Os funcionários de uma organização precisam de uma maneira de se conectar e colaborar, e é por isso que as organizações sem fins lucrativos exigem um software comercial.
Com o G Suite do Google, as organizações sem fins lucrativos têm acesso a um conjunto de ferramentas que podem ajudá-las a gerenciar sua organização, colaborar com os membros da equipe e se comunicar com as partes interessadas.
Este artigo explora como as organizações sem fins lucrativos podem aproveitar ao máximo os recursos do G Suite.
Apesar das várias opções acessíveis às organizações de caridade, o G Suite do Google continua sendo uma das melhores e mais utilizadas plataformas, tanto por organizações sem fins lucrativos quanto por empresas (também conhecidas como Google Workspace).
O G Suite do Google é uma coleção de aplicativos interconectados projetados para tornar as operações diárias rápidas, simples e sem complicações, principalmente para organizações de caridade.
No entanto, a tecnologia e sua configuração geralmente podem ser confusas, por isso simplificamos o processo para entender e explicar como uma organização de caridade pode usar o G Suite do Google.
Conteúdo
O que é G Suite?
Em sentido amplo, o G Suite pode ser entendido como uma plataforma de integração de processos de negócios.
Ele vem com vários aplicativos pré-instalados que podem ser usados para uma ampla gama de finalidades.
Aplicativos como o Gmail, que é um serviço de emaile Google Docs, que é uma versão on-line em tempo real de programas como o Microsoft Word, são exemplos dos tipos de aplicativos incluídos aqui.
As pessoas podem aumentar sua produtividade e nível de colaboração devido ao design intuitivo e à integração perfeita desses aplicativos.
Qualquer arquivo, e-mail ou compromisso armazenado no G Suite é protegido por Segurança cibernética robusta do Google, que é uma vantagem adicional de usar o serviço.
Recursos do G Suite:
1 Organização:
Os usuários têm acesso ao Google Drive, uma plataforma totalmente online e de compartilhamento que lembra o Microsoft Office quando assinam o G Suite.
O Drive oferece a seus clientes a capacidade de criar, armazenar e compartilhar uma variedade de formatos de arquivo.
Arquivos desse tipo incluem, entre outros, Google Docs (que são análogos aos documentos do Microsoft Word), Google Sheets (que são análogos às planilhas do Microsoft Excel), Google Slides (que são análogos às apresentações do Microsoft PowerPoint) e muitos mais.
Os usuários podem colaborar em um Documento, Planilha ou Slide Google simultaneamente, e o criador de um arquivo pode conceder vários graus de acesso a outras pessoas com quem o compartilha, incluindo a capacidade de fazer edições.
2. Apresentações:
É simples criar uma apresentação que se destaca quando você usar Apresentações Google.
Dentro dos slides, há um botão denominado “Explorar” que fornece recursos adicionais, como ideias de formatação, gráficos e análise de dados.
Os slides podem ser facilmente compartilhados com outras pessoas usando um link, e os usuários podem se revezar editando os slides uns dos outros conforme necessário.
Os slides agora podem ser exibidos na tela compartilhada durante as videoconferências do Google Meet.
3. Conecte-se onde e quando quiser:
Os usuários podem desenvolver, compartilhar e colaborar em projetos quando e onde quiserem com a ajuda do Google Agenda e do Google Meet.
O G Suite é totalmente baseado na Web e está disponível para os usuários a qualquer momento, desde que tenham uma conexão ativa com a Internet.
Os usuários podem marcar compromissos, definir lembretes e compartilhá-los usando o Calendário, o que facilita o trabalho diário de todos.
Da mesma forma, os membros do Google Meet podem interagir em tempo real usando o bate-papo por vídeo enquanto visualizam os mesmos documentos, planilhas, slides ou formulários. Esta funcionalidade é disponibilizada pelo Google.
4. E-mail acessível:
À primeira vista, o Gmail do Google pode parecer apenas outro serviço de e-mail padrão; no entanto, esse equívoco desmente o fato de que o Gmail oferece uma variedade de recursos úteis.
Ele organizará automaticamente todos os novos e-mails que chegarem em uma das três pastas: primária (a pasta principal), social (originárias de sites de mídia social) e promoções (de empresas que oferecem descontos, atualizações etc.).
O usuário pode então modificar seu feed adicionando filtros e etiquetas, que auxiliam na organização dos e-mails de acordo com o remetente, o tema e outros critérios.
Além disso, o Gmail vem com modelos de e-mail que podem ser usados para reduzir o tempo gasto escrevendo e-mails, fornecendo sugestões.
5. Questionários Simplificados:
Qualquer usuário pode criar um questionário de forma rápida e fácil com a ajuda do Google Forms.
Depois disso, o formulário pode ser distribuído para qualquer pessoa, incluindo potenciais voluntários, doadores e até trabalhadores, e pode ser colocado em qualquer lugar.
Para organizar, examinar e usar os dados coletados dos formulários, os formulários podem ser exportados para o Planilhas Google.
6. Integração e Treinamento:
Mesmo que os novos funcionários estejam em fusos horários diferentes, é possível realizar treinamentos com mais eficiência com o G Suite.
O treinamento é essencial para qualquer empresa. Os usuários podem produzir qualquer número de ferramentas de aprendizagem, documentos ou arquivos.
Pode-se também decidir utilizar o Google Sites para criar um site que seja usado especificamente para treinamento.
Outra opção é usar o Google Meet para realizar treinamentos ao vivo com novos usuários, que podem ser adicionados ao G Suite em pouco tempo, criando uma conta do Google.
7. Armazenamento:
A quantidade de espaço de armazenamento disponível para cada usuário no G Suite pode chegar a um terabyte, dependendo da versão.
Quando isso é combinado com documentos e drives compartilhados, uma organização de caridade nunca precisa se preocupar com a possibilidade de perder dados ou documentos, mesmo que funcionários ou voluntários saiam ou sejam substituídos.
O espaço de armazenamento é abundante e tudo tem potencial para ser acessado ou compartilhado por vários usuários.
8. Campanhas de Marketing:
Embora o G Suite não inclua um aplicativo projetado especificamente para marketing, uma organização de caridade ainda pode usar as várias ferramentas incluídas no G Suite para desenvolver e realizar iniciativas de marketing.
PC: PIXABAY
Os usuários podem gerar ideias para campanhas de marketing e apresentá-las usando o Apresentações Google e o Meet, respectivamente.
Eles também podem obter informações sobre iniciativas de marketing por meio do uso de questionários do Google Forms ou podem transmitir a história de sua organização por meio de vídeos no YouTube, que podem ser facilmente acessados e configurados com uma conta do Google.
Ambas as opções são possíveis com uma conta do Google.
Tarifas do G Suite para organizações sem fins lucrativos
No Google para organizações sem fins lucrativos, as organizações que atendem aos requisitos da Seção 501(c)3 podem acessar um dos três níveis do Google Suite.
Cada nível pode ser adquirido em vários pontos de preços; no entanto, quanto maior o preço por usuário, maior o número de recursos incluídos.
Nível 1: G Suite para organizações sem fins lucrativos
- $ 0/usuário/mês. Qualquer pessoa pode acessar o G Suite para organizações sem fins lucrativos gratuitamente; a organização e seus usuários não são cobrados.
- Espaço de armazenamento em nuvem de 30 gigabytes (GB) para usuários ilimitados.
- Também é possível que cada usuário tenha seu endereço de e-mail profissional com o nome de domínio da organização sem fins lucrativos.
- Além dos drives compartilhados, os usuários padrão também têm acesso aos aplicativos do Google, como Agenda, Gmail, Drive e Documentos.
- Por último, mas não menos importante, o Google Meet suporta videoconferência para até 100 pessoas.
Nível 2: G Suite Business para organizações sem fins lucrativos
- US$ 4/usuário/mês. Além de tudo do plano gratuito, o G Suite Business para organizações sem fins lucrativos tem alguns recursos adicionais.
- Os usuários têm espaço de armazenamento ilimitado, cada um com 1 terabyte (TB).
- Todos os arquivos e e-mails podem ser pesquisados em busca de conteúdo.
- Google Vault: um novo aplicativo para armazenar, pesquisar e exportar dados.
- Uma gama maior de opções administrativas e de segurança, incluindo um sistema de relatórios mais abrangente.
- O Google Meet permite videoconferência para até 150 pessoas.
Nível 3: G Suite Enterprise para organizações sem fins lucrativos
- US$ 8/usuário/mês. Além de tudo no G Suite Business para organizações sem fins lucrativos, o G Suite Enterprise para organizações sem fins lucrativos oferece ainda mais recursos.
- Aumente a segurança do e-mail criptografando-o.
- O gerenciamento de usuários, dispositivos e aplicativos é feito pelo Cloud Identity.
- A transmissão ao vivo e a gravação de reuniões estão disponíveis com o Google Meet.
- Através do Google Meet, você pode fazer uma videoconferência com até 250 pessoas.
Como configurar o G Suite para sua organização sem fins lucrativos
1. Faça login no Google para solicitar uma conta do Google para organizações sem fins lucrativos. O processo de configuração começa assim que a aprovação é recebida.
2. Migração:
Os usuários serão obrigados a transferir de suas contas do Google existentes para as novas contas sem fins lucrativos assim que receberem a aprovação do Google para uma conta sem fins lucrativos de sua escolha.
O processo de migração é muito mais simples pelo Google, que também fornece serviços de migração.
Os usuários, por outro lado, podem conectar suas novas contas no Gmail e integrar seus calendários nas novas plataformas por conta própria.
3. Crie e gerencie equipes:
Os usuários podem ser agrupados e receber diferentes níveis de acesso de acordo com suas funções depois de migrarem para o G Suite para organizações sem fins lucrativos.
4. Treinamento:
O treinamento é oferecido através do Centro de aprendizagem do Google Workspace para saber como utilizar o G Suite e os aplicativos que o acompanham, embora o Google e o G Suite sejam bastante simples de usar.
Os usuários podem acessar uma variedade de tutoriais, guias de instruções e opções de suporte para usar o G Suite na seção de aprendizado do centro. Até mesmo uma barra de pesquisa está incluída para sua conveniência no processo de solução de problemas.
O G Suite facilita a vida de uma organização sem fins lucrativos
Mesmo que haja algumas dificuldades em começar a usar o G Suite e se acostumar com seus recursos, é inquestionável que é vantajoso fazer uso da plataforma de ponta.
O G Suite oferece a um número ilimitado de usuários acesso a uma variedade de ferramentas úteis, uma grande quantidade de espaço de armazenamento e até mesmo espaços de trabalho compartilhados para trabalharem juntos.
A melhor parte do G Suite é que ele pode ser acessado por qualquer usuário de praticamente qualquer dispositivo e quase qualquer local, desde que o usuário tenha uma conexão ativa com a Internet.
Por causa disso, o trabalho pode ser feito a qualquer hora, em qualquer local e com praticamente qualquer orçamento. O G Suite vale o investimento em qualquer nível, desde o plano padrão gratuito até o plano empresarial caro no nível superior.
Links Rápidos:
- Como anexar um e-mail ao Gmail
- Como escolher o melhor nome de domínio
- Verificando se seu domínio está no período de resgate
Conclusão: como usar o G Suite do Google como uma organização sem fins lucrativos?
O G Suite do Google é uma ferramenta incrivelmente valiosa para organizações sem fins lucrativos que buscam maneiras de simplificar suas operações e aumentar a produtividade sem gastar muito com soluções ou serviços de software caros.
Por meio de seu conjunto de produtos, como Gmail, Google Drive e Google Calendar, as organizações sem fins lucrativos podem obter acesso a ferramentas poderosas que as ajudarão a manter suas operações funcionando sem problemas enquanto permanecem conectadas com as partes interessadas em todo o mundo.
Com um pouco de conhecimento sobre como essas ferramentas funcionam juntas, qualquer organização sem fins lucrativos pode se beneficiar da utilização dos recursos do G Suite.
