Pracownicy organizacji potrzebują sposobu na nawiązywanie kontaktów i współpracę, dlatego organizacje non-profit potrzebują oprogramowania biznesowego.
Dzięki G Suite Google organizacje non-profit mają dostęp do pakietu narzędzi, które mogą pomóc im zarządzać organizacją, współpracować z członkami zespołu i komunikować się z zainteresowanymi stronami.
W tym artykule dowiesz się, jak organizacje non-profit mogą w pełni wykorzystać funkcje G Suite.
Pomimo różnych opcji dostępnych dla organizacji charytatywnych, Google Suite G Suite pozostaje jedną z najlepszych i najczęściej używanych platform, zarówno przez organizacje non-profit, jak i przedsiębiorstwa (znane również jako Google Workspace).
G Suite firmy Google to zbiór wzajemnie połączonych aplikacji, których zadaniem jest szybkie, proste i bezproblemowe wykonywanie codziennych operacji, szczególnie w przypadku organizacji charytatywnych.
Jednak technologia i jej konfiguracja mogą często być kłopotliwe, dlatego uprościliśmy ten proces, aby zrozumieć i wyjaśnić, w jaki sposób organizacja charytatywna może korzystać z G Suite Google.
Spis treści
Co to jest G Suite?
W szerokim znaczeniu G Suite można rozumieć jako platformę integracji procesów biznesowych.
Zawiera kilka wstępnie zainstalowanych aplikacji, które można wykorzystać do różnych celów.
Aplikacje takie jak Gmail, który jest usługa e-maili Dokumenty Google, czyli internetowa wersja programów takich jak Microsoft Word działająca w czasie rzeczywistym, to przykłady typów aplikacji uwzględnionych w tym dokumencie.
Ludzie mogą zwiększyć swoją produktywność i poziom współpracy dzięki intuicyjnemu projektowi i bezproblemowej integracji tych aplikacji.
Każdy plik, e-mail lub spotkanie przechowywane w G Suite jest chronione przez Solidne bezpieczeństwo cybernetyczne Google, co stanowi dodatkową zaletę korzystania z usługi.
Funkcje G Suite:
1. Organizacja:
Użytkownicy mają dostęp do Dysku Google, który jest platformą całkowicie internetową i umożliwiającą udostępnianie, przypominającą Microsoft Office po wykupieniu subskrypcji G Suite.
Drive zapewnia swoim klientom możliwość tworzenia, przechowywania i udostępniania plików w różnych formatach.
Do plików tego typu zaliczają się m.in. Dokumenty Google (analogiczne do dokumentów Microsoft Word), Arkusze Google (analogiczne do arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel), Prezentacje Google (analogiczne do prezentacji Microsoft PowerPoint) i wiele innych.
Użytkownicy mogą jednocześnie współpracować nad Dokumentem, Arkuszem lub Prezentacją Google, a twórca pliku może przyznać różny stopień dostępu innym osobom, którym go udostępnia, w tym możliwość wprowadzania zmian.
2. Prezentacje:
Stworzenie prezentacji, która będzie się wyróżniać, jest proste korzystaj z Prezentacji Google.
Na slajdach znajduje się przycisk „Odkrywaj”, który zapewnia dodatkowe funkcje, takie jak pomysły na formatowanie, wykresy i analiza danych.
Slajdy można łatwo udostępniać innym za pomocą łącza, a użytkownicy mogą na zmianę edytować slajdy innych, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Prezentacje można teraz wyświetlać na udostępnionym ekranie podczas wideokonferencji w Google Meet.
3. Łącz się gdziekolwiek i kiedykolwiek:
Użytkownicy mogą opracowywać, udostępniać i współpracować nad projektami w dowolnym miejscu i czasie, korzystając z Kalendarza Google i Google Meet.
G Suite jest całkowicie oparty na sieci i dostępny dla użytkowników w każdej chwili, pod warunkiem, że mają aktywne połączenie z Internetem.
Użytkownicy mogą umawiać spotkania, ustawiać przypomnienia i udostępniać je za pomocą Kalendarza, co ułatwia każdemu wykonywanie codziennych zadań.
Podobnie członkowie Google Meet mogą wchodzić w interakcje w czasie rzeczywistym za pomocą czatu wideo, przeglądając te same dokumenty, arkusze, slajdy lub formularze. Ta funkcjonalność jest udostępniana przez firmę Google.
4. Dostępny e-mail:
Gmail od Google może na pierwszy rzut oka wydawać się kolejną standardową usługą e-mail; jednak to błędne przekonanie przeczy faktowi, że Gmail udostępnia wiele przydatnych funkcji.
Automatycznie porządkuje wszystkie nowe e-maile, które docierają do jednego z trzech folderów: podstawowy (folder główny), społecznościowy (pochodzący z serwisów społecznościowych) i promocje (od firm oferujących rabaty, aktualizacje itp.).
Użytkownik może następnie modyfikować swój kanał, dodając filtry i etykiety, które pomagają w organizowaniu wiadomości e-mail według nadawcy, tematu i innych kryteriów.
Ponadto Gmail udostępnia szablony wiadomości e-mail, których można używać do zmniejszania czasu spędzanego na pisaniu wiadomości e-mail poprzez dostarczanie sugestii.
5. Usprawnione kwestionariusze:
Każdy użytkownik może szybko i łatwo zbudować kwestionariusz za pomocą Formularzy Google.
Następnie formularz można rozdać każdemu, w tym potencjalnym wolontariuszom, darczyńcom, a nawet pracownikom, i można go umieścić w dowolnym miejscu.
Aby uporządkować, sprawdzić i wykorzystać dane zebrane z formularzy, można je wyeksportować do Arkuszy Google.
6. Wdrożenie i szkolenie:
Nawet jeśli nowi pracownicy znajdują się w różnych strefach czasowych, dzięki G Suite możliwe jest sprawniejsze prowadzenie szkoleń.
Szkolenia są niezbędne w każdej firmie. Użytkownicy mogą tworzyć dowolną liczbę narzędzi edukacyjnych, dokumentów lub plików.
Można także zdecydować się na wykorzystanie Witryn Google do założenia witryny internetowej wykorzystywanej specjalnie do celów szkoleniowych.
Inną opcją jest wykorzystanie Google Meet do prowadzenia szkoleń na żywo z nowymi użytkownikami, których można w krótkim czasie dodać do G Suite, zakładając konto Google.
7. Przechowywanie:
Ilość miejsca dostępnego dla każdego użytkownika w G Suite może sięgać nawet jednego terabajta, w zależności od wersji.
W połączeniu z udostępnianymi dokumentami i dyskami organizacja charytatywna nie musi się już martwić możliwością utraty danych lub dokumentów, nawet jeśli pracownicy lub wolontariusze odejdą lub zostaną zastąpieni.
Przestrzeni dyskowej jest mnóstwo i wszystko może być dostępne lub udostępniane wielu użytkownikom.
8. Kampanie marketingowe:
Chociaż G Suite nie zawiera aplikacji zaprojektowanej specjalnie do celów marketingowych, organizacja charytatywna może nadal korzystać z wielu narzędzi zawartych w G Suite do opracowywania i przeprowadzania inicjatyw marketingowych.
PC: PIXABAY
Użytkownicy mogą generować pomysły na kampanie marketingowe i prezentować je odpowiednio za pomocą Prezentacji Google i Meet.
Mogą również uzyskać informacje na temat inicjatywy marketingowe za pomocą kwestionariuszy Google Forms lub mogą przekazać historię swojej organizacji za pomocą filmów na YouTube, które można łatwo uzyskać i skonfigurować za pomocą konta Google.
Obie te opcje są możliwe dzięki kontu Google.
Stawki za G Suite dla organizacji non-profit
W ramach programu Google dla Organizacji Non-Profit organizacje spełniające wymagania sekcji 501(c)3 mogą uzyskać dostęp do jednego z trzech poziomów pakietu Google Suite.
Każdy poziom można kupić w różnych cenach; jednak im wyższa cena za użytkownika, tym większa liczba dostępnych funkcji.
Poziom 1: G Suite dla Organizacji Non-Profit
- 0 USD/użytkownika/miesiąc. Każdy może uzyskać bezpłatny dostęp do G Suite dla Organizacji Non-Profit. organizacja i jej użytkownicy nie są obciążani żadnymi opłatami.
- Przestrzeń w chmurze o pojemności 30 gigabajtów (GB) dla nieograniczonej liczby użytkowników.
- Możliwe jest również, że każdy użytkownik będzie miał swój służbowy adres e-mail z nazwą domeny organizacji non-profit.
- Oprócz dysków współdzielonych zwykli użytkownicy mają także dostęp do aplikacji Google, takich jak Kalendarz, Gmail, Dysk i Dokumenty.
- Co nie mniej ważne, Google Meet obsługuje wideokonferencje nawet dla 100 osób.
Poziom 2: G Suite Business dla organizacji non-profit
- 4 USD/użytkownik/miesiąc. Oprócz wszystkiego, co obejmuje abonament bezpłatny, G Suite Business dla Organizacji Non-Profit ma kilka dodatkowych funkcji.
- Użytkownicy mają nieograniczoną przestrzeń dyskową, każdy o pojemności 1 terabajta (TB).
- Wszystkie pliki i e-maile można wyszukiwać pod kątem zawartości.
- Google Vault: nowa aplikacja do przechowywania, wyszukiwania i eksportowania danych.
- Większy zakres opcji administracyjnych i bezpieczeństwa, w tym bardziej kompleksowy system raportowania.
- Google Meet umożliwia wideokonferencje nawet dla 150 osób.
Poziom 3: G Suite Enterprise dla Organizacji Non-Profit
- 8 USD/użytkownik/miesiąc. Oprócz wszystkiego, co oferuje G Suite Business dla Organizacji Non-Profit, G Suite Enterprise dla Organizacji Non-Profit oferuje jeszcze więcej funkcji.
- Zwiększ bezpieczeństwo poczty elektronicznej, szyfrując ją.
- Zarządzanie użytkownikami, urządzeniami i aplikacjami odbywa się za pomocą Cloud Identity.
- W Google Meet dostępna jest transmisja na żywo i nagrywanie spotkań.
- Dzięki Google Meet możesz prowadzić wideokonferencje nawet z 250 osobami.
Jak skonfigurować G Suite dla swojej organizacji non-profit
1. Zaloguj się w Google, aby poprosić o konto Google dla Organizacji Non-Profit. Proces konfiguracji rozpoczyna się po otrzymaniu zatwierdzenia.
2. Migracja:
Użytkownicy będą musieli przenieść swoje istniejące konta Google na nowe konta non-profit po otrzymaniu zgody od Google na wybrane przez nich konto non-profit.
Proces migracji znacznie ułatwia Google, który również świadczy usługi migracji.
Użytkownicy natomiast mogą samodzielnie podłączyć swoje nowe konta do Gmaila i samodzielnie zintegrować swoje kalendarze z nowymi platformami.
3. Twórz zespoły i zarządzaj nimi:
Po pomyślnej migracji do G Suite dla organizacji non-profit można grupować użytkowników i przyznawać im różne poziomy dostępu w zależności od ich ról.
4. Szkolenie:
Szkolenia odbywają się za pośrednictwem Centrum edukacji Google Workspace jak korzystać z G Suite i dołączonych do niego aplikacji, mimo że zarówno Google, jak i G Suite są dość proste w użyciu.
Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do różnych samouczków, poradników i opcji pomocy dotyczących korzystania z G Suite w sekcji edukacyjnej centrum. Dla wygody podczas rozwiązywania problemów uwzględniono nawet pasek wyszukiwania.
G Suite ułatwia życie organizacji non-profit
Nawet jeśli rozpoczęcie korzystania z G Suite i przyzwyczajenie się do jego funkcji może sprawiać pewne trudności, niewątpliwie korzystne jest skorzystanie z najnowocześniejszej platformy.
G Suite zapewnia nieograniczonej liczbie użytkowników dostęp do różnorodnych przydatnych narzędzi, dużej ilości miejsca na dysku, a nawet współdzielonych przestrzeni do pracy.
Największą zaletą G Suite jest to, że może uzyskać do niego dostęp każdy użytkownik, z praktycznie każdego urządzenia i niemal każdego miejsca, pod warunkiem, że użytkownik ma aktywne połączenie z Internetem.
Dzięki temu pracę można wykonywać w dowolnym czasie, w dowolnym miejscu i przy niemal każdym budżecie. G Suite jest warte inwestycji na każdym poziomie, od bezpłatnego planu standardowego po kosztowny plan Enterprise na najwyższym poziomie.
Szybkie linki:
- Jak dołączyć wiadomość e-mail do Gmaila
- Jak wybrać najlepszą nazwę domeny?
- Sprawdzanie, czy Twoja domena jest w okresie wykupu
Wniosek: jak korzystać z G Suite Google jako organizacja non-profit?
G Suite Google to niezwykle cenne narzędzie dla organizacji non-profit poszukujących sposobów usprawnienia swoich działań i zwiększenia produktywności bez konieczności wydawania pieniędzy na drogie rozwiązania i usługi programowe.
Dzięki pakietowi produktów, takich jak Gmail, Dysk Google i Kalendarz Google, organizacje non-profit mogą uzyskać dostęp do zaawansowanych narzędzi, które pomogą im zapewnić płynne działanie, a jednocześnie pozostaną w kontakcie z interesariuszami na całym świecie.
Dzięki odrobinie wiedzy na temat współdziałania tych narzędzi każda organizacja non-profit może odnieść korzyści z korzystania z funkcji G Suite!
