En organisations anställda behöver ett sätt att ansluta och samarbeta, vilket är anledningen till att ideella organisationer kräver affärsprogramvara.
Med Googles G Suite har ideella organisationer tillgång till en uppsättning verktyg som kan hjälpa dem att hantera sin organisation, samarbeta med teammedlemmar och kommunicera med intressenter.
Den här artikeln kommer att utforska hur ideella organisationer kan få ut det mesta av funktionerna i G Suite.
Trots de olika alternativen som är tillgängliga för välgörenhetsorganisationer är Googles G Suite fortfarande en av de bästa och mest använda plattformarna, både av ideella organisationer och företag (även känd som Google Workspace).
G Suite från Google är en samling sammankopplade applikationer som är utformade för att göra den dagliga verksamheten snabb, enkel och problemfri, särskilt för välgörenhetsorganisationer.
Men tekniken och dess inställningar kan ofta vara förbryllande, därför förenklade vi processen för att förstå och förklara hur en välgörenhetsorganisation kan använda Googles G Suite.
Innehållsförteckning
Vad är G Suite?
I vid bemärkelse kan G Suite förstås som en plattform för integration av affärsprocesser.
Den levereras med flera förinstallerade applikationer som kan användas för en mängd olika ändamål.
Appar som Gmail, som är en e-posttjänst, och Google Docs, som är en onlineversion i realtid av program som Microsoft Word, är exempel på de typer av applikationer som ingår här.
Människor kan öka sin produktivitet och samarbetsnivå tack vare den intuitiva designen och sömlösa integrationen av dessa appar.
Alla filer, e-postmeddelanden eller möten som lagras på G Suite skyddas av Googles robusta cybersäkerhet, vilket är en extra fördel med att använda tjänsten.
Funktioner i G Suite:
1. Organisation:
Användare har tillgång till Google Drive, som är en helt online- och delningsplattform som påminner om Microsoft Office när de prenumererar på G Suite.
Drive ger sina kunder möjlighet att skapa, lagra och dela en mängd olika filformat.
Filer av detta slag inkluderar bland annat Google Docs (som är analogt med Microsoft Word-dokument), Google Sheets (som är analogt med Microsoft Excel-kalkylblad), Google Slides (som är analogt med Microsoft PowerPoint-presentationer) och många fler.
Användare kan samarbeta på ett Google-dokument, ett kalkylark eller en bild samtidigt, och skaparen av en fil kan ge olika grader av åtkomst till andra som de delar den med, inklusive möjligheten att göra redigeringar.
2. Presentationer:
Det är enkelt att skapa en presentation som sticker ut när du använd Google Presentationer.
Inom bilderna finns en knapp märkt "Utforska" som ger ytterligare funktioner som formateringsidéer, diagram och dataanalys.
Bilder kan enkelt delas med andra genom att använda en länk, och användare kan turas om att redigera varandras bilder efter behov.
Presentationer kan nu visas på den delade skärmen under Google Meet-videokonferenser.
3. Anslut var, närhelst:
Användare kan utveckla, dela och samarbeta i projekt när och var de än väljer med hjälp av Google Kalender och Google Meet.
G Suite är helt webbaserat och tillgängligt för användare när som helst, förutsatt att de har en aktiv internetanslutning.
Användare kan boka möten, ställa in påminnelser och dela dem med hjälp av Kalender, vilket gör det lättare för alla att hålla på med uppgiften varje dag.
På samma sätt kan medlemmar i Google Meet interagera i realtid med videochatt medan de tittar på samma dokument, ark, bilder eller formulär. Denna funktion görs tillgänglig av Google.
4. Tillgänglig e-post:
Gmail från Google kan tyckas vara ytterligare en vanlig e-posttjänst vid första anblicken; Men denna missuppfattning motsäger det faktum att Gmail tillhandahåller en mängd användbara funktioner.
Den kommer automatiskt att organisera alla nya e-postmeddelanden som kommer in i en av tre mappar: primär (huvudmappen), social (som kommer från webbplatser för sociala medier) och kampanjer (från företag som erbjuder rabatter, uppdateringar etc.).
Användaren kan sedan ändra sitt flöde genom att lägga till filter och etiketter, som hjälper till att organisera e-postmeddelanden enligt avsändaren, ämnet och andra kriterier.
Dessutom kommer Gmail med e-postmallar som kan användas för att minska mängden tid som ägnas åt att skriva e-postmeddelanden genom att ge förslag.
5. Strömlinjeformade frågeformulär:
Alla användare kan snabbt och enkelt bygga ett frågeformulär med hjälp av Google Forms.
Efter det kan formuläret distribueras till vem som helst, inklusive potentiella volontärer, givare och till och med arbetare, och det kan placeras var som helst.
För att ordna, undersöka och använda data som samlas in från formulären kan formulären exporteras till Google Sheets.
6. Onboarding och utbildning:
Även om nyanställda finns i olika tidszoner är det möjligt att genomföra utbildningen mer effektivt med G Suite.
Utbildning är viktigt för alla företag. Användare kan skapa valfritt antal inlärningsverktyg, dokument eller filer.
Man kan också välja att använda Google Sites för att skapa en webbplats som används specifikt för utbildning.
Ett annat alternativ är att använda Google Meet för att genomföra liveträningssessioner med nya användare, som kan läggas till i G Suite på kort tid genom att skapa ett Google-konto.
7. Förvaring:
Mängden lagringsutrymme som är tillgängligt för varje användare i G Suite kan gå upp till en terabyte, beroende på version.
När detta kombineras med delade dokument och enheter behöver en välgörenhetsorganisation aldrig oroa sig för möjligheten att förlora data eller dokument, även om arbetare eller volontärer lämnar eller byts ut.
Lagringsutrymmet är rikligt och allt har potential att nås eller delas av flera användare.
8. Marknadsföringskampanjer:
Även om G Suite inte innehåller en app som är speciellt designad för marknadsföring, kan en välgörenhetsorganisation fortfarande använda de många verktyg som ingår i G Suite för att utveckla och genomföra marknadsföringsinitiativ.
PC: PIXABAY
Användare kan generera idéer för marknadsföringskampanjer och presentera dem med hjälp av Google Slides respektive Meet.
De kan också få input om marknadsföringsinitiativ genom att använda frågeformulär från Google Formulär, eller så kan de förmedla historien om sin organisation genom videor på YouTube, som är lättillgängliga och konfigurerade med ett Google-konto.
Båda dessa alternativ är möjliga med ett Google-konto.
G Suite-priser för ideella organisationer
Under Google för ideella organisationer kan organisationer som uppfyller kraven i Section 501(c)3 få tillgång till en av tre nivåer i Google Suite.
Varje nivå kan köpas till en mängd olika prissättningspunkter; dock, ju högre pris per användare, desto fler funktioner som ingår.
Nivå 1: G Suite for Nonprofits
- $0/användare/månad. Vem som helst kan få åtkomst till G Suite for Nonprofits gratis. organisationen och dess användare debiteras inte.
- Molnlagringsutrymme på 30 gigabyte (GB) för obegränsade användare.
- Det är också möjligt för varje användare att ha sin professionella e-postadress med den ideella organisationens domännamn.
- Förutom delade enheter har standardanvändare även tillgång till Google-appar, som Kalender, Gmail, Drive och Dokument.
- Sist men inte minst stöder Google Meet videokonferenser för upp till 100 personer.
Nivå 2: G Suite Business for Nonprofits
- $4/användare/månad. Utöver allt från gratisplanen har G Suite Business for Nonprofits några ytterligare funktioner.
- Användare har obegränsat lagringsutrymme, var och en med 1 terabyte (TB).
- Alla filer och e-postmeddelanden kan sökas efter innehåll.
- Google Vault: en ny app för att lagra, söka och exportera data.
- Ett större utbud av administrativa och säkerhetsalternativ, inklusive ett mer omfattande rapporteringssystem.
- Google Meet tillåter videokonferenser för upp till 150 personer.
Nivå 3: G Suite Enterprise for Nonprofits
- $8/användare/månad. Utöver allt i G Suite Business for Nonprofits erbjuder G Suite Enterprise for Nonprofits ännu fler funktioner.
- Förbättra säkerheten för e-post genom att kryptera den.
- Användar-, enhets- och apphantering hanteras av Cloud Identity.
- Livestreaming och inspelning av möten är tillgängliga med Google Meet.
- Genom Google Meet kan du videokonferensa med upp till 250 personer.
Så här konfigurerar du G Suite för din ideella organisation
1. Logga in på Google för att begära ett konto för Google för ideella organisationer. Installationsprocessen börjar när godkännandet har tagits emot.
2. Migrering:
Användare kommer att behöva överföra från sina befintliga Google-konton till de nya ideella kontona när de har fått godkännande från Google för ett ideellt konto som de väljer.
Migreringsprocessen görs mycket enklare av Google, som också tillhandahåller migreringstjänster.
Användare, å andra sidan, kan koppla sina nya konton på Gmail och integrera sina kalendrar i de nya plattformarna på egen hand.
3. Skapa och hantera team:
Användare kan grupperas och ges olika åtkomstnivåer beroende på deras roller när de väl har migrerat till G Suite för ideella organisationer.
4. Utbildning:
Utbildning erbjuds genom Google Workspace Learning Center för hur man använder G Suite och apparna som följer med, även om både Google och G Suite är ganska enkla att använda.
Användare kan få tillgång till en mängd olika handledningar, instruktionsguider och supportalternativ för att använda G Suite i centrets inlärningssektion. Till och med ett sökfält ingår för din bekvämlighet i felsökningsprocessen.
G Suite gör livet enklare för en ideell organisation
Även om det kan finnas vissa svårigheter med att komma igång med G Suite och att vara van vid dess funktioner, är det utan tvekan fördelaktigt att använda den banbrytande plattformen.
G Suite ger ett obegränsat antal användare tillgång till en mängd användbara verktyg, en stor mängd lagringsutrymme och till och med delade arbetsytor för att arbeta tillsammans.
Det bästa med G Suite är att det kan nås av alla användare från praktiskt taget vilken enhet som helst och nästan vilken plats som helst, förutsatt att användaren har en aktiv internetanslutning.
På grund av detta kan arbete utföras när som helst, var som helst och på nästan vilken budget som helst. G Suite är väl värt investeringen på alla nivåer, från den kostnadsfria standardplanen upp till den dyra företagsplanen i toppskiktet.
Snabblänkar:
- Hur man bifogar ett e-postmeddelande till Gmail
- Hur man väljer det bästa domännamnet
- Kontrollera om din domän är i inlösenperioden
Slutsats: Hur använder man Googles G Suite som en ideell organisation?
Googles G Suite är ett oerhört värdefullt verktyg för ideella organisationer som letar efter sätt att effektivisera sin verksamhet och öka produktiviteten utan att bryta banken för dyra mjukvarulösningar eller tjänster.
Genom sin produktserie som Gmail, Google Drive och Google Kalender kan ideella organisationer få tillgång till kraftfulla verktyg som hjälper dem att hålla sin verksamhet igång smidigt samtidigt som de håller kontakten med intressenter runt om i världen.
Med lite kunskap om hur dessa verktyg fungerar tillsammans kan alla ideella organisationer dra nytta av att använda G Suites funktioner!
