Wanneer u online bent, kunt u gemakkelijk uw e-mailaccount beheren, alle e-mails beantwoorden en reageren op vragen van uw klanten en klanten over uw producten of diensten.
Maar het probleem doet zich voor wanneer u er niet bent om de e-mails te beantwoorden.
In dergelijke gevallen lopen we vaak de goede zakelijke kansen mis en raken we onze dierbare klanten kwijt door niet op tijd op hun e-mails te reageren. Dat is waar out of the office of outlook om de hoek komt kijken.
De niet op kantoor in Outlook is een erg handige functie voor professionals die betrokken zijn bij veldwerk of die afwezig zijn voor kantoor of om persoonlijke redenen.
U kunt het gebruik van Out of office begrijpen door u de volgende situatie voor te stellen.
U bent een aantal dagen niet op kantoor en kunt de e-mails van uw klanten, klanten en collega's niet beantwoorden, u bent hulpeloos, kunt niet online komen, maar u wilt toch al uw e-mails beantwoorden en wilt niet om mensen in je omgeving teleur te stellen.
Wat te doen dan??
In zo'n situatie kunt u het beste doorgaan met uw werk door automatische e-mails naar hen te sturen om hen te informeren dat u er niet bent en hen ook te informeren dat u er gedurende een bepaalde tijd niet zult zijn.
U kunt dit allemaal doen met de kantoorfunctie van Outlook.
Je vraagt je misschien af of je een betaalde tool nodig hebt voor het maken van automatische e-mails of dat het opzetten ervan een grote taak is.
Maar geloof me, het is net zo eenvoudig als buikspieren. Als je de termijn nog nooit hebt doorlopen niet op kantoor, geen zorgen!
We zullen je er doorheen loodsen out of office instellen in outlook 2010 in de onderstaande gids.
Ik zeg niet dat het een proces met één klik is. Het kost wat tijd, maar de stappen zijn eenvoudig te volgen.
Of in ieder geval, je vindt het vanaf nu gemakkelijk als je de volledige gids doorloopt.
Laten we eens kijken hoe u ze kunt gebruiken als afwezigheidsassistenten in Outlook stap voor stap.
Afwezig instellen in Outlook 2010:
De stappen en schermafbeeldingen die we hebben getoond, zijn voor Outlook 2010, maar de methode is identiek voor 2013 en hogere versies van Outlook.
De niet op kantoor De functie van Outlook is in veel situaties erg handig en kan u veel werk besparen door al uw klanten en klanten individueel te informeren over uw afwezigheid.
Met de afwezigheidsfunctie van Outlook kunt u verstuur afwezigheidsmeldingen met POP3, IMAP.
Laten we dus dieper ingaan op de gids en leren hoe u deze geweldige functie van Outlook kunt gebruiken.
De eerste stap om "afwezig" in te stellen, is door Outlook op uw computer te openen.
Ga in het bestandsmenu naar info en selecteer het Automatische antwoorden (afwezig) aan de onderkant van het venster.
Deze hele stap kunt u begrijpen door de onderstaande schermafbeelding te bekijken.
Door op de te klikken Automatische antwoorden, je zal het volgende venster opduiken.
Standaard is de optie Stuur geen automatische antwoorden is geselecteerd. Dat is de reden dat alle opties zijn uitgeschakeld.
Om al deze opties in te schakelen, moet u selecteren Stuur automatische antwoorden optie.
Zodra u deze optie selecteert, ziet u dat alle opties in het venster worden ingeschakeld.
Bij het selecteren van de Stuur automatische antwoorden optie, een suboptie Verzendt alleen tijdens deze periode wordt ook ingeschakeld.
Vink deze optie aan om de tijdsduur in te stellen voor het verzenden van automatische e-mails. Zie de onderstaande schermafbeelding om de opties beter te begrijpen.
In de bovenstaande stap ziet u duidelijk tweevoudige velden.
De eerste veldnamen Begintijd waar u het startpunt moet schrijven van de tijdsduur van waaruit u de geautomatiseerde e-mails wilt verzenden en het tweede veld is Eindtijd.
In dit veld moet u de eindtijd van de duur van het verzenden van automatische e-mails schrijven. Als u klaar bent met het instellen van de tijd, is het tijd om verder te gaan en de e-mail op te stellen.
U kunt twee afzonderlijke e-mails maken voor mensen binnen uw organisatie en voor buitenstaanders.
Om een e-mail aan te maken voor de mensen binnen uw organisatie, gaat u gewoon naar beneden, maakt u de e-mail aan en klikt u op OK. U kunt zelfs de regels voor het verzenden van de e-mail toevoegen, maar dat is een geavanceerd onderdeel.
En als u aparte e-mails voor buitenstaanders wilt maken of geen geautomatiseerde e-mails voor hen wilt instellen, klikt u op de knop Buiten Mijn organisatie optie, net naast de Binnen Mijn Organisatie optie. Kunt u de optie niet vinden?? Kijk maar eens naar de onderstaande schermafbeelding.
Als u de geautomatiseerde e-mail naar de mensen buiten uw organisatie wilt sturen, vinkt u de optie aan Automatisch antwoorden op mensen buiten mijn organisatie en schrijf je gewenste e-mailbericht hieronder tijdens het boksen, zoals de bovenstaande schermafbeelding.
Schakel anders deze optie uit en sla de instellingen op door op te klikken Ok. Uw samengestelde bericht wordt verzonden met de duur die u in de bovenstaande periode hebt ingesteld.
Makkelijk toch??
We hebben allemaal Outlook in onze computers, maar vanwege het gebrek aan kennis gebruiken we het niet volledig en blijven we onaangeroerd door enkele verbazingwekkende functies ervan. Het verzenden van geautomatiseerde e-mails terwijl u offline bent, is zo'n over het hoofd geziene functie die mensen niet volledig gebruiken en niet gebruiken zoals het zou moeten.
In feite is de hele vooruitzichten zulke over het hoofd geziene software. Als je naar buiten gaat en mensen vraagt wat Outlook is, kunnen ze je niet vertellen wat het doel van Outlook is en wat Outlook precies is.
Hoe dan ook, dit gaat allemaal over how om out of office in te stellen in outlook 2010.
Ik hoop dat de gids u heeft geholpen bij het oplossen van al uw vragen over het instellen van Outlook buitenshuis.
U kunt deze functie verstandig gebruiken en veel van uw klanten en cliënten behoeden voor minachting.
Als u automatische e-mails ontvangt, wordt u voor de ogen van uw klant als intelligent en verantwoordelijk voorgesteld. Dus wat dat betreft, rond ik de tutorial af.
Voor eventuele twijfels of vragen kunt u hieronder uw opmerking plaatsen.
En als u denkt dat de gids de moeite waard is om te delen, ga uw gang en help mensen deze buitengewone functie van Outlook te gebruiken!
Snelle links –
