De werknemers van een organisatie hebben een manier nodig om verbinding te maken en samen te werken, en daarom hebben non-profitorganisaties bedrijfssoftware nodig.
Met de G Suite van Google hebben non-profitorganisaties toegang tot een reeks tools waarmee ze hun organisatie kunnen beheren, kunnen samenwerken met teamleden en kunnen communiceren met belanghebbenden.
In dit artikel wordt onderzocht hoe non-profitorganisaties optimaal gebruik kunnen maken van de functies van G Suite.
Ondanks de verschillende opties die toegankelijk zijn voor liefdadigheidsorganisaties, blijft Google's G Suite een van de beste en meest gebruikte platforms, zowel door non-profitorganisaties als door ondernemingen (ook wel bekend als Google Workspace).
G Suite van Google is een verzameling onderling verbonden applicaties die zijn ontworpen om de dagelijkse werkzaamheden snel, eenvoudig en probleemloos te laten verlopen, met name voor liefdadigheidsorganisaties.
Maar technologie en de configuratie ervan kunnen vaak verwarrend zijn, daarom hebben we het proces vereenvoudigd om te begrijpen en uit te leggen hoe een liefdadigheidsorganisatie gebruik kan maken van Google's G Suite.
Inhoudsopgave
Wat is G Suite?
In brede zin kan G Suite worden opgevat als een platform voor de integratie van bedrijfsprocessen.
Het wordt geleverd met verschillende vooraf geïnstalleerde applicaties die voor een breed scala aan doeleinden kunnen worden gebruikt.
Apps zoals Gmail, een e-mail service, en Google Docs, een real-time, online versie van programma's zoals Microsoft Word, zijn voorbeelden van de soorten toepassingen die hier zijn opgenomen.
Mensen kunnen hun productiviteit en samenwerkingsniveau verhogen dankzij het intuïtieve ontwerp en de naadloze integratie van deze apps.
Alle bestanden, e-mails of afspraken die in G Suite zijn opgeslagen, worden beschermd door De robuuste cyberbeveiliging van Google, wat een extra voordeel is van het gebruik van de service.
Functies van G Suite:
1. Organisatie:
Gebruikers hebben toegang tot Google Drive, een volledig online en deelplatform dat doet denken aan Microsoft Office wanneer ze zich abonneren op G Suite.
Drive biedt zijn klanten de mogelijkheid om verschillende bestandsindelingen te maken, op te slaan en te delen.
Dergelijke bestanden zijn onder andere Google Docs (analoog aan Microsoft Word-documenten), Google Spreadsheets (analoog aan Microsoft Excel-spreadsheets), Google Slides (analoog aan Microsoft PowerPoint-presentaties) en nog veel meer.
Gebruikers kunnen tegelijkertijd samenwerken aan een Google-document, -spreadsheet of -presentatie, en de maker van een bestand kan in verschillende mate toegang verlenen aan anderen met wie hij het deelt, inclusief de mogelijkheid om bewerkingen uit te voeren.
2. Presentaties:
Het is eenvoudig om een presentatie te maken die opvalt wanneer u gebruik Google Presentaties.
Binnen dia's is er een knop met het label "Verkennen" die extra functies biedt, zoals het opmaken van ideeën, grafieken en gegevensanalyse.
Dia's kunnen eenvoudig met anderen worden gedeeld door een link te gebruiken, en gebruikers kunnen om beurten elkaars dia's bewerken als dat nodig is.
Dia's kunnen nu op het gedeelde scherm worden weergegeven tijdens Google Meet-videoconferenties.
3. Maak altijd en overal verbinding:
Gebruikers kunnen projecten ontwikkelen, delen en eraan samenwerken waar en wanneer ze maar willen met behulp van Google Agenda en Google Meet.
G Suite is volledig webgebaseerd en op elk moment beschikbaar voor gebruikers, mits ze een actieve internetverbinding hebben.
Gebruikers kunnen afspraken maken, herinneringen instellen en deze delen via Agenda, waardoor het voor iedereen gemakkelijker wordt om elke dag bij de taak te blijven.
Evenzo kunnen leden van Google Meet in realtime met elkaar communiceren via videochat terwijl ze dezelfde documenten, spreadsheets, dia's of formulieren bekijken. Deze functionaliteit wordt beschikbaar gesteld door Google.
4. Toegankelijke e-mail:
Gmail van Google lijkt op het eerste gezicht misschien gewoon een andere standaard e-mailservice; deze misvatting logenstraft echter het feit dat Gmail een verscheidenheid aan handige functies biedt.
Het organiseert automatisch alle nieuwe e-mails die binnenkomen in een van de drie mappen: primair (de hoofdmap), sociaal (afkomstig van websites voor sociale media) en promoties (van bedrijven die kortingen, updates, enz. aanbieden).
De gebruiker kan vervolgens zijn feed aanpassen door filters en labels toe te voegen, die helpen bij het organiseren van e-mails op basis van de afzender, het onderwerp en andere criteria.
Bovendien wordt Gmail geleverd met e-mailsjablonen die kunnen worden gebruikt om de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het schrijven van e-mails te verminderen door suggesties te geven.
5. Gestroomlijnde vragenlijsten:
Elke gebruiker kan met behulp van Google Forms snel en eenvoudig een vragenlijst samenstellen.
Daarna kan het formulier aan iedereen worden verspreid, inclusief potentiële vrijwilligers, donateurs en zelfs werknemers, en kan het overal worden geplaatst.
Om de verzamelde gegevens van de formulieren te rangschikken, te onderzoeken en te gebruiken, kunnen de formulieren worden geëxporteerd naar Google Spreadsheets.
6. Onboarding en training:
Ook als nieuwe medewerkers zich in verschillende tijdzones bevinden, is het mogelijk om trainingen efficiënter te geven met G Suite.
Opleiding is essentieel voor elk bedrijf. Gebruikers kunnen een willekeurig aantal leermiddelen, documenten of bestanden produceren.
Men kan er ook voor kiezen om via Google Sites een website op te zetten die specifiek voor trainingen wordt gebruikt.
Een andere mogelijkheid is om Google Meet te gebruiken om live trainingssessies te houden met nieuwe gebruikers, die in korte tijd kunnen worden toegevoegd aan G Suite door een Google-account aan te maken.
7. opslag:
De hoeveelheid opslagruimte die beschikbaar is voor elke gebruiker in G Suite kan oplopen tot één terabyte, afhankelijk van de versie.
Wanneer dit wordt gecombineerd met gedeelde documenten en schijven, hoeft een liefdadigheidsorganisatie zich nooit zorgen te maken over het verlies van gegevens of documenten, zelfs niet als werknemers of vrijwilligers vertrekken of worden vervangen.
De opslagruimte is overvloedig en alles kan door meerdere gebruikers worden geopend of gedeeld.
8. Marketingcampagnes:
Hoewel G Suite geen app bevat die specifiek is ontworpen voor marketing, kan een liefdadigheidsorganisatie toch gebruikmaken van de vele tools die in G Suite zijn opgenomen om marketinginitiatieven te ontwikkelen en uit te voeren.
PC: PIXABAY
Gebruikers kunnen ideeën voor marketingcampagnes genereren en deze presenteren met respectievelijk Google Slides en Meet.
Ze kunnen ook input krijgen over marketinginitiatieven door het gebruik van Google Forms-vragenlijsten, of ze kunnen het verhaal van hun organisatie overbrengen via video's op YouTube, die gemakkelijk toegankelijk zijn en kunnen worden opgezet met een Google-account.
Beide opties worden mogelijk gemaakt met een Google-account.
G Suite-tarieven voor non-profitorganisaties
Onder Google voor Non-profitorganisaties hebben organisaties die voldoen aan de vereisten van Sectie 501(c)3 toegang tot een van de drie niveaus van de Google Suite.
Elk niveau kan op verschillende prijspunten worden gekocht; echter, hoe hoger de prijs per gebruiker, hoe groter het aantal functies dat is inbegrepen.
Niveau 1: G Suite voor non-profitorganisaties
- $ 0/gebruiker/maand. Iedereen heeft gratis toegang tot G Suite for Nonprofits; de organisatie en haar gebruikers worden niet in rekening gebracht.
- Cloudopslagruimte van 30 gigabyte (GB) voor een onbeperkt aantal gebruikers.
- Het is ook mogelijk voor elke gebruiker om zijn professionele e-mailadres te hebben met de domeinnaam van de non-profitorganisatie.
- Naast gedeelde Drives hebben standaardgebruikers ook toegang tot Google-apps, zoals Agenda, Gmail, Drive en Documenten.
- Last but not least ondersteunt Google Meet videoconferenties voor maximaal 100 personen.
Niveau 2: G Suite Business for Nonprofits
- $ 4/gebruiker/maand. Naast alles van het gratis abonnement heeft G Suite Business for Nonprofits enkele extra functies.
- Gebruikers hebben onbeperkte opslagruimte, elk met 1 terabyte (TB).
- Alle bestanden en e-mails kunnen worden doorzocht op inhoud.
- Google Vault: een nieuwe app voor het opslaan, zoeken en exporteren van gegevens.
- Een groter scala aan administratieve en beveiligingsopties, waaronder een uitgebreider rapportagesysteem.
- Google Meet maakt videoconferenties mogelijk voor maximaal 150 personen.
Niveau 3: G Suite Enterprise for Nonprofits
- $ 8/gebruiker/maand. Naast alles in G Suite Business for Nonprofits biedt G Suite Enterprise for Nonprofits nog meer functies.
- Verbeter de beveiliging van e-mail door deze te versleutelen.
- Het beheer van gebruikers, apparaten en apps wordt afgehandeld door Cloud Identity.
- Live streamen en opnemen van vergaderingen is mogelijk met Google Meet.
- Via Google Meet kun je videobellen met maximaal 250 mensen.
G Suite instellen voor uw non-profitorganisatie
1. Meld u aan bij Google om een account voor Google voor Non-profitorganisaties aan te vragen. Het installatieproces begint zodra de goedkeuring is ontvangen.
2. Migratie:
Gebruikers moeten hun bestaande Google-accounts overzetten naar de nieuwe non-profitaccounts zodra ze goedkeuring van Google hebben gekregen voor een non-profitaccount van hun keuze.
Het migratieproces is veel eenvoudiger gemaakt door Google, dat ook migratiediensten levert.
Gebruikers kunnen daarentegen hun nieuwe accounts op Gmail koppelen en hun agenda's zelf in de nieuwe platforms integreren.
3. Creëer en beheer teams:
Gebruikers kunnen worden gegroepeerd en verschillende toegangsniveaus krijgen op basis van hun rol nadat ze zijn gemigreerd naar G Suite voor non-profitorganisaties.
4. Opleiding:
De opleiding wordt aangeboden via de Google Workspace-informatiecentrum voor het gebruik van G Suite en de bijbehorende apps, ook al zijn zowel Google als G Suite vrij eenvoudig te gebruiken.
Gebruikers hebben toegang tot een verscheidenheid aan zelfstudies, handleidingen en ondersteuningsopties voor het gebruik van G Suite in het leergedeelte van het centrum. Er is zelfs een zoekbalk opgenomen voor uw gemak bij het oplossen van problemen.
G Suite maakt het leven van een non-profitorganisatie gemakkelijker
Zelfs als er wat problemen kunnen zijn om met G Suite aan de slag te gaan en om aan de functies ervan te wennen, is het ongetwijfeld voordelig om gebruik te maken van het geavanceerde platform.
G Suite geeft een onbeperkt aantal gebruikers toegang tot allerlei handige tools, een grote hoeveelheid opslagruimte en zelfs gedeelde werkruimtes om samen te werken.
Het beste van G Suite is dat het voor elke gebruiker toegankelijk is vanaf vrijwel elk apparaat en vrijwel elke locatie, op voorwaarde dat de gebruiker een actieve internetverbinding heeft.
Hierdoor kan er op elk moment, op elke locatie en voor vrijwel elk budget worden gewerkt. G Suite is de investering op elk niveau meer dan waard, van het gratis standaardplan tot het dure enterprise-abonnement in het hoogste niveau.
Quick Links:
- Hoe een e-mail aan Gmail toe te voegen
- Hoe u de beste domeinnaam kiest
- Controleren of uw domein zich in de inwisselperiode bevindt
Conclusie: hoe gebruik je de G Suite van Google als een non-profitorganisatie?
Google's G Suite is een ongelooflijk waardevolle tool voor non-profitorganisaties die op zoek zijn naar manieren om hun activiteiten te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen zonder te veel geld uit te geven aan dure softwareoplossingen of -services.
Via de reeks producten zoals Gmail, Google Drive en Google Agenda kunnen non-profitorganisaties toegang krijgen tot krachtige tools die hen helpen hun activiteiten soepel te laten verlopen en tegelijkertijd in contact te blijven met belanghebbenden over de hele wereld.
Met een beetje kennis over hoe deze tools samenwerken, kan elke non-profitorganisatie profiteren van de functies van G Suite!
