Kiedy jesteś online, możesz łatwo zarządzać swoim kontem e-mail, odbierać wszystkie e-maile i odpowiadać klientom pytającym o Twoje produkty lub usługi.
Ale problem pojawia się, gdy nie ma Cię, aby odpowiedzieć na e-maile.
W takich przypadkach często tracimy dobre możliwości biznesowe i tracimy naszych cennych klientów, nie odpowiadając na czas na ich e-maile. I tu właśnie pojawia się wyraz „biura perspektyw”.
Połączenia nie funkcjonuje w programie Outlook jest bardzo przydatną funkcją dla profesjonalistów, którzy pracują w terenie lub muszą być poza biurem lub z powodów osobistych.
Znaczenie słowa Nieobecność można zrozumieć, wyobrażając sobie następującą sytuację.
Jesteś poza biurem przez kilka dni i nie możesz odpowiadać na e-maile swoich klientów, klientów i współpracowników, jesteś bezradny, nie możesz połączyć się z Internetem, ale nadal chcesz otrzymywać wszystkie swoje e-maile i nie chcesz rozczarować ludzi w swoim otoczeniu.
Co wtedy zrobić??
W takiej sytuacji najlepszym sposobem na kontynuowanie pracy jest wysyłanie do nich automatycznych e-maili informujących o Twojej nieobecności, a także informujących, że nie będzie Cię tam przez określony czas.
Możesz to zrobić dzięki funkcji biurowej programu Outlook.
Możesz się zastanawiać, czy potrzebujesz płatnego narzędzia do tworzenia automatycznych wiadomości e-mail, czy też ich konfiguracja jest dużym zadaniem.
Ale zaufaj mi, to tak proste jak abs. Jeśli nigdy nie przeszedłeś przez ten termin nie funkcjonuje, bez obaw!
Przeprowadzimy Cię przez to jak skonfigurować opcję nieobecności w programie Outlook 2010 w poniższym przewodniku.
Nie mówię Ci, że jest to proces jednym kliknięciem. To zajmuje trochę czasu, ale kroki są łatwe do wykonania.
A przynajmniej odtąd będzie ci to łatwe, gdy przejrzysz cały przewodnik.
Sprawdźmy jak korzystać z asystentów poza biurem w programie Outlook krok po kroku.
Jak skonfigurować opcję nieobecności w programie Outlook 2010:
Przedstawione przez nas kroki i zrzuty ekranu dotyczą programu Outlook 2010, ale metoda jest identyczna w przypadku wersji programu Outlook 2013 i nowszych.
Połączenia nie funkcjonuje funkcja Outlooka przydaje się w wielu sytuacjach i może zaoszczędzić sporo pracy, informując wszystkich swoich klientów indywidualnie o Twojej nieobecności.
Funkcja Outlook pozwala na pracę poza biurem wysyłaj powiadomienia o nieobecności za pomocą protokołów POP3 i IMAP.
Zajrzyjmy zatem głębiej do przewodnika i nauczmy się korzystać z tej niesamowitej funkcji programu Outlook.
Pierwszym krokiem do skonfigurowania opcji „poza biurem” jest otwarcie programu Outlook na komputerze.
W menu plików przejdź do informacji i wybierz plik Odpowiedzi automatyczne (poza biurem) na dole okna.
Cały ten krok możesz zrozumieć, oglądając poniższy zrzut ekranu.
Po kliknięciu Odpowiedzi automatyczne, pojawi się następujące okno.
Domyślnie opcja Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi jest zaznaczona. Z tego powodu wszystkie opcje są wyłączone.
Aby włączyć wszystkie te opcje, musisz wybrać Wysyłaj automatyczne odpowiedzi opcja.
Gdy tylko wybierzesz tę opcję, wszystkie opcje w oknie zostaną włączone.
Po wybraniu Wysyłaj automatyczne odpowiedzi opcja, podopcja Wysyła tylko w tym przedziale czasowym również zostanie włączone.
Zaznacz tę opcję, aby ustawić czas automatycznego wysyłania wiadomości e-mail. Zobacz poniższy zrzut ekranu, aby lepiej zrozumieć opcje.
W powyższym kroku wyraźnie widać pola dwuczasowe.
Nazwy pierwszych pól Czas zacząć gdzie musisz wpisać punkt początkowy czasu, z którego chcesz wysyłać automatyczne wiadomości e-mail, a drugie pole to Koniec czasu.
W tym polu należy wpisać godzinę zakończenia automatycznego wysyłania wiadomości e-mail. Gdy już ustawisz godzinę, czas przejść dalej i napisać wiadomość e-mail.
Możesz utworzyć dwa osobne e-maile dla osób w organizacji i dla osób z zewnątrz.
Aby utworzyć wiadomość e-mail dla osób w Twojej organizacji, po prostu zejdź na dół, utwórz wiadomość e-mail i kliknij OK. Możesz nawet dodać reguły wysyłania wiadomości e-mail, ale to już zaawansowana część.
A jeśli chcesz utworzyć osobne e-maile dla osób z zewnątrz lub nie chcesz ustawiać dla nich automatycznych wiadomości e-mail, kliknij przycisk Poza moją organizacją opcję, tuż obok Wewnątrz mojej organizacji opcja. Nie możesz znaleźć opcji?? Wystarczy spojrzeć na poniższy zrzut ekranu.
Jeśli chcesz wysłać automatyczną wiadomość e-mail do osób spoza Twojej organizacji, zaznacz tę opcję Odpowiadaj automatycznie osobom spoza mojej organizacji i wpisz żądaną wiadomość e-mail poniżej podczas boksu, jak na powyższym zrzucie ekranu.
W innym przypadku odznacz tę opcję i zapisz ustawienia klikając Ok. Twoja skomponowana wiadomość zostanie wysłana na czas określony w powyższym okresie.
Łatwe, prawda?
Wszyscy mamy program Outlook w naszych komputerach, ale z powodu braku wiedzy nie wykorzystujemy go w pełni i nie dotykamy niektórych jego niesamowitych funkcji. Automatyczne wysyłanie e-maili w trybie offline to jedna z takich pomijanych funkcji, z której ludzie nie korzystają w pełni i nie wykorzystują jej tak, jak powinny.
W rzeczywistości cała perspektywa jest takim pomijanym oprogramowaniem. Jeśli wyjdziesz i zapytasz ludzi, czym jest perspektywa, nie będą w stanie powiedzieć ci, jaki jest cel perspektywy i czym dokładnie jest perspektywa.
Tak czy inaczej, chodzi o how skonfigurować nieobecność w programie Outlook 2010.
Mam nadzieję, że ten przewodnik pomógł Ci rozwiązać wszystkie pytania dotyczące konfigurowania widoków poza biurem.
Możesz mądrze korzystać z tej funkcji i uchronić wielu swoich klientów przed pogardą.
Otrzymywanie automatycznych e-maili pokaże Cię w oczach klienta jako inteligentnego i odpowiedzialnego. W tej notatce kończę samouczek.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub pytań możesz zostawić swój komentarz poniżej.
A jeśli uważasz, że warto udostępnić ten przewodnik, śmiało pomóż ludziom wykorzystać tę niezwykłą cechę programu Outlook!
Szybkie linki -
