I dipendenti di un'organizzazione hanno bisogno di un modo per connettersi e collaborare, motivo per cui le organizzazioni non profit richiedono software aziendale.
Con G Suite di Google, le organizzazioni non profit hanno accesso a una suite di strumenti che possono aiutarle a gestire la propria organizzazione, collaborare con i membri del team e comunicare con le parti interessate.
Questo articolo esplorerà come le organizzazioni non profit possono sfruttare al meglio le funzionalità di G Suite.
Nonostante le varie opzioni accessibili alle organizzazioni di beneficenza, G Suite di Google rimane una delle piattaforme migliori e più utilizzate, sia dalle organizzazioni non profit che dalle imprese (nota anche come Google Workspace).
G Suite di Google è una raccolta di applicazioni interconnesse progettate per rendere le operazioni quotidiane rapide, semplici e senza problemi, in particolare per le organizzazioni di beneficenza.
Tuttavia, la tecnologia e la sua configurazione possono spesso lasciare perplessi, quindi abbiamo semplificato il processo per comprendere e spiegare come un'organizzazione di beneficenza potrebbe utilizzare G Suite di Google.
Sommario
Che cos'è GSuite?
In senso lato, G Suite può essere intesa come una piattaforma per l'integrazione dei processi aziendali.
Viene fornito con diverse applicazioni preinstallate che possono essere utilizzate per una vasta gamma di scopi.
App come Gmail, che è un servizio di posta elettronicae Google Docs, che è una versione online in tempo reale di programmi come Microsoft Word, sono esempi dei tipi di applicazioni qui inclusi.
Le persone possono aumentare la produttività e il livello di collaborazione grazie al design intuitivo e alla perfetta integrazione di queste app.
Qualsiasi file, email o appuntamento archiviato su G Suite è protetto da La solida sicurezza informatica di Google, che è un ulteriore vantaggio dell'utilizzo del servizio.
Funzionalità di GSuite:
1. Organizzazione:
Gli utenti hanno accesso a Google Drive, che è una piattaforma completamente online e di condivisione che ricorda Microsoft Office quando si abbonano a G Suite.
Drive offre ai suoi clienti la possibilità di creare, archiviare e condividere una varietà di formati di file.
I file di questo tipo includono, tra gli altri, Google Docs (che sono analoghi ai documenti di Microsoft Word), Google Sheets (che sono analoghi ai fogli di calcolo di Microsoft Excel), Google Slides (che sono analoghi alle presentazioni di Microsoft PowerPoint) e molti altri.
Gli utenti possono collaborare contemporaneamente su un documento, un foglio o una diapositiva Google e il creatore di un file può concedere vari gradi di accesso agli altri con cui lo condivide, inclusa la possibilità di apportare modifiche.
2. Presentazioni:
È semplice creare una presentazione che si distingua quando tu usa Presentazioni Google.
All'interno delle diapositive, è presente un pulsante denominato "Esplora" che fornisce funzionalità aggiuntive come idee di formattazione, grafici e analisi dei dati.
Le diapositive possono essere facilmente condivise con altri utilizzando un collegamento e gli utenti possono modificare a turno le diapositive degli altri, se necessario.
Le diapositive ora possono essere visualizzate sullo schermo condiviso durante le videoconferenze di Google Meet.
3. Connettiti ovunque, in qualsiasi momento:
Gli utenti possono sviluppare, condividere e collaborare ai progetti quando e dove preferiscono con l'aiuto di Google Calendar e Google Meet.
G Suite è completamente web-based ed è disponibile per gli utenti in qualsiasi momento, purché dispongano di una connessione Internet attiva.
Gli utenti possono fissare appuntamenti, impostare promemoria e condividerli utilizzando Calendar, che rende più facile per tutti tenersi aggiornati ogni giorno.
Allo stesso modo, i membri di Google Meet possono interagire in tempo reale utilizzando la chat video mentre visualizzano gli stessi documenti, fogli, diapositive o moduli. Questa funzionalità è messa a disposizione da Google.
4. Email accessibile:
A prima vista, Gmail di Google potrebbe sembrare solo un altro servizio di posta elettronica standard; tuttavia, questo malinteso smentisce il fatto che Gmail offra una varietà di funzioni utili.
Organizzerà automaticamente tutte le nuove e-mail che arrivano in una delle tre cartelle: primaria (la cartella principale), sociale (proveniente da siti Web di social media) e promozioni (da società che offrono sconti, aggiornamenti, ecc.).
L'utente è quindi in grado di modificare il proprio feed aggiungendo filtri ed etichette, che aiutano nell'organizzazione delle e-mail in base al mittente, all'argomento e ad altri criteri.
Inoltre, Gmail viene fornito con modelli di email che possono essere utilizzati per ridurre il tempo impiegato a scrivere email fornendo suggerimenti.
5. Questionari semplificati:
Qualsiasi utente può creare rapidamente e facilmente un questionario con l'aiuto di Google Forms.
Successivamente, il modulo può essere distribuito a chiunque, inclusi potenziali volontari, donatori e persino lavoratori, e può essere posizionato ovunque.
Per organizzare, esaminare e utilizzare i dati raccolti dai moduli, i moduli possono essere esportati in Fogli Google.
6. Onboarding e formazione:
Anche se i nuovi dipendenti si trovano in fusi orari diversi, è possibile condurre la formazione in modo più efficiente con G Suite.
La formazione è essenziale per qualsiasi azienda. Gli utenti possono produrre qualsiasi numero di strumenti di apprendimento, documenti o file.
Si può anche decidere di utilizzare Google Sites per creare un sito Web utilizzato specificamente per la formazione.
Un'altra opzione è utilizzare Google Meet per condurre sessioni di formazione dal vivo con nuovi utenti, che possono essere aggiunti a G Suite in un breve lasso di tempo creando un account Google.
7. Conservazione:
La quantità di spazio di archiviazione disponibile per ciascun utente in G Suite può arrivare fino a un terabyte, a seconda della versione.
Quando questo è combinato con documenti e unità condivisi, un'organizzazione di beneficenza non deve mai preoccuparsi della possibilità di perdere dati o documenti, anche se lavoratori o volontari se ne vanno o vengono sostituiti.
Lo spazio di archiviazione è abbondante e tutto ha il potenziale per essere accessibile o condiviso da più utenti.
8. Campagne di marketing:
Sebbene G Suite non includa un'app progettata specificamente per il marketing, un'organizzazione di beneficenza può comunque utilizzare i numerosi strumenti inclusi in G Suite per sviluppare e realizzare iniziative di marketing.
PC: PIXABAY
Gli utenti possono generare idee per campagne di marketing e presentarle utilizzando rispettivamente Presentazioni Google e Meet.
Possono anche ottenere input su iniziative di marketing attraverso l'uso di questionari di Google Forms, oppure possono trasmettere la storia della loro organizzazione attraverso video su YouTube, che possono essere facilmente accessibili e configurati con un account Google.
Entrambe queste opzioni sono rese possibili con un account Google.
Tariffe di G Suite per le organizzazioni non profit
In Google per il non profit, le organizzazioni che soddisfano i requisiti della Sezione 501(c)3 possono accedere a uno dei tre livelli di Google Suite.
Ogni livello può essere acquistato in una varietà di punti di prezzo; tuttavia, maggiore è il prezzo per utente, maggiore è il numero di funzionalità incluse.
Livello 1: G Suite per il non profit
- $ 0/utente/mese. Chiunque può accedere gratuitamente a G Suite per il non profit; l'organizzazione e i suoi utenti non vengono addebitati.
- Spazio di archiviazione cloud di 30 gigabyte (GB) per utenti illimitati.
- È anche possibile per ogni utente avere il proprio indirizzo email professionale con il nome di dominio dell'organizzazione no profit.
- Oltre ai Drive condivisi, gli utenti standard hanno accesso anche alle app Google, come Calendar, Gmail, Drive e Documenti.
- Ultimo ma non meno importante, Google Meet supporta le videoconferenze per un massimo di 100 persone.
Livello 2: G Suite Business per il non profit
- $ 4/utente/mese. Oltre a tutto ciò che riguarda il piano gratuito, G Suite Business per il non profit ha alcune funzionalità aggiuntive.
- Gli utenti dispongono di spazio di archiviazione illimitato, ciascuno con 1 terabyte (TB).
- Tutti i file e le e-mail possono essere cercati per il contenuto.
- Google Vault: una nuova app per l'archiviazione, la ricerca e l'esportazione dei dati.
- Una gamma più ampia di opzioni amministrative e di sicurezza, compreso un sistema di reporting più completo.
- Google Meet consente videoconferenze per un massimo di 150 persone.
Livello 3: G Suite Enterprise per il non profit
- $ 8/utente/mese. Oltre a tutto in G Suite Business per il non profit, G Suite Enterprise per il non profit offre ancora più funzionalità.
- Migliora la sicurezza della posta elettronica crittografandola.
- La gestione di utenti, dispositivi e app è gestita da Cloud Identity.
- Lo streaming live e la registrazione delle riunioni sono disponibili con Google Meet.
- Tramite Google Meet, puoi effettuare videoconferenze con un massimo di 250 persone.
Come configurare G Suite per la tua organizzazione non profit
1. Accedi a Google per richiedere un account Google per il non profit. Il processo di installazione inizia una volta ricevuta l'approvazione.
2. Migrazione:
Gli utenti dovranno effettuare il trasferimento dai loro account Google esistenti ai nuovi account non profit dopo aver ricevuto l'approvazione da Google per un account non profit di loro scelta.
Il processo di migrazione è reso molto più semplice da Google, che fornisce anche servizi di migrazione.
Gli utenti, invece, possono collegare i loro nuovi account su Gmail e integrare autonomamente i propri calendari nelle nuove piattaforme.
3. Crea e gestisci team:
Gli utenti possono essere raggruppati e assegnati a diversi livelli di accesso in base ai loro ruoli una volta eseguita correttamente la migrazione a G Suite per il non profit.
4. Formazione:
La formazione è offerta attraverso il Centro didattico di Google Workspace su come utilizzare G Suite e le app che ne derivano, anche se sia Google che G Suite sono piuttosto semplici da usare.
Gli utenti possono accedere a una varietà di tutorial, guide pratiche e opzioni di supporto per l'utilizzo di G Suite nella sezione di apprendimento del centro. Anche una barra di ricerca è inclusa per tua comodità nel processo di risoluzione dei problemi.
G Suite semplifica la vita di un'organizzazione non profit
Anche se potrebbero esserci delle difficoltà nell'iniziare a utilizzare G Suite e abituarsi alle sue funzionalità, è senza dubbio vantaggioso utilizzare la piattaforma all'avanguardia.
G Suite offre a un numero illimitato di utenti l'accesso a una varietà di strumenti utili, una grande quantità di spazio di archiviazione e persino aree di lavoro condivise per lavorare insieme.
La parte migliore di G Suite è che è accessibile a qualsiasi utente praticamente da qualsiasi dispositivo e quasi da qualsiasi posizione, a condizione che l'utente disponga di una connessione Internet attiva.
Per questo motivo, il lavoro può essere svolto in qualsiasi momento, in qualsiasi luogo e con quasi tutti i budget. G Suite vale l'investimento a qualsiasi livello, dal piano standard gratuito fino al costoso piano aziendale di livello superiore.
Link veloci:
- Come allegare un'e-mail a Gmail
- Come scegliere il miglior nome di dominio
- Verifica se il tuo dominio è nel periodo di riscatto
Conclusione: come utilizzare G Suite di Google come organizzazione non profit?
G Suite di Google è uno strumento incredibilmente prezioso per le organizzazioni non profit che cercano modi per semplificare le proprie operazioni e aumentare la produttività senza spendere una fortuna con soluzioni o servizi software costosi.
Attraverso la sua suite di prodotti come Gmail, Google Drive e Google Calendar, le organizzazioni non profit possono accedere a potenti strumenti che le aiuteranno a mantenere le loro operazioni senza intoppi pur rimanendo in contatto con le parti interessate in tutto il mondo.
Con un po' di know-how su come questi strumenti lavorano insieme, qualsiasi organizzazione non profit può trarre vantaggio dall'utilizzo delle funzionalità di G Suite!
