Karyawan suatu organisasi memerlukan cara untuk terhubung dan berkolaborasi, itulah sebabnya organisasi nirlaba memerlukan perangkat lunak bisnis.
Dengan Google G Suite, lembaga nonprofit memiliki akses ke serangkaian alat yang dapat membantu mereka mengelola organisasi, berkolaborasi dengan anggota tim, dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan.
Artikel ini akan membahas bagaimana lembaga nonprofit dapat memanfaatkan fitur G Suite secara maksimal.
Terlepas dari berbagai opsi yang dapat diakses oleh organisasi amal, Google G Suite tetap menjadi salah satu platform terbaik dan paling banyak digunakan, baik oleh organisasi nirlaba maupun perusahaan (juga dikenal sebagai Google Workspace).
G Suite by Google adalah kumpulan aplikasi yang saling terhubung yang dirancang untuk membuat pengoperasian sehari-hari menjadi cepat, sederhana, dan tidak merepotkan, khususnya untuk organisasi amal.
Namun, teknologi dan penyiapannya sering kali membingungkan, oleh karena itu kami menyederhanakan prosesnya untuk memahami dan menjelaskan bagaimana organisasi amal dapat memanfaatkan Google G Suite.
Daftar Isi
Apa itu G Suite?
Dalam arti luas, G Suite dapat dipahami sebagai platform integrasi proses bisnis.
Muncul dengan beberapa aplikasi pra-instal yang dapat digunakan untuk berbagai tujuan.
Aplikasi seperti Gmail, yang merupakan layanan email, dan Google Docs, yang merupakan program versi online real-time seperti Microsoft Word, adalah contoh jenis aplikasi yang disertakan di sini.
Orang-orang dapat meningkatkan produktivitas dan tingkat kolaborasi mereka karena desain yang intuitif dan integrasi yang lancar dari aplikasi-aplikasi ini.
File, email, atau janji temu apa pun yang disimpan di G Suite dilindungi oleh Keamanan siber Google yang tangguh, yang merupakan keuntungan tambahan dalam menggunakan layanan ini.
Fitur G Suite:
1. Organisasi:
Pengguna memiliki akses ke Google Drive, yang merupakan platform berbagi dan online sepenuhnya yang mengingatkan pada Microsoft Office saat mereka berlangganan G Suite.
Drive memberi pelanggannya kemampuan untuk membuat, menyimpan, dan berbagi berbagai format file.
File-file semacam ini antara lain adalah Google Docs (yang dianalogikan dengan dokumen Microsoft Word), Google Sheets (yang dianalogikan dengan Microsoft Excel spreadsheet), Google Slides (yang dianalogikan dengan presentasi Microsoft PowerPoint), dan masih banyak lagi.
Pengguna dapat berkolaborasi di Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide secara bersamaan, dan pembuat file dapat memberikan berbagai tingkat akses kepada orang lain yang berbagi file tersebut, termasuk kemampuan untuk melakukan pengeditan.
2. Presentasi:
Sangat mudah untuk membuat presentasi yang menonjol saat Anda gunakan Google Slide.
Di dalam slide, terdapat tombol berlabel “Jelajahi” yang menyediakan fitur tambahan seperti pemformatan ide, bagan, dan analisis data.
Slide dapat dengan mudah dibagikan kepada orang lain dengan menggunakan tautan, dan pengguna dapat bergiliran mengedit slide satu sama lain jika diperlukan.
Slide sekarang dapat ditampilkan di layar bersama selama konferensi video Google Meet.
3. Terhubung Dimanapun, Kapanpun:
Pengguna dapat mengembangkan, berbagi, dan berkolaborasi dalam proyek kapan pun dan di mana pun mereka memilih dengan bantuan Google Kalender dan Google Meet.
G Suite sepenuhnya berbasis web dan tersedia bagi pengguna kapan saja, asalkan mereka memiliki koneksi Internet aktif.
Pengguna dapat membuat janji temu, mengatur pengingat, dan membagikannya menggunakan Kalender, yang memudahkan semua orang untuk mengerjakan tugas setiap hari.
Demikian pula, anggota Google Meet dapat berinteraksi secara real-time menggunakan obrolan video sambil melihat dokumen, sheet, slide, atau formulir yang sama. Fungsionalitas ini disediakan oleh Google.
4. Email yang Dapat Diakses:
Gmail dari Google mungkin tampak seperti layanan email standar pada pandangan pertama; namun, kesalahpahaman ini memungkiri fakta bahwa Gmail menyediakan berbagai fitur bermanfaat.
Ini akan secara otomatis mengatur semua email baru yang masuk ke dalam salah satu dari tiga folder: utama (folder utama), sosial (berasal dari situs media sosial), dan promosi (dari perusahaan yang menawarkan diskon, pembaruan, dll.).
Pengguna kemudian dapat mengubah feed mereka dengan menambahkan filter dan label, yang membantu mengatur email menurut pengirim, topik, dan kriteria lainnya.
Selain itu, Gmail dilengkapi dengan template email yang dapat digunakan untuk mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk menulis email dengan memberikan saran.
5. Kuesioner yang Disederhanakan:
Setiap pengguna dapat dengan cepat dan mudah membuat kuesioner dengan bantuan Google Formulir.
Setelah itu, formulir tersebut dapat dibagikan kepada siapa saja, termasuk calon relawan, donatur, bahkan pekerja, dan dapat ditempatkan dimana saja.
Untuk menyusun, memeriksa, dan menggunakan data yang dikumpulkan dari formulir, formulir dapat diekspor ke Google Spreadsheet.
6. Orientasi dan Pelatihan:
Meskipun karyawan baru berada di zona waktu yang berbeda, pelatihan dapat dilakukan secara lebih efisien dengan G Suite.
Pelatihan sangat penting bagi perusahaan mana pun. Pengguna dapat menghasilkan sejumlah alat pembelajaran, dokumen, atau file.
Seseorang juga dapat memutuskan untuk memanfaatkan Google Sites untuk membuat situs web yang digunakan khusus untuk pelatihan.
Opsi lainnya adalah menggunakan Google Meet untuk melakukan sesi pelatihan langsung dengan pengguna baru, yang dapat ditambahkan ke G Suite dalam waktu singkat dengan membuat akun Google.
7. Penyimpanan:
Jumlah ruang penyimpanan yang tersedia untuk setiap pengguna di G Suite bisa mencapai satu terabyte, bergantung pada versinya.
Ketika hal ini digabungkan dengan dokumen dan drive bersama, organisasi amal tidak perlu khawatir tentang kemungkinan kehilangan data atau dokumen, bahkan jika pekerja atau sukarelawan keluar atau diganti.
Ruang penyimpanannya melimpah, dan semuanya berpotensi untuk diakses atau dibagikan oleh banyak pengguna.
8. Kampanye Pemasaran:
Meskipun G Suite tidak menyertakan aplikasi yang dirancang khusus untuk pemasaran, organisasi amal masih dapat menggunakan berbagai alat yang disertakan dalam G Suite untuk mengembangkan dan melaksanakan inisiatif pemasaran.
PC: PIXABAY
Pengguna dapat menghasilkan ide untuk kampanye pemasaran dan mempresentasikannya masing-masing menggunakan Google Slide dan Meet.
Mereka juga dapat memperoleh masukan inisiatif pemasaran melalui penggunaan kuesioner Google Formulir, atau mereka dapat menyampaikan kisah organisasi mereka melalui video di YouTube, yang dapat diakses dan diatur dengan mudah menggunakan akun Google.
Kedua opsi ini dimungkinkan dengan akun Google.
Tarif G Suite untuk Lembaga Nonprofit
Di bawah Google untuk Lembaga Nonprofit, organisasi yang memenuhi persyaratan Pasal 501(c)3 dapat mengakses salah satu dari tiga tingkatan Google Suite.
Setiap level dapat dibeli dengan berbagai harga; namun, semakin tinggi harga per pengguna, semakin banyak pula jumlah fitur yang disertakan.
Tingkat 1: G Suite untuk Lembaga Nonprofit
- $0/pengguna/bulan. Siapa pun dapat mengakses G Suite untuk Nonprofit secara gratis; organisasi dan penggunanya tidak dikenakan biaya.
- Ruang penyimpanan cloud sebesar 30 gigabyte (GB) untuk pengguna tanpa batas.
- Setiap pengguna juga dapat memiliki alamat email profesionalnya dengan nama domain organisasi nirlaba.
- Selain drive bersama, pengguna standar juga memiliki akses ke aplikasi Google, seperti Kalender, Gmail, Drive, dan Dokumen.
- Yang terakhir, Google Meet mendukung konferensi video hingga 100 orang.
Level 2: G Suite Business untuk Lembaga Nonprofit
- $4/pengguna/bulan. Selain semua hal mulai dari paket gratis, G Suite Business for Nonprofits memiliki beberapa fitur tambahan.
- Pengguna memiliki ruang penyimpanan tak terbatas, masing-masing sebesar 1 terabyte (TB).
- Semua file dan email dapat dicari isinya.
- Google Vault: aplikasi baru untuk menyimpan, menelusuri, dan mengekspor data.
- Pilihan administratif dan keamanan yang lebih beragam, termasuk sistem pelaporan yang lebih komprehensif.
- Google Meet memungkinkan konferensi video hingga 150 orang.
Level 3: G Suite Enterprise untuk Lembaga Nonprofit
- $8/pengguna/bulan. Selain semua yang ada di G Suite Business for Nonprofits, G Suite Enterprise for Nonprofits menawarkan lebih banyak fitur.
- Tingkatkan keamanan email dengan mengenkripsinya.
- Pengelolaan pengguna, perangkat, dan aplikasi ditangani oleh Cloud Identity.
- Streaming langsung dan rekaman rapat tersedia dengan Google Meet.
- Melalui Google Meet, Anda bisa melakukan video conference hingga 250 orang.
Cara Menyiapkan G Suite untuk Lembaga Nonprofit Anda
1. Masuk ke Google untuk meminta akun Google untuk Lembaga Nonprofit. Proses penyiapan dimulai setelah persetujuan diterima.
2. Migrasi:
Pengguna akan diminta untuk mentransfer dari akun Google mereka yang ada ke akun nonprofit baru setelah mereka menerima persetujuan dari Google untuk akun nonprofit pilihan mereka.
Proses migrasi menjadi lebih sederhana dengan Google yang juga menyediakan layanan migrasi.
Sebaliknya, pengguna dapat menghubungkan akun baru mereka di Gmail dan mengintegrasikan kalender mereka sendiri ke dalam platform baru.
3. Membuat dan Mengelola Tim:
Pengguna dapat dikelompokkan dan diberikan tingkat akses yang berbeda-beda sesuai dengan perannya setelah mereka berhasil bermigrasi ke G Suite untuk lembaga nonprofit.
4. Pelatihan:
Pelatihan ditawarkan melalui Pusat Pembelajaran Google Workspace untuk mengetahui cara memanfaatkan G Suite dan aplikasi yang menyertainya, meskipun Google dan G Suite cukup mudah digunakan.
Pengguna dapat mengakses berbagai tutorial, panduan cara kerja, dan opsi dukungan untuk menggunakan G Suite di bagian pembelajaran pusat tersebut. Bahkan bilah pencarian disertakan untuk kenyamanan Anda dalam proses pemecahan masalah.
G Suite Membuat Hidup Lebih Mudah bagi Lembaga Nonprofit
Meskipun mungkin ada kesulitan dalam memulai G Suite dan membiasakan diri dengan fitur-fiturnya, tidak diragukan lagi akan bermanfaat jika menggunakan platform mutakhir.
G Suite memberi pengguna akses tanpa batas ke berbagai alat berguna, ruang penyimpanan dalam jumlah besar, dan bahkan ruang kerja bersama untuk bekerja bersama.
Bagian terbaik tentang G Suite adalah dapat diakses oleh pengguna mana pun dari hampir semua perangkat dan hampir di mana pun, asalkan pengguna memiliki koneksi Internet aktif.
Oleh karena itu, pekerjaan dapat dilakukan kapan saja, di lokasi mana pun, dan dengan anggaran berapa pun. G Suite bernilai investasi di tingkat mana pun, mulai dari paket standar gratis hingga paket perusahaan mahal di tingkat teratas.
Link Cepat:
- Cara Melampirkan Email Ke Gmail
- Cara Memilih Nama Domain Terbaik
- Memeriksa Apakah Domain Anda Sedang Dalam Masa Penukaran
Kesimpulan: Bagaimana Cara Menggunakan G Suite Google sebagai Lembaga Nonprofit?
G Suite Google adalah alat yang sangat berharga bagi lembaga nonprofit yang mencari cara untuk menyederhanakan operasi mereka dan meningkatkan produktivitas tanpa menghabiskan banyak uang untuk solusi atau layanan perangkat lunak yang mahal.
Melalui rangkaian produknya seperti Gmail, Google Drive, dan Google Kalender, organisasi nirlaba dapat memperoleh akses ke alat canggih yang akan membantu mereka menjaga operasionalnya berjalan lancar sambil tetap terhubung dengan pemangku kepentingan di seluruh dunia.
Dengan sedikit pengetahuan tentang cara kerja alat-alat ini, organisasi nonprofit mana pun dapat memanfaatkan fitur G Suite!
