Los empleados de una organización necesitan una forma de conectarse y colaborar, razón por la cual las organizaciones sin fines de lucro requieren software comercial.
Con G Suite de Google, las organizaciones sin fines de lucro tienen acceso a un conjunto de herramientas que pueden ayudarlos a administrar su organización, colaborar con los miembros del equipo y comunicarse con las partes interesadas.
Este artículo explorará cómo las organizaciones sin fines de lucro pueden aprovechar al máximo las funciones de G Suite.
A pesar de las diversas opciones a las que pueden acceder las organizaciones benéficas, G Suite de Google sigue siendo una de las mejores y más utilizadas plataformas, tanto por organizaciones sin fines de lucro como por empresas (también conocidas como Google Workspace).
G Suite de Google es una colección de aplicaciones interconectadas que están diseñadas para hacer que las operaciones diarias sean rápidas, simples y sin complicaciones, especialmente para organizaciones benéficas.
Sin embargo, la tecnología y su configuración a menudo pueden resultar desconcertantes, por lo que simplificamos el proceso para comprender y explicar cómo una organización benéfica podría utilizar G Suite de Google.
Índice del contenido
¿Qué es G Suite?
En un sentido amplio, G Suite puede entenderse como una plataforma para la integración de procesos de negocio.
Viene con varias aplicaciones preinstaladas que se pueden utilizar para una amplia gama de propósitos.
Aplicaciones como Gmail, que es un servicio de correo electrónicoy Google Docs, que es una versión en línea en tiempo real de programas como Microsoft Word, son ejemplos de los tipos de aplicaciones que se incluyen aquí.
Las personas pueden aumentar su productividad y nivel de colaboración gracias al diseño intuitivo y la perfecta integración de estas aplicaciones.
Cualquier archivo, correo electrónico o cita que se almacene en G Suite está protegido por La robusta seguridad cibernética de Google, que es una ventaja adicional de usar el servicio.
Características de G Suite:
1. Organización:
Los usuarios tienen acceso a Google Drive, que es una plataforma para compartir completamente en línea que recuerda a Microsoft Office cuando se suscriben a G Suite.
Drive brinda a sus clientes la capacidad de crear, almacenar y compartir una variedad de formatos de archivo.
Los archivos de este tipo incluyen, entre otros, Google Docs (que son similares a los documentos de Microsoft Word), Google Sheets (que son similares a las hojas de cálculo de Microsoft Excel), Google Slides (que son similares a las presentaciones de Microsoft PowerPoint) y muchos más.
Los usuarios pueden colaborar en un documento, hoja o diapositiva de Google al mismo tiempo, y el creador de un archivo puede otorgar diversos grados de acceso a otras personas con las que lo comparten, incluida la capacidad de realizar ediciones.
2. Presentaciones:
Es sencillo crear una presentación que se destaque cuando usar Presentaciones de Google.
Dentro de las diapositivas, hay un botón con la etiqueta "Explorar" que proporciona funciones adicionales, como ideas de formato, gráficos y análisis de datos.
Las diapositivas se pueden compartir fácilmente con otros mediante un enlace, y los usuarios pueden turnarse para editar las diapositivas de los demás según sea necesario.
Las diapositivas ahora se pueden mostrar en la pantalla compartida durante las videoconferencias de Google Meet.
3. Conéctese donde sea, cuando sea:
Los usuarios pueden desarrollar, compartir y colaborar en proyectos cuando y donde quieran con la ayuda de Google Calendar y Google Meet.
G Suite está completamente basado en la web y está disponible para los usuarios en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a Internet activa.
Los usuarios pueden programar citas, configurar recordatorios y compartirlos mediante Calendario, lo que facilita que todos se mantengan al día con sus tareas todos los días.
Del mismo modo, los miembros de Google Meet pueden interactuar en tiempo real mediante chat de video mientras ven los mismos documentos, hojas, diapositivas o formularios. Google pone a disposición esta funcionalidad.
4. Correo electrónico accesible:
A primera vista, Gmail de Google puede parecer simplemente otro servicio de correo electrónico estándar; sin embargo, este concepto erróneo desmiente el hecho de que Gmail proporciona una variedad de funciones útiles.
Organizará automáticamente todos los correos electrónicos nuevos que lleguen a una de tres carpetas: primaria (la carpeta principal), social (que se origina en sitios web de redes sociales) y promociones (de compañías que ofrecen descuentos, actualizaciones, etc.).
Luego, el usuario puede modificar su fuente agregando filtros y etiquetas, que ayudan en la organización de los correos electrónicos según el remitente, el tema y otros criterios.
Además, Gmail viene con plantillas de correo electrónico que se pueden usar para reducir la cantidad de tiempo dedicado a escribir correos electrónicos proporcionando sugerencias.
5. Cuestionarios simplificados:
Cualquier usuario puede crear rápida y fácilmente un cuestionario con la ayuda de Google Forms.
Después de eso, el formulario se puede distribuir a cualquier persona, incluidos posibles voluntarios, donantes e incluso trabajadores, y se puede colocar en cualquier lugar.
Para organizar, examinar y utilizar los datos recopilados de los formularios, los formularios se pueden exportar a Hojas de cálculo de Google.
6. Incorporación y capacitación:
Incluso si los nuevos empleados se encuentran en diferentes zonas horarias, es posible realizar capacitaciones de manera más eficiente con G Suite.
La formación es fundamental para cualquier empresa. Los usuarios pueden producir cualquier cantidad de herramientas de aprendizaje, documentos o archivos.
También se puede decidir utilizar Google Sites para establecer un sitio web que se utilice específicamente para la formación.
Otra opción es usar Google Meet para realizar sesiones de capacitación en vivo con nuevos usuarios, quienes pueden agregarse a G Suite en poco tiempo creando una cuenta de Google.
7 Almacenamiento:
La cantidad de espacio de almacenamiento disponible para cada usuario en G Suite puede llegar hasta un terabyte, según la versión.
Cuando esto se combina con documentos y unidades compartidos, una organización benéfica nunca necesita preocuparse por la posibilidad de perder datos o documentos, incluso si los trabajadores o voluntarios se van o son reemplazados.
El espacio de almacenamiento es abundante y todo tiene el potencial de ser accedido o compartido por múltiples usuarios.
8. Campañas de marketing:
Aunque G Suite no incluye una aplicación diseñada específicamente para marketing, una organización benéfica aún puede usar las muchas herramientas que se incluyen en G Suite para desarrollar y llevar a cabo iniciativas de marketing.
PC: PIXABAY
Los usuarios pueden generar ideas para campañas de marketing y presentarlas usando Google Slides y Meet respectivamente.
También pueden obtener información sobre iniciativas de marketing mediante el uso de cuestionarios de Google Forms, o pueden transmitir la historia de su organización a través de videos en YouTube, a los que se puede acceder fácilmente y configurar con una cuenta de Google.
Ambas opciones son posibles con una cuenta de Google.
Tarifas de G Suite para organizaciones sin fines de lucro
En Google para organizaciones sin fines de lucro, las organizaciones que cumplen con los requisitos de la Sección 501(c)3 pueden acceder a uno de los tres niveles de Google Suite.
Cada nivel se puede comprar en una variedad de puntos de precios; sin embargo, cuanto mayor sea el precio por usuario, mayor será la cantidad de funciones que se incluyen.
Nivel 1: G Suite para organizaciones sin fines de lucro
- $0/usuario/mes. Cualquiera puede acceder a G Suite for Nonprofits de forma gratuita; la organización y sus usuarios no pagan.
- Espacio de almacenamiento en la nube de 30 gigabytes (GB) para usuarios ilimitados.
- También es posible que cada usuario tenga su dirección de correo electrónico profesional con el nombre de dominio de la organización sin fines de lucro.
- Además de las unidades compartidas, los usuarios estándar también tienen acceso a las aplicaciones de Google, como Calendar, Gmail, Drive y Docs.
- Por último, pero no menos importante, Google Meet admite videoconferencias para hasta 100 personas.
Nivel 2: G Suite Business para organizaciones sin fines de lucro
- $4/usuario/mes. Además de todo, desde el plan gratuito, G Suite Business para organizaciones sin fines de lucro tiene algunas funciones adicionales.
- Los usuarios tienen espacio de almacenamiento ilimitado, cada uno con 1 terabyte (TB).
- Se puede buscar contenido en todos los archivos y correos electrónicos.
- Google Vault: una nueva aplicación para almacenar, buscar y exportar datos.
- Una mayor gama de opciones administrativas y de seguridad, incluido un sistema de informes más completo.
- Google Meet permite videoconferencias para hasta 150 personas.
Nivel 3: G Suite Enterprise para organizaciones sin fines de lucro
- $8/usuario/mes. Además de todo en G Suite Business para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, G Suite Enterprise para Organizaciones sin Ánimo de Lucro ofrece aún más funciones.
- Mejore la seguridad del correo electrónico cifrándolo.
- La administración de usuarios, dispositivos y aplicaciones está a cargo de Cloud Identity.
- La transmisión en vivo y la grabación de reuniones están disponibles con Google Meet.
- A través de Google Meet, puede realizar videoconferencias con hasta 250 personas.
Cómo configurar G Suite para su organización sin fines de lucro
1. Inicie sesión en Google para solicitar una cuenta de Google para organizaciones sin fines de lucro. El proceso de configuración comienza una vez que se recibe la aprobación.
2. Migración:
Los usuarios deberán transferir sus cuentas de Google existentes a las nuevas cuentas sin fines de lucro una vez que hayan recibido la aprobación de Google para una cuenta sin fines de lucro de su elección.
Google simplifica mucho el proceso de migración, ya que también proporciona servicios de migración.
Los usuarios, por otro lado, pueden conectar sus nuevas cuentas en Gmail e integrar sus calendarios en las nuevas plataformas por su cuenta.
3. Crear y administrar equipos:
Los usuarios se pueden agrupar y otorgar diferentes niveles de acceso según sus roles una vez que hayan migrado correctamente a G Suite para organizaciones sin fines de lucro.
4. Entrenamiento:
La formación se ofrece a través de la Centro de aprendizaje de Google Workspace sobre cómo utilizar G Suite y las aplicaciones que vienen con él, aunque tanto Google como G Suite son bastante simples de usar.
Los usuarios pueden acceder a una variedad de tutoriales, guías prácticas y opciones de soporte para usar G Suite en la sección de aprendizaje del centro. Incluso se incluye una barra de búsqueda para su comodidad en el proceso de solución de problemas.
G Suite hace la vida más fácil para una organización sin fines de lucro
Si bien puede haber algunas dificultades para comenzar a usar G Suite y acostumbrarse a sus funciones, sin duda es beneficioso hacer uso de la plataforma de vanguardia.
G Suite brinda a un número ilimitado de usuarios acceso a una variedad de herramientas útiles, una gran cantidad de espacio de almacenamiento e incluso espacios de trabajo compartidos para trabajar juntos.
La mejor parte de G Suite es que cualquier usuario puede acceder desde prácticamente cualquier dispositivo y casi cualquier ubicación, siempre que el usuario tenga una conexión a Internet activa.
Debido a esto, el trabajo se puede realizar en cualquier momento, en cualquier lugar y con casi cualquier presupuesto. Vale la pena invertir en G Suite en cualquier nivel, desde el plan estándar gratuito hasta el costoso plan empresarial en el nivel superior.
Quick Links:
- Cómo adjuntar un correo electrónico a Gmail
- Cómo elegir el mejor nombre de dominio
- Verificar si su dominio está en el período de redención
Conclusión: ¿Cómo usar G Suite de Google como organización sin fines de lucro?
G Suite de Google es una herramienta increíblemente valiosa para las organizaciones sin fines de lucro que buscan formas de optimizar sus operaciones y aumentar la productividad sin arruinarse en costosas soluciones o servicios de software.
A través de su conjunto de productos como Gmail, Google Drive y Google Calendar, las organizaciones sin fines de lucro pueden obtener acceso a herramientas poderosas que las ayudarán a mantener sus operaciones funcionando sin problemas mientras se mantienen conectadas con las partes interesadas de todo el mundo.
Con un poco de conocimiento sobre cómo funcionan juntas estas herramientas, cualquier organización sin fines de lucro puede beneficiarse al utilizar las funciones de G Suite.
