Les employés d'une organisation ont besoin d'un moyen de se connecter et de collaborer, c'est pourquoi les organisations à but non lucratif ont besoin d'un logiciel d'entreprise.
Avec G Suite de Google, les organisations à but non lucratif ont accès à une suite d'outils qui peuvent les aider à gérer leur organisation, à collaborer avec les membres de l'équipe et à communiquer avec les parties prenantes.
Cet article explique comment les organisations à but non lucratif peuvent tirer le meilleur parti des fonctionnalités de G Suite.
Malgré les différentes options accessibles aux organisations caritatives, la suite G de Google reste l'une des plateformes les meilleures et les plus largement utilisées, tant par les organisations à but non lucratif que par les entreprises (également appelées Google Workspace).
G Suite de Google est une collection d'applications interconnectées conçues pour rendre les opérations quotidiennes rapides, simples et sans tracas, en particulier pour les organisations caritatives.
Mais, la technologie et sa configuration peuvent souvent être déroutantes, c'est pourquoi nous avons simplifié le processus pour comprendre et expliquer comment une organisation caritative pourrait utiliser la suite G de Google.
Table des matières
Qu'est-ce que G Suite ?
Au sens large, G Suite peut être compris comme une plate-forme d'intégration de processus métier.
Il est livré avec plusieurs applications préinstallées qui peuvent être utilisées à diverses fins.
Des applications comme Gmail, qui est un service de courrier électronique, et Google Docs, qui est une version en ligne en temps réel de programmes comme Microsoft Word, sont des exemples des types d'applications qui sont inclus ici.
Les gens peuvent augmenter leur productivité et leur niveau de collaboration grâce à la conception intuitive et à l'intégration transparente de ces applications.
Tout fichier, e-mail ou rendez-vous stocké sur G Suite est protégé par La cybersécurité robuste de Google, ce qui est un avantage supplémentaire de l'utilisation du service.
Fonctionnalités de G Suite :
1. Organisation:
Les utilisateurs ont accès à Google Drive, qui est une plateforme entièrement en ligne et de partage qui rappelle Microsoft Office lorsqu'ils s'abonnent à G Suite.
Drive offre à ses clients la possibilité de créer, stocker et partager une variété de formats de fichiers.
Les fichiers de ce type incluent, entre autres, Google Docs (qui sont analogues aux documents Microsoft Word), Google Sheets (qui sont analogues aux feuilles de calcul Microsoft Excel), Google Slides (qui sont analogues aux présentations Microsoft PowerPoint) et bien d'autres.
Les utilisateurs peuvent collaborer simultanément sur un document, une feuille ou une diapositive Google, et le créateur d'un fichier peut accorder différents degrés d'accès aux autres personnes avec lesquelles il le partage, y compris la possibilité d'apporter des modifications.
2. Présentations :
Il est simple de créer une présentation qui se démarque lorsque vous utiliser Google Slides.
Dans les diapositives, il y a un bouton intitulé "Explorer" qui fournit des fonctionnalités supplémentaires telles que les idées de formatage, les graphiques et l'analyse des données.
Les diapositives peuvent être facilement partagées avec d'autres personnes à l'aide d'un lien, et les utilisateurs peuvent à tour de rôle modifier les diapositives les uns des autres si nécessaire.
Les diapositives peuvent désormais être affichées sur l'écran partagé pendant les visioconférences Google Meet.
3. Connectez-vous n'importe où, n'importe quand :
Les utilisateurs peuvent développer, partager et collaborer sur des projets quand et où ils le souhaitent à l'aide de Google Calendar et Google Meet.
G Suite est entièrement basé sur le Web et disponible à tout moment pour les utilisateurs, à condition qu'ils disposent d'une connexion Internet active.
Les utilisateurs peuvent prendre des rendez-vous, définir des rappels et les partager à l'aide de Calendrier, ce qui permet à chacun de se concentrer plus facilement sur une tâche quotidienne.
De même, les membres de Google Meet peuvent interagir en temps réel à l'aide du chat vidéo tout en visualisant les mêmes documents, feuilles, diapositives ou formulaires. Cette fonctionnalité est mise à disposition par Google.
4. E-mail accessible :
Gmail de Google peut sembler n'être qu'un autre service de messagerie standard à première vue ; Cependant, cette idée fausse dément le fait que Gmail offre une variété de fonctionnalités utiles.
Il organisera automatiquement tous les nouveaux e-mails qui arrivent dans l'un des trois dossiers : principal (le dossier principal), social (provenant des sites Web de médias sociaux) et promotions (des entreprises offrant des remises, des mises à jour, etc.).
L'utilisateur est alors en mesure de modifier son flux en ajoutant des filtres et des étiquettes, qui aident à l'organisation des e-mails en fonction de l'expéditeur, du sujet et d'autres critères.
De plus, Gmail est livré avec des modèles d'e-mails qui peuvent être utilisés pour réduire le temps passé à écrire des e-mails en fournissant des suggestions.
5. Questionnaires simplifiés :
Tout utilisateur peut créer rapidement et facilement un questionnaire à l'aide de Google Forms.
Après cela, le formulaire peut être distribué à n'importe qui, y compris les bénévoles potentiels, les donateurs et même les travailleurs, et il peut être placé n'importe où.
Pour organiser, examiner et utiliser les données collectées à partir des formulaires, les formulaires peuvent être exportés dans Google Sheets.
6. Intégration et formation :
Même si les nouveaux employés se trouvent dans des fuseaux horaires différents, il est possible de dispenser une formation plus efficacement avec G Suite.
La formation est essentielle pour toute entreprise. Les utilisateurs peuvent produire n'importe quel nombre d'outils d'apprentissage, de documents ou de fichiers.
On peut également décider d'utiliser Google Sites pour créer un site Web utilisé spécifiquement pour la formation.
Une autre option consiste à utiliser Google Meet pour organiser des sessions de formation en direct avec de nouveaux utilisateurs, qui peuvent être ajoutés à G Suite en peu de temps en créant un compte Google.
7. Espace de rangement:
La quantité d'espace de stockage disponible pour chaque utilisateur dans G Suite peut aller jusqu'à un téraoctet, selon la version.
Lorsque cela est combiné avec des documents et des disques partagés, une organisation caritative n'a jamais à s'inquiéter de la possibilité de perdre des données ou des documents, même si des travailleurs ou des bénévoles partent ou sont remplacés.
L'espace de stockage est abondant et tout peut être accessible ou partagé par plusieurs utilisateurs.
8. Campagnes marketing :
Bien que G Suite n'inclue pas d'application spécialement conçue pour le marketing, une organisation caritative peut toujours utiliser les nombreux outils inclus dans G Suite pour développer et mener à bien des initiatives marketing.
PC : PIXABAY
Les utilisateurs peuvent générer des idées de campagnes marketing et les présenter respectivement à l'aide de Google Slides et Meet.
Ils peuvent également obtenir des commentaires sur initiatives de marketing grâce à l'utilisation de questionnaires Google Forms, ou ils peuvent raconter l'histoire de leur organisation à travers des vidéos sur YouTube, qui peuvent être facilement accessibles et configurées avec un compte Google.
Ces deux options sont rendues possibles avec un compte Google.
Tarifs G Suite pour les associations
Dans le cadre de Google pour les associations, les organisations qui satisfont aux exigences de la section 501(c)3 peuvent accéder à l'un des trois niveaux de la suite Google.
Chaque niveau peut être acheté à différents prix ; cependant, plus le prix par utilisateur est élevé, plus le nombre de fonctionnalités incluses est élevé.
Niveau 1 : G Suite pour les associations
- 0 $/utilisateur/mois. Tout le monde peut accéder gratuitement à G Suite pour les associations ; l'organisation et ses utilisateurs ne sont pas facturés.
- Espace de stockage cloud de 30 gigaoctets (Go) pour un nombre illimité d'utilisateurs.
- Il est également possible pour chaque utilisateur d'avoir son adresse mail professionnelle avec le nom de domaine de l'association.
- En plus des Drive partagés, les utilisateurs standard ont également accès aux applications Google, telles que Calendar, Gmail, Drive et Docs.
- Enfin, Google Meet prend en charge la visioconférence jusqu'à 100 personnes.
Niveau 2 : G Suite Business pour les associations
- 4 $/utilisateur/mois. En plus de tout le forfait gratuit, G Suite Business pour les associations propose des fonctionnalités supplémentaires.
- Les utilisateurs disposent d'un espace de stockage illimité, chacun avec 1 téraoctet (To).
- Tous les fichiers et e-mails peuvent être recherchés pour le contenu.
- Google Vault : une nouvelle application pour stocker, rechercher et exporter des données.
- Une plus grande gamme d'options administratives et de sécurité, y compris un système de rapport plus complet.
- Google Meet permet la visioconférence jusqu'à 150 personnes.
Niveau 3 : G Suite Enterprise pour les associations
- 8 $/utilisateur/mois. En plus de tout dans G Suite Business pour les associations, G Suite Enterprise pour les associations offre encore plus de fonctionnalités.
- Améliorez la sécurité des e-mails en les cryptant.
- La gestion des utilisateurs, des appareils et des applications est assurée par Cloud Identity.
- La diffusion en direct et l'enregistrement des réunions sont disponibles avec Google Meet.
- Grâce à Google Meet, vous pouvez organiser une vidéoconférence avec jusqu'à 250 personnes.
Comment configurer G Suite pour votre organisation à but non lucratif
1. Connectez-vous à Google pour demander un compte Google pour les associations. Le processus de configuration commence une fois l'approbation reçue.
2. Migration :
Les utilisateurs devront effectuer un transfert de leurs comptes Google existants vers les nouveaux comptes à but non lucratif une fois qu'ils auront reçu l'approbation de Google pour un compte à but non lucratif de leur choix.
Le processus de migration est rendu beaucoup plus simple par Google, qui fournit également des services de migration.
Les utilisateurs, quant à eux, peuvent connecter leurs nouveaux comptes sur Gmail et intégrer eux-mêmes leurs calendriers dans les nouvelles plateformes.
3. Créez et gérez des équipes :
Les utilisateurs peuvent être regroupés et bénéficier de différents niveaux d'accès en fonction de leurs rôles une fois qu'ils ont réussi la migration vers G Suite pour les associations.
4. Formation:
La formation est offerte par le Centre de formation Google Workspace pour savoir comment utiliser G Suite et les applications qui l'accompagnent, même si Google et G Suite sont assez simples à utiliser.
Les utilisateurs peuvent accéder à une variété de didacticiels, de guides pratiques et d'options d'assistance pour l'utilisation de G Suite dans la section d'apprentissage du centre. Même une barre de recherche est incluse pour votre commodité dans le processus de dépannage.
G Suite simplifie la vie d'une organisation à but non lucratif
Même s'il peut y avoir quelques difficultés à démarrer avec G Suite et à s'habituer à ses fonctionnalités, il est incontestablement avantageux d'utiliser la plateforme de pointe.
G Suite permet à un nombre illimité d'utilisateurs d'accéder à une variété d'outils utiles, à une grande quantité d'espace de stockage et même à des espaces de travail partagés pour travailler ensemble.
La meilleure partie de G Suite est qu'elle est accessible à n'importe quel utilisateur depuis pratiquement n'importe quel appareil et presque n'importe où, à condition que l'utilisateur dispose d'une connexion Internet active.
Pour cette raison, le travail peut être effectué à tout moment, dans n'importe quel endroit et avec presque tous les budgets. G Suite vaut bien l'investissement à tous les niveaux, du plan standard gratuit au plan d'entreprise coûteux du niveau supérieur.
Liens rapides:
- Comment joindre un e-mail à Gmail
- Comment choisir le meilleur nom de domaine
- Vérifier si votre domaine est dans la période de rédemption
Conclusion : comment utiliser la suite G de Google en tant qu'organisation à but non lucratif ?
La suite G de Google est un outil extrêmement précieux pour les organisations à but non lucratif qui cherchent des moyens de rationaliser leurs opérations et d'augmenter leur productivité sans se ruiner en solutions ou services logiciels coûteux.
Grâce à sa suite de produits tels que Gmail, Google Drive et Google Calendar, les organisations à but non lucratif peuvent accéder à des outils puissants qui les aideront à assurer le bon fonctionnement de leurs opérations tout en restant en contact avec les parties prenantes du monde entier.
Avec un peu de savoir-faire sur la façon dont ces outils fonctionnent ensemble, toute organisation à but non lucratif peut tirer parti des fonctionnalités de G Suite !
