованите страни.
Тази статия ще проучи как организациите с нестопанска цел могат да се възползват максимално от функциите на G Suite.
Въпреки различните опции, които са достъпни за благотворителните организации, G Suite на Google остава една от най-добрите и най-широко използваните платформи, както от организации с нестопанска цел, така и от предприятия (известен също като Google Workspace).
G Suite от Google е колекция от взаимосвързани приложения, които са предназначени да направят ежедневните операции бързи, прости и безпроблемни, особено за благотворителни организации.
Но технологията и нейната настройка често могат да бъдат объркващи, затова опростихме процеса, за да разберем и обясним как една благотворителна организация може да използва G Suite на Google.
Съдържание
Какво е G Suite?
В широк смисъл G Suite може да се разбира като платформа за интегриране на бизнес процеси.
Той идва с няколко предварително инсталирани приложения, които могат да се използват за широк спектър от цели.
Приложения като Gmail, което е имейл услугаи Google Docs, което е онлайн версия в реално време на програми като Microsoft Word, са примери за типовете приложения, които са включени тук.
Хората могат да увеличат своята продуктивност и ниво на сътрудничество благодарение на интуитивния дизайн и безпроблемната интеграция на тези приложения.
Всеки файл, имейл или среща, които се съхраняват в G Suite, са защитени от Надеждната киберсигурност на Google, което е допълнително предимство при използването на услугата.
Функции на G Suite:
1. Организация:
Потребителите имат достъп до Google Drive, което е изцяло онлайн платформа за споделяне, която напомня на Microsoft Office, когато се абонират за G Suite.
Drive дава възможност на своите клиенти да създават, съхраняват и споделят различни файлови формати.
Файловете от този вид включват, наред с други, Google Docs (които са аналогични на документите на Microsoft Word), Google Sheets (които са аналогични на електронните таблици на Microsoft Excel), Google Slides (които са аналогични на презентациите на Microsoft PowerPoint) и много други.
Потребителите могат да работят съвместно върху документ, лист или слайд в Google едновременно, а създателят на файл може да предостави различна степен на достъп на други, с които го споделя, включително възможността да правят редакции.
2. Презентации:
Лесно е да създадете презентация, която да се откроява, когато вие използвайте Google Slides.
В слайдовете има бутон с надпис „Изследване“, който предоставя допълнителни функции като идеи за форматиране, диаграми и анализ на данни.
Слайдовете могат лесно да се споделят с други чрез връзка и потребителите могат да се редуват да редактират слайдовете един на друг, ако е необходимо.
Слайдовете вече могат да се показват на споделения екран по време на видеоконференции в Google Meet.
3. Свържете се навсякъде и по всяко време:
Потребителите могат да разработват, споделят и да си сътрудничат по проекти, когато и където решат с помощта на Google Calendar и Google Meet.
G Suite е изцяло уеб базиран и достъпен за потребителите по всяко време, при условие че имат активна интернет връзка.
Потребителите могат да си уговарят срещи, да задават напомняния и да ги споделят с помощта на Календар, което улеснява всеки ден да изпълнява задачите си.
По подобен начин членовете на Google Meet могат да си взаимодействат в реално време с помощта на видео чат, докато преглеждат същите документи, листове, слайдове или формуляри. Тази функционалност е предоставена от Google.
4. Достъпен имейл:
Gmail от Google може да изглежда просто още една стандартна имейл услуга на пръв поглед; това погрешно схващане обаче опровергава факта, че Gmail предоставя различни полезни функции.
Той автоматично ще организира всички нови имейли, които пристигат в една от трите папки: основна (главната папка), социална (произхождаща от уебсайтове на социални медии) и промоции (от компании, предлагащи отстъпки, актуализации и т.н.).
След това потребителят може да променя своята емисия чрез добавяне на филтри и етикети, които помагат при организирането на имейлите според подателя, темата и други критерии.
Освен това Gmail идва с имейл шаблони, които могат да се използват за намаляване на времето, прекарано в писане на имейли, като предоставят предложения.
5. Рационализирани въпросници:
Всеки потребител може бързо и лесно да създаде въпросник с помощта на Google Forms.
След това формулярът може да бъде раздаден на всеки, включително потенциални доброволци, дарители и дори работници, и може да бъде поставен навсякъде.
За да подредите, разгледате и използвате данните, събрани от формулярите, формулярите могат да бъдат експортирани в Google Таблици.
6. Включване и обучение:
Дори ако новите служители се намират в различни часови зони, е възможно обучението да се провежда по-ефективно с G Suite.
Обучението е от съществено значение за всяка фирма. Потребителите могат да създават произволен брой учебни инструменти, документи или файлове.
Човек може също да реши да използва Google Sites, за да създаде уебсайт, който да се използва специално за обучение.
Друга възможност е да използвате Google Meet за провеждане на обучения на живо с нови потребители, които могат да бъдат добавени към G Suite за кратко време чрез създаване на акаунт в Google.
7. Съхранение:
Размерът на пространството за съхранение, достъпно за всеки потребител в G Suite, може да достигне до един терабайт в зависимост от версията.
Когато това се комбинира със споделени документи и дискове, една благотворителна организация никога не трябва да се тревожи за възможността от загуба на данни или документи, дори ако работници или доброволци напуснат или бъдат заменени.
Пространството за съхранение е изобилно и всичко има потенциал да бъде достъпно или споделено от множество потребители.
8. Маркетингови кампании:
Въпреки че G Suite не включва приложение, което е специално създадено за маркетинг, благотворителната организация все още може да използва многото инструменти, които са включени в G Suite, за да разработва и осъществява маркетингови инициативи.
Компютър: PIXABAY
Потребителите могат да генерират идеи за маркетингови кампании и да ги представят съответно с Google Slides и Meet.
Те могат също така да получат информация за маркетингови инициативи чрез използването на въпросници на Google Forms или могат да предадат историята на своята организация чрез видеоклипове в YouTube, които могат да бъдат лесно достъпни и настроени с акаунт в Google.
И двете опции са възможни с акаунт в Google.
Тарифи на G Suite за организации с нестопанска цел
Съгласно Google за организации с нестопанска цел организациите, които отговарят на изискванията на раздел 501(c)3, имат достъп до едно от трите нива на Google Suite.
Всяко ниво може да бъде закупено на различни ценови точки; обаче, колкото по-висока е цената на потребител, толкова по-голям е броят на функциите, които са включени.
Ниво 1: G Suite за организации с нестопанска цел
- $0/потребител/месец. Всеки има безплатен достъп до G Suite за организации с нестопанска цел; организацията и нейните потребители не се таксуват.
- Пространство за съхранение в облак от 30 гигабайта (GB) за неограничен брой потребители.
- Също така е възможно всеки потребител да има своя професионален имейл адрес с името на домейна на организацията с нестопанска цел.
- В допълнение към споделените дискове стандартните потребители имат достъп и до приложения на Google, като Календар, Gmail, Диск и Документи.
- Не на последно място, Google Meet поддържа видеоконференции за до 100 души.
Ниво 2: G Suite Business за нестопански организации
- $4/потребител/месец. В допълнение към всичко от безплатния план, G Suite Business за нестопански организации има някои допълнителни функции.
- Потребителите разполагат с неограничено пространство за съхранение, всеки с 1 терабайт (TB).
- Всички файлове и имейли могат да бъдат търсени за съдържание.
- Google Vault: ново приложение за съхранение, търсене и експортиране на данни.
- По-голям набор от административни и защитни опции, включително по-всеобхватна система за докладване.
- Google Meet позволява видеоконференции за до 150 души.
Ниво 3: G Suite Enterprise за организации с нестопанска цел
- $8/потребител/месец. В допълнение към всичко в G Suite Business за организации с нестопанска цел, G Suite Enterprise за организации с нестопанска цел предлага още повече функции.
- Подобрете сигурността на имейла, като го криптирате.
- Управлението на потребителите, устройствата и приложенията се управлява от Cloud Identity.
- Поточно предаване на живо и запис на срещи са налични с Google Meet.
- Чрез Google Meet можете да провеждате видеоконференции с до 250 души.
Как да настроите G Suite за вашата организация с нестопанска цел
1. Влезте в Google, за да поискате акаунт в Google за организации с нестопанска цел. Процесът на настройка започва след получаване на одобрението.
2. Миграция:
Потребителите ще трябва да прехвърлят от съществуващите си акаунти в Google към новите акаунти с нестопанска цел, след като получат одобрение от Google за акаунт с нестопанска цел по техен избор.
Процесът на миграция е много по-лесен от Google, който също предоставя миграционни услуги.
Потребителите, от друга страна, могат сами да свържат новите си акаунти в Gmail и да интегрират своите календари в новите платформи.
3. Създавайте и управлявайте екипи:
Потребителите могат да бъдат групирани и да им бъдат дадени различни нива на достъп според ролите им, след като успешно мигрират към G Suite за нестопански организации.
4. Обучение:
Обучението се предлага чрез Център за обучение на Google Workspace за това как да използвате G Suite и приложенията, които идват с него, въпреки че и Google, и G Suite са доста лесни за използване.
Потребителите имат достъп до различни уроци, ръководства с инструкции и опции за поддръжка за използване на G Suite в раздела за обучение на центъра. За ваше удобство в процеса на отстраняване на неизправности е включена дори лента за търсене.
G Suite прави живота по-лесен за организации с нестопанска цел
Дори ако може да има известни трудности при започването на работа с G Suite и привикването с неговите функции, безспорно е полезно да се възползвате от авангардната платформа.
G Suite предоставя на неограничен брой потребители достъп до различни полезни инструменти, голямо количество място за съхранение и дори споделени работни пространства за съвместна работа.
Най-добрата част за G Suite е, че може да бъде достъпен от всеки потребител от почти всяко устройство и почти всяко място, при условие че потребителят има активна интернет връзка.
Поради това работата може да се извършва по всяко време, на всяко място и с почти всеки бюджет. G Suite си заслужава инвестицията на всяко ниво, от безплатния стандартен план до скъпия корпоративен план в най-високото ниво.
Бързи връзки:
- Как да прикачите имейл към Gmail
- Как да изберем най-доброто име на домейн
- Проверка дали вашият домейн е в период на обратно изкупуване
Заключение: Как да използвате G Suite на Google като организация с нестопанска цел?
G Suite на Google е невероятно ценен инструмент за организации с нестопанска цел, които търсят начини да рационализират своите операции и да увеличат производителността, без да развалят банката със скъпи софтуерни решения или услуги.
Чрез своя пакет от продукти като Gmail, Google Диск и Google Календар организациите с нестопанска цел могат да получат достъп до мощни инструменти, които ще им помогнат да поддържат операциите си безпроблемно, като същевременно остават свързани със заинтересованите страни по целия свят.
С малко ноу-хау за това как тези инструменти работят заедно, всяка организация с нестопанска цел може да се възползва от използването на функциите на G Suite!
