Запослени у организацији требају начин да се повежу и сарађују, због чега је непрофитним организацијама потребан пословни софтвер.
Уз Гоогле-ов Г Суите, непрофитне организације имају приступ пакету алата који им могу помоћи да управљају својом организацијом, сарађују са члановима тима и комуницирају са заинтересованим странама.
Овај чланак ће истражити како непрофитне организације могу на најбољи начин да искористе функције Г Суите-а.
Упркос различитим опцијама које су доступне добротворним организацијама, Гоогле-ов Г Суите остаје једна од најбољих и најчешће коришћених платформи, како од стране непрофитних организација тако и од предузећа (позната и као Гоогле Воркспаце).
Г Суите би Гоогле је колекција међусобно повезаних апликација које су дизајниране да свакодневне операције буду брзе, једноставне и без проблема, посебно за добротворне организације.
Али, технологија и њено подешавање често могу бити збуњујуће, па смо поједноставили процес да бисмо схватили и објаснили како добротворна организација може да користи Гоогле-ов Г Суите.
Преглед садржаја
Шта је Г Суите?
У ширем смислу, Г Суите се може схватити као платформа за интеграцију пословних процеса.
Долази са неколико унапред инсталираних апликација које се могу користити за широк спектар намена.
Апликације као што је Гмаил, који је услуга е-поште, и Гоогле документи, који су онлајн верзија програма у реалном времену као што је Мицрософт Ворд, су примери типова апликација које су овде укључене.
Људи могу повећати своју продуктивност и ниво сарадње захваљујући интуитивном дизајну и беспрекорној интеграцији ових апликација.
Свака датотека, имејл или обавеза који се чувају у Г Суите-у су заштићени Гоогле-ова снажна сајбер безбедност, што је додатна погодност коришћења услуге.
Карактеристике Г Суите-а:
1. Организација:
Корисници имају приступ Гоогле диску, који је потпуно онлајн платформа за дељење која подсећа на Мицрософт Оффице када се претплате на Г Суите.
Дриве својим клијентима пружа могућност да креирају, чувају и деле различите формате датотека.
Датотеке ове врсте укључују, између осталог, Гоогле документе (који су аналогни Мицрософт Ворд документима), Гоогле табеле (који су аналогни Мицрософт Екцел табелама), Гоогле слајдове (који су аналогни Мицрософт ПоверПоинт презентацијама) и многе друге.
Корисници могу истовремено да сарађују на Гоогле документу, табели или слајду, а креатор датотеке може да одобри различите степене приступа другима са којима је деле, укључујући могућност уношења измена.
2. Презентације:
Једноставно је направити презентацију која се истиче када сте користите Гоогле слајдове.
Унутар слајдова налази се дугме са ознаком „Истражи“ које пружа додатне функције као што су идеје за форматирање, графикони и анализа података.
Слајдови се могу лако делити са другима коришћењем везе, а корисници могу наизменично да уређују слајдове једни другима по потреби.
Слајдови сада могу да се приказују на дељеном екрану током Гоогле Меет видео конференција.
3. Повежите се било где, кад год:
Корисници могу да развијају, деле и сарађују на пројектима кад год и где год желе уз помоћ Гоогле календара и Гоогле Меет-а.
Г Суите је у потпуности заснован на вебу и доступан је корисницима у било ком тренутку, под условом да имају активну интернет везу.
Корисници могу да заказују састанке, постављају подсетнике и деле их помоћу Календара, што свима олакшава сваки дан да обављају задатак.
Слично томе, чланови Гоогле Меет-а могу да комуницирају у реалном времену користећи видео ћаскање док гледају исте документе, табеле, слајдове или обрасце. Ову функцију је омогућио Гоогле.
4. Доступна е-пошта:
Гмаил од Гоогле-а на први поглед може изгледати као само још једна стандардна услуга е-поште; међутим, ово погрешно схватање оспорава чињеницу да Гмаил пружа низ корисних функција.
Аутоматски ће организовати све нове поруке е-поште које стигну у једну од три фасцикле: примарни (главни фолдер), друштвени (који потичу са веб локација друштвених медија) и промоције (од компанија које нуде попусте, ажурирања итд.).
Корисник тада може да измени свој фид додавањем филтера и ознака, који помажу у организацији е-порука према пошиљаоцу, теми и другим критеријумима.
Поред тога, Гмаил долази са шаблонима е-поште који се могу користити за смањење времена проведеног у писању е-порука пружањем предлога.
5. Поједностављени упитници:
Сваки корисник може брзо и лако да направи упитник уз помоћ Гоогле формулара.
Након тога, образац се може поделити било коме, укључујући потенцијалне волонтере, донаторе, па чак и раднике, и може се поставити било где.
Да бисте уредили, прегледали и користили податке прикупљене из образаца, обрасци могу да се извезу у Гоогле табеле.
6. Укључивање и обука:
Чак и ако се нови запослени налазе у различитим временским зонама, могуће је ефикасније спроводити обуку уз Г Суите.
Обука је неопходна за сваку фирму. Корисници могу произвести било који број алата за учење, докумената или датотека.
Такође можете одлучити да користите Гоогле Ситес за успостављање веб странице која се користи посебно за обуку.
Друга опција је да користите Гоогле Меет за одржавање сесија обуке уживо са новим корисницима, који се могу додати у Г Суите за кратко време отварањем Гоогле налога.
7. Складиштење:
Количина меморијског простора доступног сваком кориснику у Г Суите-у може да се креће до једног терабајта, у зависности од верзије.
Када се ово комбинује са заједничким документима и дисковима, добротворна организација никада не мора да брине о могућности губитка података или докумената, чак и ако радници или волонтери оду или буду замењени.
Простора за складиштење има у изобиљу и све има потенцијал да му приступи или дели више корисника.
8. Маркетиншке кампање:
Иако Г Суите не укључује апликацију која је посебно дизајнирана за маркетинг, добротворна организација и даље може да користи многе алатке које су укључене у Г Суите за развој и спровођење маркетиншких иницијатива.
ПЦ: ПИКСАБАИ
Корисници могу да генеришу идеје за маркетиншке кампање и да их презентују користећи Гоогле слајдове и Меет.
Они такође могу добити податке о маркетиншке иницијативе коришћењем упитника Гоогле Формс, или могу да пренесу причу о својој организацији путем видео снимака на ИоуТубе-у, којима се може лако приступити и подесити помоћу Гоогле налога.
Обе ове опције су могуће помоћу Гоогле налога.
Г Суите цене за непрофитне организације
Према Гоогле-у за непрофитне организације, организације које испуњавају услове из Одељка 501(ц)3 могу да приступе једном од три нивоа Гоогле Суите-а.
Сваки ниво се може купити по различитим ценама; међутим, што је већа цена по кориснику, већи је број функција које су укључене.
Ниво 1: Г Суите за непрофитне организације
- 0 УСД по кориснику месечно. Свако може бесплатно да приступи Г Суите-у за непрофитне организације; организација и њени корисници се не наплаћују.
- Простор за складиштење у облаку од 30 гигабајта (ГБ) за неограничене кориснике.
- Такође је могуће да сваки корисник има своју професионалну адресу е-поште са именом домена непрофитне организације.
- Поред дељених дискова, стандардни корисници такође имају приступ Гоогле апликацијама, као што су Календар, Гмаил, Диск и Документи.
- На крају, али не и најмање важно, Гоогле Меет подржава видео конференције за до 100 људи.
Ниво 2: Г Суите Бусинесс фор Нонпрофитс
- 4 УСД по кориснику месечно. Поред свега из бесплатног плана, Г Суите Бусинесс фор Нонпрофитс има неке додатне функције.
- Корисници имају неограничен простор за складиштење, сваки са 1 терабајт (ТБ).
- Све датотеке и е-поруке се могу претраживати за садржај.
- Гоогле Ваулт: нова апликација за складиштење, претрагу и извоз података.
- Већи спектар административних и безбедносних опција, укључујући свеобухватнији систем извештавања.
- Гоогле Меет омогућава видео конференције за до 150 људи.
Ниво 3: Г Суите Ентерприсе за непрофитне организације
- 8 УСД по кориснику месечно. Поред свега у Г Суите Бусинесс фор Нонпрофитс, Г Суите Ентерприсе фор Нонпрофитс нуди још више функција.
- Повећајте безбедност е-поште тако што ћете је шифровати.
- Управљањем корисницима, уређајима и апликацијама управља Цлоуд Идентити.
- Стримовање уживо и снимање састанака доступни су уз Гоогле Меет.
- Преко Гоогле Меет-а можете видео конференцију са до 250 људи.
Како да подесите Г Суите за своју непрофитну организацију
1. Пријавите се на Гоогле да бисте затражили налог за Гоогле за непрофитне организације. Процес подешавања почиње када се добије одобрење.
2. Миграција:
Од корисника ће се тражити да пређу са својих постојећих Гоогле налога на нове непрофитне налоге када добију одобрење од Гоогле-а за непрофитни налог по свом избору.
Процес миграције знатно је поједноставио Гоогле, који такође пружа услуге миграције.
Корисници, с друге стране, могу да повежу своје нове налоге на Гмаил-у и да сами интегришу своје календаре у нове платформе.
3. Креирајте тимове и управљајте њима:
Корисници се могу груписати и добити различите нивое приступа у складу са њиховим улогама након што успешно пређу на Г Суите за непрофитне организације.
4. Обука:
Обука се нуди кроз Гоогле Воркспаце центар за учење како да користите Г Суите и апликације које долазе са њим, иако су и Гоогле и Г Суите прилично једноставни за коришћење.
Корисници могу да приступе разним упутствима, водичима са упутствима и опцијама подршке за коришћење Г Суите-а у одељку за учење центра. Чак је и трака за претрагу укључена за вашу удобност у процесу решавања проблема.
Г Суите олакшава живот непрофитној организацији
Чак и ако можда постоје потешкоће у почетку коришћења Г Суите-а и навикавању на његове карактеристике, несумњиво је корисно користити најсавременију платформу.
Г Суите пружа неограниченом броју корисника приступ разним корисним алаткама, великој количини складишног простора, па чак и заједничким радним просторима за заједнички рад.
Најбољи део Г Суите-а је то што му може приступити било који корисник са практично било ког уређаја и са скоро било које локације, под условом да корисник има активну интернет везу.
Због тога, посао се може обављати у било које време, на било којој локацији и са скоро сваким буџетом. Г Суите је вредан улагања на било ком нивоу, од бесплатног стандардног плана до скупог пословног плана на највишем нивоу.
Линкови:
- Како приложити е-пошту Гмаил-у
- Како одабрати најбоље име домена
- Провера да ли је ваш домен у периоду откупа
Закључак: Како користити Гоогле-ов Г Суите као непрофитну организацију?
Гоогле-ов Г Суите је невероватно драгоцена алатка за непрофитне организације које траже начине да поједноставе своје операције и повећају продуктивност без трошења скупих софтверских решења или услуга.
Кроз свој пакет производа као што су Гмаил, Гоогле диск и Гоогле календар, непрофитне организације могу да добију приступ моћним алаткама које ће им помоћи да своје операције неометано раде, а да и даље остану повезане са заинтересованим странама широм света.
Уз мало знања о томе како ови алати функционишу заједно, свака непрофитна организација може имати користи од коришћења функција Г Суите-а!
