Сотрудникам организации нужен способ подключения и совместной работы, поэтому некоммерческим организациям требуется программное обеспечение для бизнеса.
С G Suite от Google некоммерческие организации получают доступ к набору инструментов, которые могут помочь им управлять своей организацией, сотрудничать с членами команды и общаться с заинтересованными сторонами.
В этой статье рассказывается, как некоммерческие организации могут максимально эффективно использовать функции G Suite.
Несмотря на различные варианты, доступные для благотворительных организаций, G Suite от Google остается одной из лучших и наиболее широко используемых платформ как некоммерческими организациями, так и предприятиями (также известной как Google Workspace).
G Suite от Google — это набор взаимосвязанных приложений, предназначенных для быстрого, простого и беспроблемного выполнения повседневных операций, особенно для благотворительных организаций.
Но технология и ее настройка часто могут вызывать недоумение, поэтому мы упростили процесс, чтобы понять и объяснить, как благотворительная организация может использовать G Suite от Google.
Содержание
Что такое G Suite?
В широком смысле G Suite можно понимать как платформу для интеграции бизнес-процессов.
Он поставляется с несколькими предустановленными приложениями, которые можно использовать для самых разных целей.
Такие приложения, как Gmail, который почтовый сервиси Google Docs, онлайн-версия таких программ, как Microsoft Word, в режиме реального времени, являются примерами типов приложений, включенных сюда.
Люди могут повысить свою производительность и уровень совместной работы благодаря интуитивно понятному дизайну и бесшовной интеграции этих приложений.
Любой файл, сообщение электронной почты или встреча, хранящиеся в G Suite, защищены Надежная кибербезопасность Google, что является дополнительным преимуществом использования сервиса.
Возможности G Suite:
1. Организация:
У пользователей есть доступ к Google Диску, который является полностью онлайн-платформой и платформой для обмена, напоминающей Microsoft Office, когда они подписываются на G Suite.
Диск дает своим клиентам возможность создавать, хранить и обмениваться файлами различных форматов.
Файлы такого типа включают, помимо прочего, Google Docs (аналог документов Microsoft Word), Google Sheets (аналог электронных таблиц Microsoft Excel), Google Slides (аналог презентаций Microsoft PowerPoint) и многие другие.
Пользователи могут одновременно работать над Документом, Таблицей или Слайдом Google, а создатель файла может предоставлять различные уровни доступа другим пользователям, с которыми он им делится, включая возможность вносить изменения.
2. Презентации:
Легко создать презентацию, которая будет выделяться, когда вы использовать гугл слайды.
Внутри слайдов есть кнопка «Исследовать», которая предоставляет дополнительные функции, такие как идеи форматирования, диаграммы и анализ данных.
Слайдами можно легко поделиться с другими, используя ссылку, и пользователи могут по очереди редактировать слайды друг друга по мере необходимости.
Слайды теперь можно отображать на общем экране во время видеоконференций Google Meet.
3. Подключайтесь всегда и везде:
Пользователи могут разрабатывать, делиться и совместно работать над проектами в любое время и в любом месте с помощью Календаря Google и Google Meet.
G Suite полностью основан на веб-интерфейсе и доступен пользователям в любое время при наличии активного подключения к Интернету.
Пользователи могут назначать встречи, устанавливать напоминания и делиться ими с помощью Календаря, что облегчает выполнение задач каждый день.
Точно так же участники Google Meet могут взаимодействовать в режиме реального времени с помощью видеочата, просматривая одни и те же документы, листы, слайды или формы. Эта функция предоставляется Google.
4. Доступная электронная почта:
На первый взгляд Gmail от Google может показаться просто еще одним стандартным почтовым сервисом; однако это заблуждение противоречит тому факту, что Gmail предоставляет множество полезных функций.
Он автоматически упорядочивает все новые электронные письма, поступающие в одну из трех папок: основную (основная папка), социальную (с веб-сайтов социальных сетей) и рекламные акции (от компаний, предлагающих скидки, обновления и т. д.).
Затем пользователь может изменить свою ленту, добавив фильтры и метки, которые помогают организовать электронные письма в соответствии с отправителем, темой и другими критериями.
Кроме того, Gmail поставляется с шаблонами электронной почты, которые можно использовать для сокращения времени, затрачиваемого на написание электронных писем, путем предоставления предложений.
5. Упрощенные анкеты:
Любой пользователь может быстро и легко создать анкету с помощью Google Forms.
После этого форму можно раздать кому угодно, в том числе потенциальным волонтерам, донорам и даже работникам, и разместить ее где угодно.
Чтобы упорядочить, изучить и использовать данные, собранные из форм, формы можно экспортировать в Google Таблицы.
6. Адаптация и обучение:
Даже если новые сотрудники находятся в разных часовых поясах, с G Suite можно проводить обучение более эффективно.
Обучение необходимо для любой фирмы. Пользователи могут создавать любое количество обучающих инструментов, документов или файлов.
Можно также решить использовать Сайты Google для создания веб-сайта, который используется специально для обучения.
Другой вариант — использовать Google Meet для проведения онлайн-тренировок с новыми пользователями, которых можно быстро добавить в G Suite, создав учетную запись Google.
7. Место хранения:
Объем дискового пространства, доступного каждому пользователю в G Suite, может достигать одного терабайта, в зависимости от версии.
Когда это сочетается с общими документами и дисками, благотворительной организации не нужно беспокоиться о возможности потери данных или документов, даже если работники или волонтеры уйдут или будут заменены.
Места для хранения достаточно, и все может быть доступно или совместно использовано несколькими пользователями.
8. Маркетинговые кампании:
Хотя в G Suite нет приложения, специально разработанного для маркетинга, благотворительная организация по-прежнему может использовать множество инструментов, включенных в G Suite, для разработки и реализации маркетинговых инициатив.
ПК: ПИКСАБЭЙ
Пользователи могут генерировать идеи для маркетинговых кампаний и представлять их с помощью Google Slides и Meet соответственно.
Они также могут получить информацию о маркетинговые инициативы используя анкеты Google Forms, или они могут рассказать историю своей организации с помощью видеороликов на YouTube, которые могут быть легко доступны и настроены с помощью учетной записи Google.
Оба эти варианта возможны с учетной записью Google.
Тарифы на G Suite для некоммерческих организаций
В рамках Google для некоммерческих организаций организации, соответствующие требованиям Раздела 501(c)3, могут получить доступ к одному из трех уровней Google Suite.
Каждый уровень можно приобрести по разным ценам; однако чем выше цена за пользователя, тем больше включенных функций.
Уровень 1: G Suite для некоммерческих организаций
- $0/пользователь/месяц. Любой может получить доступ к G Suite for Nonprofits бесплатно; организация и ее пользователи не взимают плату.
- Облачное хранилище объемом 30 гигабайт (ГБ) для неограниченного количества пользователей.
- Также каждый пользователь может иметь свой профессиональный адрес электронной почты с доменным именем некоммерческой организации.
- Помимо общих дисков, обычные пользователи также имеют доступ к приложениям Google, таким как Календарь, Gmail, Диск и Документы.
- И последнее, но не менее важное: Google Meet поддерживает видеоконференции до 100 человек.
Уровень 2: G Suite Business для некоммерческих организаций
- 4 доллара за пользователя в месяц. В дополнение ко всему, что есть в бесплатном плане, в G Suite Business for Nonprofits есть несколько дополнительных функций.
- У пользователей есть неограниченное пространство для хранения, каждый с 1 терабайтом (ТБ).
- Все файлы и электронные письма можно искать по содержанию.
- Google Vault: новое приложение для хранения, поиска и экспорта данных.
- Расширенный набор возможностей администрирования и безопасности, включая более полную систему отчетности.
- Google Meet позволяет проводить видеоконференции с участием до 150 человек.
Уровень 3: G Suite Enterprise для некоммерческих организаций
- $8/пользователь/месяц. В дополнение ко всему в G Suite Business для некоммерческих организаций, G Suite Enterprise для некоммерческих организаций предлагает еще больше возможностей.
- Повысьте безопасность электронной почты, зашифровав ее.
- Управление пользователями, устройствами и приложениями осуществляется Cloud Identity.
- Прямая трансляция и запись встреч доступны с Google Meet.
- Через Google Meet вы можете проводить видеоконференции с участием до 250 человек.
Как настроить G Suite для вашей некоммерческой организации
1. Войдите в Google, чтобы запросить учетную запись Google для некоммерческих организаций. Процесс настройки начинается после получения одобрения.
2. Миграция:
Пользователи должны будут перейти со своих существующих учетных записей Google на новые некоммерческие учетные записи после того, как они получат одобрение Google для некоммерческой учетной записи по своему выбору.
Google значительно упрощает процесс миграции, который также предоставляет услуги по миграции.
С другой стороны, пользователи могут подключать свои новые учетные записи к Gmail и самостоятельно интегрировать свои календари в новые платформы.
3. Создание и управление командами:
После успешного перехода на G Suite для некоммерческих организаций пользователей можно сгруппировать и предоставить им разные уровни доступа в соответствии с их ролями.
4. Обучение:
Обучение проводится через Центр обучения Google Workspace о том, как использовать G Suite и прилагаемые к нему приложения, хотя и Google, и G Suite довольно просты в использовании.
Пользователи могут получить доступ к различным учебным пособиям, практическим руководствам и вариантам поддержки по использованию G Suite в разделе обучения центра. Даже панель поиска включена для вашего удобства в процессе устранения неполадок.
G Suite упрощает жизнь некоммерческой организации
Даже если могут возникнуть некоторые трудности с началом работы с G Suite и привыканием к его функциям, безусловно, полезно использовать передовую платформу.
G Suite предоставляет неограниченному количеству пользователей доступ к множеству полезных инструментов, большому объему дискового пространства и даже общим рабочим пространствам для совместной работы.
Самое приятное в G Suite то, что к нему может получить доступ любой пользователь практически с любого устройства и практически из любого места, при условии, что у пользователя есть активное подключение к Интернету.
Благодаря этому работу можно выполнять в любое время, в любом месте и практически с любым бюджетом. G Suite стоит вложений на любом уровне, от бесплатного стандартного плана до дорогого корпоративного плана высшего уровня.
Быстрые ссылки:
- Как прикрепить письмо к Gmail
- Как выбрать лучшее доменное имя
- Проверка того, находится ли ваш домен в периоде выкупа
Вывод: как использовать Google G Suite в качестве некоммерческой организации?
G Suite от Google — невероятно ценный инструмент для некоммерческих организаций, которые ищут способы оптимизировать свою деятельность и повысить производительность, не разоряясь на дорогостоящие программные решения или услуги.
Благодаря набору продуктов, таких как Gmail, Google Диск и Google Календарь, некоммерческие организации могут получить доступ к мощным инструментам, которые помогут им обеспечить бесперебойную работу своих операций, сохраняя при этом связь с заинтересованными сторонами по всему миру.
Имея небольшое представление о том, как эти инструменты работают вместе, любая некоммерческая организация может извлечь выгоду из использования функций G Suite!
