किसी संगठन के कर्मचारियों को जुड़ने और सहयोग करने के तरीके की आवश्यकता होती है, यही कारण है कि गैर-लाभकारी संस्थाओं को व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है।
Google के G Suite के साथ, गैर-लाभकारी संस्थाओं के पास टूल के एक सेट तक पहुंच होती है जो उन्हें अपने संगठन को प्रबंधित करने, टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करने और हितधारकों के साथ संवाद करने में मदद कर सकती है।
यह लेख यह पता लगाएगा कि गैर-लाभकारी संस्थाएँ G Suite की सुविधाओं का अधिकतम लाभ कैसे उठा सकती हैं।
धर्मार्थ संगठनों के लिए उपलब्ध विभिन्न विकल्पों के बावजूद, Google का G Suite गैर-लाभकारी संगठनों और उद्यमों (जिसे Google वर्कस्पेस के रूप में भी जाना जाता है) दोनों द्वारा सबसे अच्छे और सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले प्लेटफार्मों में से एक बना हुआ है।
Google द्वारा G Suite इंटरकनेक्टेड एप्लिकेशन का एक संग्रह है जो विशेष रूप से धर्मार्थ संगठनों के लिए दिन-प्रतिदिन के कार्यों को त्वरित, सरल और परेशानी मुक्त बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
लेकिन, तकनीक और उसका सेटअप अक्सर भ्रमित करने वाला हो सकता है, इसलिए हमने यह समझने और समझाने की प्रक्रिया को सरल बना दिया कि कोई चैरिटी संगठन Google के G Suite का उपयोग कैसे कर सकता है।
विषय - सूची
जी सूट क्या है?
व्यापक अर्थ में, जी सूट को व्यावसायिक प्रक्रियाओं के एकीकरण के लिए एक मंच के रूप में समझा जा सकता है।
यह कई पहले से इंस्टॉल किए गए एप्लिकेशन के साथ आता है जिनका उपयोग कई प्रकार के उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है।
जीमेल जैसे ऐप्स, जो एक है ईमेल सेवा, और Google डॉक्स, जो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड जैसे प्रोग्रामों का वास्तविक समय, ऑनलाइन संस्करण है, उन अनुप्रयोगों के प्रकारों के उदाहरण हैं जो यहां शामिल हैं।
इन ऐप्स के सहज डिज़ाइन और निर्बाध एकीकरण के कारण लोग अपनी उत्पादकता और सहयोग के स्तर को बढ़ा सकते हैं।
G Suite पर संग्रहीत कोई भी फ़ाइल, ईमेल या अपॉइंटमेंट किसके द्वारा सुरक्षित है Google की मजबूत साइबर सुरक्षा, जो सेवा का उपयोग करने का एक अतिरिक्त लाभ है।
जी सुइट की विशेषताएं:
1. संगठन:
उपयोगकर्ताओं के पास Google Drive तक पहुंच है, जो पूरी तरह से ऑनलाइन और साझाकरण प्लेटफ़ॉर्म है जो G Suite की सदस्यता लेने पर Microsoft Office की याद दिलाता है।
ड्राइव अपने ग्राहकों को विभिन्न प्रकार के फ़ाइल स्वरूप बनाने, संग्रहीत करने और साझा करने की क्षमता देता है।
इस प्रकार की फ़ाइलों में, अन्य के अलावा, Google डॉक्स (जो Microsoft Word दस्तावेज़ों के अनुरूप हैं), Google शीट्स (जो Microsoft Excel स्प्रेडशीट के अनुरूप हैं), Google स्लाइड्स (जो Microsoft PowerPoint प्रस्तुतियों के अनुरूप हैं), और भी बहुत कुछ शामिल हैं।
उपयोगकर्ता Google दस्तावेज़, शीट, या स्लाइड पर एक साथ सहयोग कर सकते हैं, और फ़ाइल का निर्माता उन लोगों तक अलग-अलग डिग्री की पहुंच प्रदान कर सकता है जिनके साथ वे इसे साझा करते हैं, जिसमें संपादन करने की क्षमता भी शामिल है।
2. प्रस्तुतियाँ:
ऐसा प्रेजेंटेशन बनाना आसान है जो आपके सामने सबसे अलग दिखे Google स्लाइड का उपयोग करें.
स्लाइड्स के भीतर, "एक्सप्लोर" लेबल वाला एक बटन होता है जो फ़ॉर्मेटिंग विचार, चार्ट और डेटा विश्लेषण जैसी अतिरिक्त सुविधाएँ प्रदान करता है।
लिंक का उपयोग करके स्लाइड्स को आसानी से दूसरों के साथ साझा किया जा सकता है, और उपयोगकर्ता आवश्यकतानुसार एक-दूसरे की स्लाइड्स को संपादित कर सकते हैं।
Google मीट वीडियो कॉन्फ्रेंस के दौरान अब स्लाइड्स को साझा स्क्रीन पर प्रदर्शित किया जा सकता है।
3. जब भी, कहीं भी कनेक्ट करें:
उपयोगकर्ता Google कैलेंडर और Google मीट की सहायता से जब भी और जहां भी चाहें परियोजनाओं को विकसित, साझा और सहयोग कर सकते हैं।
जी सूट पूरी तरह से वेब-आधारित है और उपयोगकर्ताओं के लिए किसी भी समय उपलब्ध है, बशर्ते उनके पास सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन हो।
उपयोगकर्ता अपॉइंटमेंट ले सकते हैं, रिमाइंडर सेट कर सकते हैं और कैलेंडर का उपयोग करके उन्हें साझा कर सकते हैं, जिससे सभी के लिए हर दिन काम पर रहना आसान हो जाता है।
इसी तरह, Google मीट के सदस्य समान दस्तावेज़, शीट, स्लाइड या फॉर्म देखते हुए वीडियो चैट का उपयोग करके वास्तविक समय में बातचीत कर सकते हैं। यह कार्यक्षमता Google द्वारा उपलब्ध कराई गई है.
4. सुलभ ईमेल:
पहली नज़र में Google की Gmail एक अन्य मानक ईमेल सेवा प्रतीत हो सकती है; हालाँकि, यह गलत धारणा इस तथ्य को झुठलाती है कि जीमेल विभिन्न प्रकार की उपयोगी सुविधाएँ प्रदान करता है।
यह स्वचालित रूप से आने वाले सभी नए ईमेल को तीन फ़ोल्डरों में से एक में व्यवस्थित करेगा: प्राथमिक (मुख्य फ़ोल्डर), सामाजिक (सोशल मीडिया वेबसाइटों से उत्पन्न), और प्रचार (छूट, अपडेट आदि की पेशकश करने वाली कंपनियों से)।
इसके बाद उपयोगकर्ता फ़िल्टर और लेबल जोड़कर अपने फ़ीड को संशोधित करने में सक्षम होता है, जो प्रेषक, विषय और अन्य मानदंडों के अनुसार ईमेल के संगठन में सहायता करता है।
इसके अलावा, जीमेल ईमेल टेम्प्लेट के साथ आता है जिसका उपयोग सुझाव देकर ईमेल लिखने में लगने वाले समय को कम करने के लिए किया जा सकता है।
5. सुव्यवस्थित प्रश्नावली:
कोई भी उपयोगकर्ता Google फ़ॉर्म की सहायता से शीघ्रता और आसानी से प्रश्नावली बना सकता है।
उसके बाद, फॉर्म को संभावित स्वयंसेवकों, दानदाताओं और यहां तक कि श्रमिकों सहित किसी को भी वितरित किया जा सकता है, और इसे कहीं भी रखा जा सकता है।
प्रपत्रों से एकत्र किए गए डेटा को व्यवस्थित करने, जांचने और उपयोग करने के लिए, प्रपत्रों को Google शीट में निर्यात किया जा सकता है।
6. ऑनबोर्डिंग और प्रशिक्षण:
भले ही नए कर्मचारी अलग-अलग समय क्षेत्रों में स्थित हों, जी सूट के साथ प्रशिक्षण को अधिक कुशलता से संचालित करना संभव है।
किसी भी फर्म के लिए प्रशिक्षण आवश्यक है। उपयोगकर्ता किसी भी संख्या में शिक्षण उपकरण, दस्तावेज़ या फ़ाइलें तैयार कर सकते हैं।
कोई ऐसी वेबसाइट स्थापित करने के लिए Google साइट्स का उपयोग करने का निर्णय भी ले सकता है जिसका उपयोग विशेष रूप से प्रशिक्षण के लिए किया जाता है।
एक अन्य विकल्प नए उपयोगकर्ताओं के साथ लाइव प्रशिक्षण सत्र आयोजित करने के लिए Google मीट का उपयोग करना है, जिन्हें Google खाता बनाकर कम समय में G Suite में जोड़ा जा सकता है।
7। संग्रहण:
जी सूट में प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध भंडारण स्थान की मात्रा संस्करण के आधार पर एक टेराबाइट तक जा सकती है।
जब इसे साझा दस्तावेज़ों और ड्राइव के साथ जोड़ दिया जाता है, तो एक चैरिटी संगठन को डेटा या दस्तावेज़ खोने की संभावना के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होती है, भले ही कर्मचारी या स्वयंसेवक चले जाएं या प्रतिस्थापित कर दिए जाएं।
भंडारण स्थान प्रचुर मात्रा में है, और हर चीज़ को कई उपयोगकर्ताओं द्वारा एक्सेस या साझा करने की क्षमता है।
8. विपणन अभियान:
हालाँकि G Suite में कोई ऐसा ऐप शामिल नहीं है जो विशेष रूप से मार्केटिंग के लिए डिज़ाइन किया गया हो, फिर भी एक चैरिटी संगठन मार्केटिंग पहल को विकसित करने और क्रियान्वित करने के लिए G Suite में शामिल कई टूल का उपयोग कर सकता है।
पीसी: पिक्साबे
उपयोगकर्ता मार्केटिंग अभियानों के लिए विचार उत्पन्न कर सकते हैं और उन्हें क्रमशः Google स्लाइड और मीट का उपयोग करके प्रस्तुत कर सकते हैं।
वे इस पर इनपुट भी प्राप्त कर सकते हैं विपणन पहल Google फ़ॉर्म प्रश्नावली के उपयोग के माध्यम से, या वे YouTube पर वीडियो के माध्यम से अपने संगठन की कहानी बता सकते हैं, जिसे आसानी से एक्सेस किया जा सकता है और Google खाते के साथ सेट किया जा सकता है।
ये दोनों विकल्प Google खाते से संभव हो गए हैं।
गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जी सुइट दरें
Google गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए के अंतर्गत, जो संगठन धारा 501(सी)3 की आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, वे Google सुइट के तीन स्तरों में से एक तक पहुंच सकते हैं।
प्रत्येक स्तर को विभिन्न मूल्य निर्धारण बिंदुओं पर खरीदा जा सकता है; हालाँकि, प्रति उपयोगकर्ता कीमत जितनी अधिक होगी, शामिल सुविधाओं की संख्या उतनी ही अधिक होगी।
स्तर 1: गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जी सूट
- $0/उपयोगकर्ता/माह. कोई भी व्यक्ति गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए G Suite तक निःशुल्क पहुँच प्राप्त कर सकता है; संगठन और उसके उपयोगकर्ताओं से शुल्क नहीं लिया जाता है.
- असीमित उपयोगकर्ताओं के लिए 30 गीगाबाइट (जीबी) का क्लाउड स्टोरेज स्थान।
- प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए गैर-लाभकारी संस्था के डोमेन नाम के साथ अपना पेशेवर ईमेल पता रखना भी संभव है।
- साझा ड्राइव के अलावा, मानक उपयोगकर्ताओं के पास कैलेंडर, जीमेल, ड्राइव और डॉक्स जैसे Google ऐप्स तक भी पहुंच होती है।
- अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण बात, Google मीट अधिकतम 100 लोगों के लिए वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का समर्थन करता है।
स्तर 2: गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जी सूट व्यवसाय
- $4/उपयोगकर्ता/माह. मुफ़्त योजना की हर चीज़ के अलावा, गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए G Suite Business में कुछ अतिरिक्त सुविधाएँ हैं।
- उपयोगकर्ताओं के पास असीमित भंडारण स्थान है, प्रत्येक के पास 1 टेराबाइट (टीबी) है।
- सामग्री के लिए सभी फ़ाइलें और ईमेल खोजी जा सकती हैं।
- Google वॉल्ट: डेटा संग्रहीत करने, खोजने और निर्यात करने के लिए एक नया ऐप।
- अधिक व्यापक रिपोर्टिंग प्रणाली सहित प्रशासनिक और सुरक्षा विकल्पों की एक बड़ी श्रृंखला।
- Google मीट 150 लोगों तक वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की अनुमति देता है।
स्तर 3: गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जी सूट एंटरप्राइज़
- $8/उपयोगकर्ता/माह. गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जी सूट बिजनेस में हर चीज के अलावा, गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जी सूट एंटरप्राइज और भी अधिक सुविधाएँ प्रदान करता है।
- ईमेल को एन्क्रिप्ट करके उसकी सुरक्षा बढ़ाएँ।
- उपयोगकर्ता, डिवाइस और ऐप प्रबंधन क्लाउड आइडेंटिटी द्वारा नियंत्रित किया जाता है।
- Google मीट के साथ मीटिंग की लाइव स्ट्रीमिंग और रिकॉर्डिंग उपलब्ध है।
- Google मीट के जरिए आप 250 लोगों तक के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंस कर सकते हैं।
अपनी गैर-लाभकारी संस्था के लिए G Suite कैसे सेट करें
1. Google गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए खाते का अनुरोध करने के लिए Google में साइन इन करें। मंजूरी मिलते ही सेटअप प्रक्रिया शुरू हो जाती है।
2. प्रवास:
उपयोगकर्ताओं को अपनी पसंद के गैर-लाभकारी खाते के लिए Google से अनुमोदन प्राप्त होने के बाद अपने मौजूदा Google खातों से नए गैर-लाभकारी खातों में स्थानांतरित करना होगा।
माइग्रेशन की प्रक्रिया को Google द्वारा बहुत सरल बना दिया गया है, जो माइग्रेशन सेवाएँ भी प्रदान करता है।
दूसरी ओर, उपयोगकर्ता जीमेल पर अपने नए खाते कनेक्ट कर सकते हैं और अपने कैलेंडर को नए प्लेटफ़ॉर्म में एकीकृत कर सकते हैं।
3. टीमें बनाएं और प्रबंधित करें:
गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जी सूट में सफलतापूर्वक स्थानांतरित होने के बाद उपयोगकर्ताओं को उनकी भूमिकाओं के अनुसार समूहीकृत किया जा सकता है और विभिन्न स्तरों तक पहुंच दी जा सकती है।
4. प्रशिक्षण:
के माध्यम से प्रशिक्षण प्रदान किया जाता है गूगल वर्कस्पेस लर्निंग सेंटर G Suite और इसके साथ आने वाले ऐप्स का उपयोग कैसे करें, इसके लिए Google और G Suite दोनों का उपयोग करना बहुत आसान है।
उपयोगकर्ता केंद्र के शिक्षण अनुभाग में जी सूट का उपयोग करने के लिए विभिन्न प्रकार के ट्यूटोरियल, कैसे करें गाइड और समर्थन विकल्पों तक पहुंच सकते हैं। यहां तक कि समस्या निवारण प्रक्रिया में आपकी सुविधा के लिए एक खोज बार भी शामिल किया गया है।
जी सुइट गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए जीवन को आसान बनाता है
भले ही जी सूट के साथ शुरुआत करने और इसकी सुविधाओं से परिचित होने में कुछ कठिनाइयां हो सकती हैं, लेकिन अत्याधुनिक प्लेटफॉर्म का उपयोग करना निस्संदेह फायदेमंद है।
जी सूट असीमित संख्या में उपयोगकर्ताओं को विभिन्न प्रकार के उपयोगी टूल, बड़ी मात्रा में भंडारण स्थान और यहां तक कि एक साथ काम करने के लिए साझा कार्यस्थान तक पहुंच प्रदान करता है।
जी सूट के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि इसे कोई भी उपयोगकर्ता वस्तुतः किसी भी डिवाइस और लगभग किसी भी स्थान से एक्सेस कर सकता है, बशर्ते उपयोगकर्ता के पास सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन हो।
इस वजह से, काम किसी भी समय, किसी भी स्थान पर और लगभग किसी भी बजट पर किया जा सकता है। जी सूट किसी भी स्तर पर निवेश के लायक है, मुफ्त मानक योजना से लेकर शीर्ष स्तर की महंगी उद्यम योजना तक।
त्वरित सम्पक:
- जीमेल में ईमेल कैसे संलग्न करें
- सर्वश्रेष्ठ डोमेन नाम कैसे चुनें
- जाँच कर रहा है कि क्या आपका डोमेन मोचन अवधि में है
निष्कर्ष: एक गैर-लाभकारी संस्था के रूप में Google के G Suite का उपयोग कैसे करें?
Google का G Suite उन गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए एक अविश्वसनीय रूप से मूल्यवान टूल है जो महंगे सॉफ़्टवेयर समाधानों या सेवाओं पर खर्च किए बिना अपने संचालन को सुव्यवस्थित करने और उत्पादकता बढ़ाने के तरीकों की तलाश कर रहे हैं।
जीमेल, गूगल ड्राइव और गूगल कैलेंडर जैसे उत्पादों के अपने सूट के माध्यम से, गैर-लाभकारी संगठन शक्तिशाली टूल तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं जो उन्हें दुनिया भर के हितधारकों के साथ जुड़े रहने के साथ-साथ अपने संचालन को सुचारू रूप से चलाने में मदद करेंगे।
ये उपकरण एक साथ कैसे काम करते हैं, इसके बारे में थोड़ी सी जानकारी के साथ, कोई भी गैर-लाभकारी संगठन जी सूट की सुविधाओं का उपयोग करके लाभ उठा सकता है!
