พนักงานขององค์กรต้องการวิธีในการเชื่อมต่อและทำงานร่วมกัน ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรจึงต้องการซอฟต์แวร์ทางธุรกิจ
เมื่อใช้ G Suite ของ Google องค์กรที่ไม่หวังผลกำไรจะสามารถเข้าถึงชุดเครื่องมือที่สามารถช่วยจัดการองค์กร ทำงานร่วมกับสมาชิกในทีม และสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
บทความนี้จะสำรวจว่าองค์กรที่ไม่หวังผลกำไรจะใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ของ G Suite ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร
แม้จะมีตัวเลือกมากมายที่องค์กรการกุศลเข้าถึงได้ แต่ G Suite ของ Google ยังคงเป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดและใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุด ทั้งโดยองค์กรและองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร (หรือที่เรียกว่า Google Workspace)
G Suite โดย Google คือชุดแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อถึงกันซึ่งออกแบบมาเพื่อให้การดำเนินงานในแต่ละวันรวดเร็ว ง่ายดาย และไม่ยุ่งยาก โดยเฉพาะสำหรับองค์กรการกุศล
แต่เทคโนโลยีและการตั้งค่ามักจะทำให้เกิดความสับสน เราจึงทำให้กระบวนการเข้าใจและอธิบายว่าองค์กรการกุศลอาจใช้ประโยชน์จาก G Suite ของ Google ได้อย่างไร
สารบัญ
G Suite คืออะไร
โดยรวมแล้ว G Suite สามารถเข้าใจได้ว่าเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการบูรณาการกระบวนการทางธุรกิจ
มาพร้อมกับแอปพลิเคชันที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าหลายตัวซึ่งสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย
แอปอย่าง Gmail ซึ่งก็คือ บริการอีเมลและ Google Docs ซึ่งเป็นโปรแกรมเวอร์ชันออนไลน์แบบเรียลไทม์ เช่น Microsoft Word เป็นตัวอย่างของแอปพลิเคชันประเภทต่างๆ ที่รวมอยู่ที่นี่
ผู้คนสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและระดับการทำงานร่วมกันได้เนื่องจากการออกแบบที่ใช้งานง่ายและการผสานรวมแอปเหล่านี้ได้อย่างราบรื่น
ไฟล์ อีเมล หรือการนัดหมายที่จัดเก็บไว้ใน G Suite จะได้รับการคุ้มครองโดย การรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่แข็งแกร่งของ Googleซึ่งเป็นข้อดีเพิ่มเติมของการใช้บริการ
คุณสมบัติของ G Suite:
1. องค์กร:
ผู้ใช้สามารถเข้าถึง Google Drive ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์และการแชร์ที่สมบูรณ์ซึ่งชวนให้นึกถึง Microsoft Office เมื่อสมัครใช้งาน G Suite
Drive ช่วยให้ลูกค้าสามารถสร้าง จัดเก็บ และแชร์ไฟล์รูปแบบต่างๆ ได้
ไฟล์ประเภทนี้ได้แก่ Google Docs (ซึ่งคล้ายคลึงกับเอกสาร Microsoft Word), Google ชีต (ซึ่งคล้ายคลึงกับสเปรดชีต Microsoft Excel), Google Slides (ซึ่งคล้ายคลึงกับการนำเสนอ Microsoft PowerPoint) และอีกมากมาย
ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันใน Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์ไปพร้อมๆ กัน และผู้สร้างไฟล์สามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงในระดับต่างๆ แก่ผู้อื่นที่แชร์ไฟล์ด้วย รวมถึงความสามารถในการแก้ไขด้วย
2. การนำเสนอ:
การสร้างงานนำเสนอที่โดดเด่นเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ ใช้ Google สไลด์.
ภายในสไลด์จะมีปุ่มชื่อ "สำรวจ" ซึ่งมีคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การจัดรูปแบบแนวคิด แผนภูมิ และการวิเคราะห์ข้อมูล
สามารถแชร์สไลด์กับผู้อื่นได้อย่างง่ายดายโดยใช้ลิงก์ และผู้ใช้สามารถผลัดกันแก้ไขสไลด์ของกันและกันได้ตามความจำเป็น
ขณะนี้สามารถแสดงสไลด์บนหน้าจอที่แชร์ระหว่างการประชุมทางวิดีโอของ Google Meet ได้แล้ว
3. เชื่อมต่อได้ทุกที่ทุกเวลา:
ผู้ใช้สามารถพัฒนา แชร์ และทำงานร่วมกันในโครงการได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการด้วยความช่วยเหลือของ Google ปฏิทินและ Google Meet
G Suite ทำงานบนเว็บโดยสมบูรณ์และพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ทุกเมื่อหากมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้
ผู้ใช้สามารถทำการนัดหมาย ตั้งการเตือนความจำ และแบ่งปันโดยใช้ปฏิทิน ซึ่งช่วยให้ทุกคนทำงานต่อไปได้ง่ายขึ้นทุกวัน
ในทำนองเดียวกัน สมาชิกของ Google Meet สามารถโต้ตอบแบบเรียลไทม์โดยใช้วิดีโอแชทขณะดูเอกสาร ชีต สไลด์ หรือแบบฟอร์มเดียวกัน ฟังก์ชันนี้ให้บริการโดย Google
4. อีเมลที่เข้าถึงได้:
Gmail จาก Google อาจดูเหมือนเป็นเพียงบริการอีเมลมาตรฐานอื่นเมื่อมองแวบแรก อย่างไรก็ตาม ความเข้าใจผิดนี้ปฏิเสธความจริงที่ว่า Gmail มีคุณลักษณะที่เป็นประโยชน์มากมาย
มันจะจัดระเบียบอีเมลใหม่ทั้งหมดที่มาถึงหนึ่งในสามโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ: หลัก (โฟลเดอร์หลัก) โซเชียล (ที่มาจากเว็บไซต์โซเชียลมีเดีย) และโปรโมชั่น (จากบริษัทที่เสนอส่วนลด การอัปเดต ฯลฯ)
จากนั้นผู้ใช้สามารถแก้ไขฟีดได้โดยการเพิ่มตัวกรองและป้ายกำกับ ซึ่งช่วยในการจัดระเบียบอีเมลตามผู้ส่ง หัวข้อ และเกณฑ์อื่นๆ
นอกจากนี้ Gmail ยังมาพร้อมกับเทมเพลตอีเมลที่สามารถใช้เพื่อลดระยะเวลาในการเขียนอีเมลด้วยการให้คำแนะนำ
5. แบบสอบถามที่มีความคล่องตัว:
ผู้ใช้ทุกคนสามารถสร้างแบบสอบถามได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายด้วยความช่วยเหลือของ Google ฟอร์ม
หลังจากนั้น แบบฟอร์มนี้สามารถแจกจ่ายให้กับใครก็ได้ รวมถึงผู้ที่อาจเป็นอาสาสมัคร ผู้บริจาค และแม้กระทั่งคนงาน และสามารถนำไปวางไว้ที่ใดก็ได้
หากต้องการจัดเรียง ตรวจสอบ และใช้ข้อมูลที่รวบรวมจากแบบฟอร์ม คุณสามารถส่งออกแบบฟอร์มไปยัง Google ชีตได้
6. การเตรียมความพร้อมและการฝึกอบรม:
แม้ว่าพนักงานใหม่จะอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกัน แต่ G Suite ก็จัดการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การฝึกอบรมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกบริษัท ผู้ใช้สามารถสร้างเครื่องมือการเรียนรู้ เอกสาร หรือไฟล์จำนวนเท่าใดก็ได้
ท่านสามารถตัดสินใจใช้ Google Sites เพื่อสร้างเว็บไซต์ที่ใช้สำหรับการฝึกอบรมโดยเฉพาะได้
อีกทางเลือกหนึ่งคือใช้ Google Meet เพื่อจัดเซสชันการฝึกอบรมสดกับผู้ใช้ใหม่ ซึ่งสามารถเพิ่มลงใน G Suite ได้ในระยะเวลาอันสั้นโดยการสร้างบัญชี Google
7 การจัดเก็บ:
พื้นที่เก็บข้อมูลที่ผู้ใช้แต่ละคนใน G Suite สามารถใช้ได้สูงสุด XNUMX เทราไบต์ ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน
เมื่อรวมสิ่งนี้เข้ากับเอกสารและไดรฟ์ที่แชร์ องค์กรการกุศลไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับความเป็นไปได้ที่จะสูญเสียข้อมูลหรือเอกสาร แม้ว่าพนักงานหรืออาสาสมัครจะลาออกหรือถูกแทนที่ก็ตาม
พื้นที่เก็บข้อมูลมีมากมาย และทุกสิ่งมีศักยภาพในการเข้าถึงหรือแชร์โดยผู้ใช้หลายคน
8. แคมเปญการตลาด:
แม้ว่า G Suite จะไม่มีแอปที่ออกแบบมาเพื่อการตลาดโดยเฉพาะ แต่องค์กรการกุศลยังคงใช้เครื่องมือต่างๆ มากมายที่รวมอยู่ใน G Suite เพื่อพัฒนาและดำเนินโครงการริเริ่มทางการตลาดได้
พีซี: PIXABAY
ผู้ใช้สามารถสร้างแนวคิดสำหรับแคมเปญการตลาดและนำเสนอโดยใช้ Google Slides และ Meet ตามลำดับ
พวกเขายังสามารถรับข้อมูลเข้าได้ ความคิดริเริ่มทางการตลาด ผ่านการใช้แบบสอบถามของ Google Forms หรือสามารถถ่ายทอดเรื่องราวขององค์กรผ่านวิดีโอบน YouTube ซึ่งสามารถเข้าถึงได้และตั้งค่าด้วยบัญชี Google
ตัวเลือกทั้งสองนี้สามารถทำได้ด้วยบัญชี Google
อัตรา G Suite สำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไร
ภายใต้ Google เพื่อการกุศล องค์กรที่ตรงตามข้อกำหนดของมาตรา 501(c)3 จะสามารถเข้าถึงหนึ่งในสามระดับของ Google Suite
แต่ละระดับสามารถซื้อได้ที่จุดราคาที่หลากหลาย อย่างไรก็ตาม ยิ่งราคาต่อผู้ใช้สูงเท่าใด คุณลักษณะที่รวมไว้ก็จะยิ่งมีจำนวนมากขึ้นเท่านั้น
ระดับ 1: G Suite for Nonprofits
- $0/ผู้ใช้/เดือน ทุกคนสามารถเข้าถึง G Suite for Nonprofits ได้ฟรี องค์กรและผู้ใช้จะไม่ถูกเรียกเก็บเงิน
- พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ 30 กิกะไบต์ (GB) สำหรับผู้ใช้ไม่จำกัด
- ผู้ใช้แต่ละคนยังสามารถมีที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพพร้อมชื่อโดเมนขององค์กรที่ไม่หวังผลกำไรได้อีกด้วย
- นอกจากไดรฟ์ที่แชร์แล้ว ผู้ใช้มาตรฐานยังสามารถเข้าถึงแอป Google เช่น ปฏิทิน, Gmail, ไดรฟ์ และเอกสาร
- สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด Google Meet รองรับการประชุมทางวิดีโอที่รองรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 100 คน
ระดับ 2: G Suite Business for Nonprofits
- $4/ผู้ใช้/เดือน นอกเหนือจากทุกอย่างจากแผนแบบฟรีแล้ว G Suite Business for Nonprofits ยังมีฟีเจอร์เพิ่มเติมอีกด้วย
- ผู้ใช้มีพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด โดยแต่ละพื้นที่มี 1 เทราไบต์ (TB)
- สามารถค้นหาไฟล์และอีเมลทั้งหมดสำหรับเนื้อหาได้
- Google ห้องนิรภัย: แอปใหม่สำหรับจัดเก็บ ค้นหา และส่งออกข้อมูล
- ตัวเลือกการดูแลระบบและการรักษาความปลอดภัยที่หลากหลายมากขึ้น รวมถึงระบบการรายงานที่ครอบคลุมมากขึ้น
- Google Meet อนุญาตให้มีการประชุมทางวิดีโอที่รองรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 150 คน
ระดับ 3: G Suite Enterprise for Nonprofits
- $8/ผู้ใช้/เดือน นอกเหนือจากทุกสิ่งใน G Suite Business for Nonprofits แล้ว G Suite Enterprise for Nonprofits ยังมีฟีเจอร์เพิ่มเติมอีกด้วย
- เพิ่มความปลอดภัยของอีเมลด้วยการเข้ารหัส
- การจัดการผู้ใช้ อุปกรณ์ และแอปได้รับการจัดการโดย Cloud Identity
- Google Meet สตรีมมิงแบบสดและบันทึกการประชุมได้
- ผ่าน Google Meet คุณสามารถประชุมทางวิดีโอกับผู้คนได้มากถึง 250 คน
วิธีการตั้งค่า G Suite สำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ
1. ลงชื่อเข้าใช้ Google เพื่อขอบัญชี Google เพื่อการกุศล กระบวนการตั้งค่าเริ่มต้นเมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว
2. การย้ายถิ่น:
ผู้ใช้จะต้องโอนจากบัญชี Google ที่มีอยู่ไปยังบัญชีที่ไม่แสวงหากำไรใหม่ เมื่อได้รับการอนุมัติจาก Google สำหรับบัญชีที่ไม่แสวงหากำไรที่พวกเขาเลือก
Google ช่วยให้กระบวนการย้ายข้อมูลง่ายขึ้นมาก ซึ่งให้บริการย้ายข้อมูลด้วย
ในทางกลับกัน ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อบัญชีใหม่ของตนบน Gmail และรวมปฏิทินของตนเข้ากับแพลตฟอร์มใหม่ได้ด้วยตนเอง
3. สร้างและจัดการทีม:
ผู้ใช้จะจัดกลุ่มและให้สิทธิ์เข้าถึงในระดับต่างๆ ตามบทบาทได้เมื่อย้ายข้อมูลไปยัง G Suite for Nonprofits สำเร็จแล้ว
4. การฝึกอบรม:
โดยมีการฝึกอบรมผ่านทาง ศูนย์การเรียนรู้ Google Workspace สำหรับวิธีใช้ G Suite และแอปที่มาพร้อมกับเครื่อง แม้ว่าทั้ง Google และ G Suite จะค่อนข้างใช้งานง่ายก็ตาม
ผู้ใช้สามารถเข้าถึงบทแนะนำ คำแนะนำวิธีการ และตัวเลือกการสนับสนุนต่างๆ สำหรับการใช้ G Suite ในส่วนการเรียนรู้ของศูนย์ แม้แต่แถบค้นหาก็รวมอยู่ด้วยเพื่อความสะดวกของคุณในกระบวนการแก้ไขปัญหา
G Suite ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไร
แม้ว่าการเริ่มต้นใช้งาน G Suite และคุ้นเคยกับฟีเจอร์ต่างๆ ของ G Suite อาจมีปัญหาบ้าง แต่การใช้แพลตฟอร์มที่ล้ำสมัยก็มีประโยชน์อย่างไม่ต้องสงสัย
G Suite ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงเครื่องมือที่มีประโยชน์ได้ไม่จำกัดจำนวน พื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่ และแม้แต่พื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันสำหรับการทำงานร่วมกัน
ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับ G Suite ก็คือผู้ใช้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์แทบทุกชนิดและเกือบทุกสถานที่ โดยมีเงื่อนไขว่าผู้ใช้จะต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้
ด้วยเหตุนี้จึงสามารถทำงานได้ตลอดเวลา ในสถานที่ใดก็ได้ และในเกือบทุกงบประมาณ G Suite คุ้มค่ากับการลงทุนในทุกระดับ ตั้งแต่แผนมาตรฐานฟรีไปจนถึงแผนระดับองค์กรราคาแพงในระดับบนสุด
ลิงค์ด่วน:
- วิธีแนบอีเมลไปที่ Gmail
- วิธีการเลือกชื่อโดเมนที่ดีที่สุด
- ตรวจสอบว่าโดเมนของคุณอยู่ในช่วงไถ่ถอนหรือไม่
สรุป: จะใช้ G Suite ของ Google เป็นองค์กรไม่แสวงหากำไรได้อย่างไร
G Suite ของ Google เป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่าอย่างเหลือเชื่อสำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไรที่กำลังมองหาวิธีปรับปรุงการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่เปลืองงบประมาณด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์หรือบริการราคาแพง
ด้วยชุดผลิตภัณฑ์ต่างๆ เช่น Gmail, Google Drive และ Google Calendar องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรสามารถเข้าถึงเครื่องมืออันทรงพลังที่จะช่วยให้การดำเนินงานของตนดำเนินไปอย่างราบรื่นในขณะที่ยังคงเชื่อมต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วโลก
หากมีความรู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับวิธีที่เครื่องมือเหล่านี้ทำงานร่วมกัน องค์กรไม่แสวงหากำไรใดๆ ก็จะได้รับประโยชน์จากการใช้ฟีเจอร์ของ G Suite!
