Angajații unei organizații au nevoie de o modalitate de a se conecta și de a colabora, motiv pentru care organizațiile nonprofit au nevoie de software de afaceri.
Cu G Suite de la Google, organizațiile nonprofit au acces la o suită de instrumente care le pot ajuta să își gestioneze organizația, să colaboreze cu membrii echipei și să comunice cu părțile interesate.
Acest articol va explora modul în care organizațiile nonprofit pot profita la maximum de funcțiile G Suite.
În ciuda diferitelor opțiuni care sunt accesibile organizațiilor caritabile, G Suite Google rămâne una dintre cele mai bune și mai utilizate platforme, atât de organizații nonprofit, cât și de întreprinderi (cunoscută și sub numele de Google Workspace).
G Suite de la Google este o colecție de aplicații interconectate care sunt concepute pentru a face operațiunile de zi cu zi rapide, simple și fără probleme, în special pentru organizațiile caritabile.
Dar, tehnologia și configurația ei pot fi deseori nedumeritoare, prin urmare am simplificat procesul pentru a înțelege și explica modul în care o organizație de caritate ar putea folosi G Suite de la Google.
Cuprins
Ce este G Suite?
Într-un sens larg, G Suite poate fi înțeles ca o platformă pentru integrarea proceselor de afaceri.
Vine cu mai multe aplicații preinstalate care pot fi utilizate pentru o gamă largă de scopuri.
Aplicații precum Gmail, care este un serviciu de e-mail, și Google Docs, care este o versiune online în timp real a unor programe precum Microsoft Word, sunt exemple de tipuri de aplicații care sunt incluse aici.
Oamenii își pot crește productivitatea și nivelul de colaborare datorită designului intuitiv și integrării perfecte a acestor aplicații.
Orice fișier, e-mail sau întâlnire care este stocat pe G Suite este protejat de Securitatea cibernetică robustă a Google, care este un avantaj suplimentar al utilizării serviciului.
Caracteristicile G Suite:
1. Organizare:
Utilizatorii au acces la Google Drive, care este o platformă complet online și de partajare care amintește de Microsoft Office atunci când se abonează la G Suite.
Drive oferă clienților săi posibilitatea de a crea, stoca și partaja o varietate de formate de fișiere.
Fișierele de acest fel includ, printre altele, Google Docs (care sunt analoge cu documentele Microsoft Word), Google Sheets (care sunt analoge cu foile de calcul Microsoft Excel), Google Slides (care sunt analoge cu prezentările Microsoft PowerPoint) și multe altele.
Utilizatorii pot colabora la un document, o foaie sau o diapozitivă Google simultan, iar creatorul unui fișier poate acorda diferite grade de acces celor cărora le partajează, inclusiv posibilitatea de a face modificări.
2. Prezentări:
Este simplu să creezi o prezentare care să iasă în evidență atunci când tu utilizați Google Slides.
În diapozitive, există un buton etichetat „Explorare” care oferă funcții suplimentare, cum ar fi idei de formatare, diagrame și analiza datelor.
Diapozitivele pot fi partajate cu ușurință altora prin utilizarea unui link, iar utilizatorii pot edita pe rând diapozitivele altora, după cum este necesar.
Diapozitivele pot fi acum afișate pe ecranul partajat în timpul conferințelor video Google Meet.
3. Conectați-vă oriunde, oricând:
Utilizatorii pot dezvolta, partaja și colabora la proiecte oricând și oriunde aleg cu ajutorul Google Calendar și Google Meet.
G Suite este complet bazat pe web și disponibil pentru utilizatori în orice moment, cu condiția să aibă o conexiune activă la Internet.
Utilizatorii pot să facă întâlniri, să stabilească mementouri și să le partajeze folosind Calendar, ceea ce face mai ușor pentru toată lumea să își mențină sarcina în fiecare zi.
În mod similar, membrii Google Meet pot interacționa în timp real folosind chat-ul video în timp ce vizualizează aceleași documente, foi, diapozitive sau formulare. Această funcționalitate este pusă la dispoziție de Google.
4. E-mail accesibil:
Gmail de la Google poate părea a fi doar un alt serviciu de e-mail standard la prima vedere; totuși, această concepție greșită dezmintă faptul că Gmail oferă o varietate de funcții utile.
Acesta va organiza automat toate e-mailurile noi care ajung într-unul din cele trei foldere: principal (dosarul principal), social (care provine de pe site-urile de social media) și promoții (de la companii care oferă reduceri, actualizări etc.).
Utilizatorul poate apoi să-și modifice feedul adăugând filtre și etichete, care ajută la organizarea e-mailurilor în funcție de expeditor, subiect și alte criterii.
În plus, Gmail vine cu șabloane de e-mail care pot fi folosite pentru a reduce timpul petrecut cu scrierea de e-mailuri, oferind sugestii.
5. Chestionare simplificate:
Orice utilizator poate construi rapid și ușor un chestionar cu ajutorul Google Forms.
După aceea, formularul poate fi distribuit oricui, inclusiv potențialilor voluntari, donatorilor și chiar lucrătorilor, și poate fi plasat oriunde.
Pentru a aranja, examina și utiliza datele colectate din formulare, formularele pot fi exportate în Foi de calcul Google.
6. Incorporare și formare:
Chiar dacă noii angajați sunt localizați în fusuri orare diferite, este posibil să desfășurați instruirea mai eficient cu G Suite.
Formarea este esențială pentru orice firmă. Utilizatorii pot produce orice număr de instrumente de învățare, documente sau fișiere.
De asemenea, se poate decide să utilizeze Google Sites pentru a stabili un site web care este utilizat special pentru instruire.
O altă opțiune este să utilizați Google Meet pentru a desfășura sesiuni de antrenament live cu utilizatori noi, care pot fi adăugați la G Suite într-o perioadă scurtă de timp prin crearea unui cont Google.
7. Depozitare:
Cantitatea de spațiu de stocare disponibilă fiecărui utilizator în G Suite poate ajunge până la un terabyte, în funcție de versiune.
Când acest lucru este combinat cu documente și drive-uri partajate, o organizație de caritate nu trebuie să-și facă griji cu privire la posibilitatea de a pierde date sau documente, chiar dacă lucrătorii sau voluntarii pleacă sau sunt înlocuiți.
Spațiul de stocare este abundent și totul are potențialul de a fi accesat sau partajat de mai mulți utilizatori.
8. Campanii de marketing:
Deși G Suite nu include o aplicație special concepută pentru marketing, o organizație de caritate poate folosi în continuare numeroasele instrumente care sunt incluse în G Suite pentru a dezvolta și a desfășura inițiative de marketing.
PC: PIXABAY
Utilizatorii pot genera idei pentru campanii de marketing și le pot prezenta folosind Google Slides și, respectiv, Meet.
De asemenea, pot obține informații despre inițiative de marketing prin utilizarea chestionarelor Google Forms sau pot transmite povestea organizației lor prin videoclipuri pe YouTube, care pot fi ușor accesibile și configurate cu un cont Google.
Ambele opțiuni sunt posibile cu un cont Google.
Tarife G Suite pentru organizații nonprofit
În cadrul Google pentru organizații nonprofit, organizațiile care îndeplinesc cerințele secțiunii 501(c)3 pot accesa unul dintre cele trei niveluri ale Suitei Google.
Fiecare nivel poate fi achiziționat la o varietate de puncte de preț; cu toate acestea, cu cât prețul pe utilizator este mai mare, cu atât este mai mare numărul de funcții incluse.
Nivelul 1: G Suite pentru organizații nonprofit
- 0 USD/utilizator/lună. Oricine poate accesa gratuit G Suite pentru organizații nonprofit; organizația și utilizatorii săi nu sunt taxați.
- Spațiu de stocare în cloud de 30 de gigaocteți (GB) pentru utilizatori nelimitați.
- De asemenea, este posibil ca fiecare utilizator să aibă adresa sa de e-mail profesională cu numele de domeniu al organizației nonprofit.
- Pe lângă drive-urile partajate, utilizatorii standard au acces și la aplicațiile Google, cum ar fi Calendar, Gmail, Drive și Docs.
- Nu în ultimul rând, Google Meet acceptă conferințe video pentru până la 100 de persoane.
Nivelul 2: G Suite Business pentru organizații nonprofit
- 4 USD/utilizator/lună. Pe lângă toate, de la planul gratuit, G Suite Business pentru organizații nonprofit are câteva funcții suplimentare.
- Utilizatorii au spațiu de stocare nelimitat, fiecare cu 1 terabyte (TB).
- Toate fișierele și e-mailurile pot fi căutate pentru conținut.
- Google Vault: o nouă aplicație pentru stocarea, căutarea și exportul de date.
- O gamă mai largă de opțiuni administrative și de securitate, inclusiv un sistem de raportare mai cuprinzător.
- Google Meet permite conferințe video pentru până la 150 de persoane.
Nivelul 3: G Suite Enterprise pentru organizații nonprofit
- 8 USD/utilizator/lună. Pe lângă tot ce se află în G Suite Business pentru organizații nonprofit, G Suite Enterprise pentru organizații nonprofit oferă și mai multe funcții.
- Îmbunătățiți securitatea e-mailului prin criptarea acestuia.
- Gestionarea utilizatorilor, dispozitivelor și aplicațiilor este gestionată de Cloud Identity.
- Streamingul live și înregistrarea întâlnirilor sunt disponibile cu Google Meet.
- Prin Google Meet, puteți conferi videoconferințe cu până la 250 de persoane.
Cum să configurați G Suite pentru organizația dvs. nonprofit
1. Conectați-vă la Google pentru a solicita un cont Google pentru organizații nonprofit. Procesul de configurare începe odată cu primirea aprobării.
2. Migrație:
Utilizatorilor li se va cere să transfere din conturile lor Google existente în noile conturi nonprofit după ce au primit aprobarea de la Google pentru un cont nonprofit ales de ei.
Procesul de migrare este simplificat mult de Google, care oferă și servicii de migrare.
Utilizatorii, pe de altă parte, își pot conecta noile conturi pe Gmail și își pot integra calendarele în noile platforme pe cont propriu.
3. Creați și gestionați echipe:
Utilizatorii pot fi grupați și li se pot acorda diferite niveluri de acces în funcție de rolurile lor, după ce au migrat cu succes la G Suite pentru organizații nonprofit.
4. Instruire:
Instruirea este oferită prin intermediul Centrul de învățare Google Workspace pentru cum să utilizați G Suite și aplicațiile care vin cu acesta, chiar dacă atât Google, cât și G Suite sunt destul de simplu de utilizat.
Utilizatorii pot accesa o varietate de tutoriale, ghiduri de utilizare și opțiuni de asistență pentru utilizarea G Suite în secțiunea de învățare a centrului. Chiar și o bară de căutare este inclusă pentru confortul dvs. în procesul de depanare.
G Suite ușurează viața unei organizații nonprofit
Chiar dacă pot exista unele dificultăți în a începe cu G Suite și a fi obișnuit cu caracteristicile sale, este fără îndoială benefic să folosiți platforma de ultimă oră.
G Suite oferă unui număr nelimitat de utilizatori acces la o varietate de instrumente utile, o cantitate mare de spațiu de stocare și chiar spații de lucru partajate pentru a lucra împreună.
Cea mai bună parte a G Suite este că poate fi accesat de orice utilizator de pe aproape orice dispozitiv și aproape orice locație, cu condiția ca utilizatorul să aibă o conexiune activă la Internet.
Din acest motiv, munca poate fi efectuată în orice moment, în orice locație și cu aproape orice buget. G Suite merită investiția la orice nivel, de la planul standard gratuit până la planul costisitor de întreprindere de la nivelul superior.
Link-uri rapide:
- Cum să atașați un e-mail la Gmail
- Cum să alegi cel mai bun nume de domeniu
- Verificați dacă domeniul dvs. se află în perioada de răscumpărare
Concluzie: Cum să utilizați G Suite-ul Google ca organizație nonprofit?
G Suite de la Google este un instrument incredibil de valoros pentru organizațiile nonprofit care caută modalități de a-și eficientiza operațiunile și de a crește productivitatea fără a pierde banii pentru soluții sau servicii software costisitoare.
Prin suita sa de produse precum Gmail, Google Drive și Google Calendar, organizațiile nonprofit pot obține acces la instrumente puternice care le vor ajuta să-și mențină operațiunile fără probleme, rămânând în continuare conectate cu părțile interesate din întreaga lume.
Cu un pic de cunoștințe despre modul în care aceste instrumente funcționează împreună, orice organizație nonprofit poate beneficia de pe urma utilizării funcțiilor G Suite!
