När du är online är det enkelt för dig att hantera ditt e-postkonto, ta hand om alla e-postmeddelanden och svara på dina kunder och kunder som frågar om dina produkter eller tjänster.
Men problemet uppstår när du inte är där för att svara på mejlen.
I sådana fall missar vi ofta de goda affärsmöjligheterna och förlorade våra värdefulla kunder genom att inte svara på deras mejl i tid. Det är där out of the office of Outlook kommer in.
Smakämnen inte på kontoret in outlook är en mycket användbar funktion för proffs som är involverade i något fältarbete eller som måste vara ute på kontoret eller av personliga skäl.
Du kan förstå användningen av Out of office genom att föreställa dig följande situation.
Du är borta från kontoret i några dagar och kan inte svara på e-postmeddelanden från dina kunder, kunder och kollegor, du är hjälplös, kan inte komma online men du vill fortfarande delta i alla dina e-postmeddelanden och vill inte att göra människor i din omgivning besvikna.
Vad ska man göra då??
I en sådan situation är det bästa sättet att fortsätta med ditt arbete genom att skicka ut automatiska e-postmeddelanden till dem som informerar dem om att du inte är där och även informera dem om att du inte kommer att vara där under den specifika tiden.
Du kan göra allt detta med hjälp av office-funktionen i Outlook.
Du kanske undrar om du behöver ett betalt verktyg för att skapa automatiska e-postmeddelanden eller att ställa in dem är en stor uppgift.
Men tro mig, det är lätt som mage. Om du aldrig har gått igenom terminen inte på kontoret, inga problem!
Vi går igenom dig hur man ställer in out of office i outlook 2010 i guiden nedan.
Jag säger inte till dig att det är en process med ett klick. Det tar tid men stegen är lätta att följa.
Eller åtminstone, du tycker att det är enkelt från och med nu när du går igenom hela guiden.
Låt oss kolla in hur man använder dem utanför kontorets assistenter i outlook steg för steg.
Så här ställer du in Out of Office i Outlook 2010:
De steg och skärmdumpar vi har visat är för outlook 2010 men metoden är identisk för 2013 och högre versioner av outlook.
Smakämnen inte på kontoret Utsiktsfunktionen är väldigt praktisk i många situationer och kan spara mycket av ditt arbete genom att informera alla dina kunder och kunder individuellt om din frånvaro.
Out-of-off-funktionen i outlook låter dig skicka meddelanden om frånvaro med POP3, IMAP.
Så låt oss gå på djupet med guiden och lära oss att använda den här fantastiska funktionen i Outlook.
Det första steget för att ställa in "inte på kontoret" är att öppna Outlook på din dator.
I filmenyn, gå till info och välj Automatiska svar (Out of Office) på botten av fönstret.
Hela detta steg kan du förstå genom att titta på skärmdumpen nedan.
När du klickar på Automatiska svar, du kommer att dyka upp följande fönster.
Som standard är alternativet Skicka inte automatiska svar är vald. Det är anledningen till att alla alternativ är inaktiverade.
För att aktivera alla dessa alternativ måste du välja Skicka automatiska svar alternativ.
Så fort du väljer det här alternativet kommer du att se alla alternativ i fönstret aktiveras.
När du väljer Skicka automatiska svar option, ett underalternativ Skickar endast under detta tidsintervall kommer också att aktiveras.
Markera det här alternativet för att ställa in tidslängden för att skicka automatiska e-postmeddelanden. Se skärmdumpen nedan för att förstå alternativen bättre.
I steget ovan kan du tydligt se tvåtidsfält.
De första fältnamnen Starttid där du måste skriva startpunkten för den tidslängd du vill skicka de automatiska e-postmeddelandena från och det andra fältet är Sluttid.
I det här fältet måste du skriva sluttiden för varaktigheten för att skicka automatiska e-postmeddelanden. När du är klar med tidsinställningen är det dags att gå vidare och skriva e-postmeddelandet.
Du kan skapa två separata e-postmeddelanden för personer inom din organisation och för utomstående.
För att skapa ett e-postmeddelande för personerna i din organisation, gå helt enkelt ner, skapa e-postmeddelandet och klicka på OK. Du kan till och med lägga till reglerna för att skicka e-post men det är en avancerad del.
Och om du vill skapa separata e-postmeddelanden för utomstående, eller inte vill ställa in automatiska e-postmeddelanden för dem, klicka på Utanför min organisation alternativ, precis bredvid Inuti min organisation alternativ. Kan du inte hitta alternativet?? Titta bara på skärmdumpen nedan.
Om du vill skicka det automatiska e-postmeddelandet till personer utanför din organisation, markera alternativet Autosvar till personer utanför min organisation och skriv önskat e-postmeddelande nedan medan du boxar, som skärmdumpen ovan.
Annars, avmarkera det här alternativet och spara inställningarna genom att klicka Ok. Ditt komponerade meddelande kommer att skickas till den varaktighet du har angett under tidsperioden ovan.
Lätt va??
Vi har alla utsikter i våra datorer, men på grund av bristen på kunskap, använder vi det inte fullt ut och förblir orörda från några fantastiska funktioner i det. Att skicka automatiska e-postmeddelanden när de är offline är en sådan förbisedd funktion som människor inte använder fullt ut och inte utnyttjar den som den borde vara.
Faktum är att hela utsikten är sådan förbisedd programvara. Om du går ut och frågar folk vad som är outlook, kommer de inte att kunna berätta vad som är syftet med outlook och vad outlook exakt är.
Hur som helst, det här handlar om hska sätta upp utanför kontoret i outlook 2010.
Jag hoppas att guiden hjälpte dig att lösa alla dina frågor om att ställa in utsikter utanför kontoret.
Du kan använda den här funktionen klokt och kan rädda många av dina kunder och klienter från att bli föraktade.
Att få automatiska e-postmeddelanden kommer att framställa dig som intelligent och ansvarsfull inför din klients ögon. Så med den noten avslutar jag handledningen.
För eventuella tvivel eller frågor kan du lämna din kommentar nedan.
Och om du tycker att guiden är värd att dela med dig, var snäll och hjälp människor att använda denna extraordinära egenskap av utsikter!
Snabblänkar -
