Bir kuruluşun çalışanları bağlantı kurmak ve işbirliği yapmak için bir yola ihtiyaç duyar; bu nedenle kar amacı gütmeyen kuruluşlar iş yazılımına ihtiyaç duyar.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, Google'ın G Suite'i sayesinde kuruluşlarını yönetmelerine, ekip üyeleriyle ortak çalışma yapmalarına ve paydaşlarla iletişim kurmalarına yardımcı olabilecek bir araç paketine erişebilir.
Bu makalede, kâr amacı gütmeyen kuruluşların G Suite'in özelliklerinden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceği ele alınacaktır.
Yardım kuruluşlarının erişebildiği çeşitli seçeneklere rağmen Google'ın G Suite'i, hem kâr amacı gütmeyen kuruluşlar hem de işletmeler (Google Workspace olarak da bilinir) tarafından en iyi ve en yaygın kullanılan platformlardan biri olmayı sürdürüyor.
Google'dan G Suite, özellikle hayır kurumları için günlük işlemleri hızlı, basit ve sorunsuz hale getirmek üzere tasarlanmış, birbirine bağlı uygulamalardan oluşan bir koleksiyondur.
Ancak teknoloji ve kurulumu çoğu zaman kafa karıştırıcı olabilir; bu nedenle, bir yardım kuruluşunun Google'ın G Suite'inden nasıl yararlanabileceğini kavramak ve açıklamak için süreci basitleştirdik.
İçindekiler
G Suite nedir?
Geniş anlamda G Suite, iş süreçlerinin entegrasyonuna yönelik bir platform olarak anlaşılabilir.
Çok çeşitli amaçlar için kullanılabilecek önceden yüklenmiş çeşitli uygulamalarla birlikte gelir.
Gmail gibi uygulamalar e-posta hizmetive Microsoft Word gibi programların gerçek zamanlı çevrimiçi sürümü olan Google Dokümanlar, burada yer alan uygulama türlerine örnektir.
Bu uygulamaların sezgisel tasarımı ve kusursuz entegrasyonu sayesinde insanlar üretkenliklerini ve işbirliği düzeylerini artırabilir.
G Suite'te depolanan tüm dosyalar, e-postalar veya randevular, Google'ın güçlü siber güvenliğiBu, hizmeti kullanmanın ek bir avantajıdır.
G Suite'in Özellikleri:
1. Organizasyon:
Kullanıcılar, G Suite'e abone olduklarında Microsoft Office'i anımsatan tamamen çevrimiçi ve paylaşım platformu olan Google Drive'a erişim sağlıyor.
Drive, müşterilerine çeşitli dosya formatlarını oluşturma, depolama ve paylaşma olanağı sağlar.
Bu tür dosyalar, diğerlerinin yanı sıra Google Dokümanlarını (Microsoft Word belgelerine benzer), Google E-Tablolarını (Microsoft Excel elektronik tablolarına benzer), Google Slaytlarını (Microsoft PowerPoint sunumlarına benzer) ve daha fazlasını içerir.
Kullanıcılar bir Google Dokümanı, E-Tablosu veya Slayt üzerinde eş zamanlı olarak ortak çalışabilir ve bir dosyayı oluşturan kişi, düzenleme yapma olanağı da dahil olmak üzere dosyayı paylaştığı diğer kişilere değişen derecelerde erişim izni verebilir.
2. Sunumlar:
Göze çarpan bir sunum oluşturmak çok kolaydır. Google Slaytlar'ı kullan.
Slaytların içinde fikirleri, grafikleri ve veri analizini biçimlendirme gibi ek özellikler sağlayan "Keşfet" etiketli bir düğme bulunur.
Slaytlar bir bağlantı kullanılarak başkalarıyla kolayca paylaşılabilir ve kullanıcılar gerektiğinde sırayla birbirlerinin slaytlarını düzenleyebilir.
Slaytlar artık Google Meet video konferansları sırasında paylaşılan ekranda görüntülenebilecek.
3. Her Yerde, Her Zaman Bağlanın:
Kullanıcılar, Google Takvim ve Google Meet'in yardımıyla diledikleri zaman ve istedikleri yerde projeler geliştirebilir, paylaşabilir ve bunlar üzerinde ortak çalışabilirler.
G Suite tamamen web tabanlıdır ve aktif bir İnternet bağlantısına sahip olmaları koşuluyla kullanıcılara her zaman açıktır.
Kullanıcılar Takvim'i kullanarak randevu alabilir, hatırlatıcılar ayarlayabilir ve bunları paylaşabilir; bu da herkesin her gün göreve devam etmesini kolaylaştırır.
Benzer şekilde, Google Meet üyeleri aynı dokümanları, sayfaları, slaytları veya formları görüntülerken görüntülü sohbeti kullanarak gerçek zamanlı olarak etkileşimde bulunabilir. Bu işlevsellik Google tarafından kullanıma sunulmuştur.
4. Erişilebilir E-posta:
Google'dan Gmail ilk bakışta sıradan bir e-posta hizmeti gibi görünebilir; ancak bu yanlış kanı, Gmail'in çeşitli yararlı özellikler sağladığı gerçeğiyle çelişmektedir.
Gelen tüm yeni e-postaları otomatik olarak üç klasörden birine yerleştirecektir: birincil (ana klasör), sosyal (sosyal medya web sitelerinden gelen) ve promosyonlar (indirimler, güncellemeler vb. sunan şirketlerden gelen).
Kullanıcı daha sonra e-postaların gönderene, konuya ve diğer kriterlere göre düzenlenmesine yardımcı olan filtreler ve etiketler ekleyerek akışlarını değiştirebilir.
Ayrıca Gmail, öneriler sunarak e-posta yazmaya harcanan süreyi azaltmak için kullanılabilecek e-posta şablonlarıyla birlikte gelir.
5. Kolaylaştırılmış Anketler:
Herhangi bir kullanıcı, Google Formlar'ın yardımıyla hızlı ve kolay bir şekilde anket oluşturabilir.
Bundan sonra form, potansiyel gönüllüler, bağışçılar ve hatta işçiler de dahil olmak üzere herkese dağıtılabilir ve herhangi bir yere yerleştirilebilir.
Formlardan toplanan verileri düzenlemek, incelemek ve kullanmak için formlar Google E-Tablolar'a aktarılabilir.
6. Katılım ve Eğitim:
Yeni çalışanlar farklı saat dilimlerinde olsa bile G Suite ile eğitimleri daha verimli yürütmek mümkün.
Eğitim her firma için olmazsa olmazdır. Kullanıcılar istedikleri sayıda öğrenme aracı, belge veya dosya üretebilir.
Ayrıca, özellikle eğitim amacıyla kullanılan bir web sitesi oluşturmak için Google Sites'ı kullanmaya da karar verebilirsiniz.
Diğer bir seçenek ise Google Meet'i kullanarak, Google hesabı oluşturularak kısa sürede G Suite'e eklenebilecek yeni kullanıcılarla canlı eğitim oturumları gerçekleştirmektir.
7. Depolama:
G Suite'te her kullanıcının kullanabileceği depolama alanı miktarı, sürüme bağlı olarak bir terabayta kadar çıkabilir.
Bu, paylaşılan belgeler ve sürücülerle birleştirildiğinde, bir yardım kuruluşunun, çalışanlar veya gönüllüler ayrılsa veya değiştirilse bile veri veya belge kaybı olasılığı konusunda endişelenmesine gerek kalmaz.
Depolama alanı oldukça fazladır ve her şeye birden fazla kullanıcı tarafından erişilme veya paylaşılma potansiyeli vardır.
8. Pazarlama Kampanyaları:
G Suite, pazarlama için özel olarak tasarlanmış bir uygulama içermese de, bir yardım kuruluşu, pazarlama girişimlerini geliştirmek ve yürütmek için G Suite'te bulunan birçok aracı kullanmaya devam edebilir.
PC: PIXABAY
Kullanıcılar, pazarlama kampanyaları için fikirler üretebilir ve bunları sırasıyla Google Slaytlar ve Meet'i kullanarak sunabilir.
Ayrıca şu konularda da girdi alabilirler: pazarlama girişimleri Google Forms anketlerini kullanarak veya kuruluşlarının öyküsünü, kolayca erişilebilen ve bir Google hesabıyla kurulabilen YouTube'daki videolar aracılığıyla aktarabilirler.
Bu seçeneklerin her ikisi de bir Google hesabıyla mümkün olmaktadır.
Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar için G Suite Ücretleri
Sivil Toplum Kuruluşları için Google kapsamında, Bölüm 501(c)3'ün gereksinimlerini karşılayan kuruluşlar, Google Suite'in üç katmanından birine erişebilir.
Her seviye çeşitli fiyatlandırma noktalarından satın alınabilir; ancak kullanıcı başına fiyat ne kadar yüksek olursa, dahil edilen özelliklerin sayısı da o kadar fazla olur.
1. Düzey: Sivil Toplum Kuruluşları için G Suite
- 0$/kullanıcı/ay. Herkes Sivil Toplum Kuruluşları için G Suite'e ücretsiz olarak erişebilir; kuruluştan ve kullanıcılarından ücret alınmaz.
- Sınırsız kullanıcılar için 30 gigabayt (GB) bulut depolama alanı.
- Ayrıca her kullanıcının, kar amacı gütmeyen kuruluşun alan adını taşıyan profesyonel e-posta adresine sahip olması da mümkündür.
- Standart kullanıcılar, ortak Drive'lara ek olarak Takvim, Gmail, Drive ve Dokümanlar gibi Google uygulamalarına da erişebilir.
- Son olarak, Google Meet 100 kişiye kadar video konferansı destekler.
2. Düzey: Sivil Toplum Kuruluşları için G Suite Business
- 4$/kullanıcı/ay. Sivil Toplum Kuruluşları için G Suite Business, ücretsiz plandaki her şeye ek olarak bazı ek özelliklere de sahiptir.
- Kullanıcılar, her biri 1 terabayt (TB) olan sınırsız depolama alanına sahiptir.
- İçerik için tüm dosyalar ve e-postalar aranabilir.
- Google Vault: Verileri depolamak, aramak ve dışa aktarmak için yeni bir uygulama.
- Daha kapsamlı bir raporlama sistemi de dahil olmak üzere daha geniş bir yönetim ve güvenlik seçenekleri yelpazesi.
- Google Meet, 150 kişiye kadar video konferans yapılmasına olanak tanır.
3. Düzey: Sivil Toplum Kuruluşları için G Suite Enterprise
- 8$/kullanıcı/ay. Sivil Toplum Kuruluşları için G Suite Business'taki her şeye ek olarak, Sivil Toplum Kuruluşları için G Suite Enterprise daha da fazla özellik sunar.
- E-postanın güvenliğini şifreleyerek artırın.
- Kullanıcı, cihaz ve uygulama yönetimi Cloud Identity tarafından gerçekleştirilir.
- Toplantıların canlı akışı ve kaydı Google Meet'te mevcuttur.
- Google Meet aracılığıyla 250 kişiye kadar video konferans yapabilirsiniz.
Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuz için G Suite Nasıl Kurulur?
1. Sivil Toplum Kuruluşları için Google hesabı istemek için Google'da oturum açın. Onay alındıktan sonra kurulum süreci başlar.
2. Göç:
Kullanıcıların, seçtikleri bir kâr amacı gütmeyen kuruluş hesabı için Google'dan onay aldıktan sonra mevcut Google hesaplarından yeni kâr amacı gütmeyen kuruluş hesaplarına aktarım yapmaları gerekecektir.
Geçiş hizmetleri de sağlayan Google sayesinde geçiş süreci çok daha kolay hale geliyor.
Kullanıcılar ise yeni hesaplarını Gmail’e bağlayıp takvimlerini yeni platformlara kendileri entegre edebiliyor.
3. Ekipleri Oluşturun ve Yönetin:
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için G Suite'e başarılı bir şekilde geçtikten sonra, kullanıcılar gruplandırılabilir ve rollerine göre farklı erişim düzeylerine sahip olabilirler.
4. Eğitim:
Eğitim şu adresten verilmektedir: Google Workspace Öğrenim Merkezi Hem Google'ın hem de G Suite'in kullanımı oldukça basit olmasına rağmen, G Suite'ten ve onunla birlikte gelen uygulamalardan nasıl yararlanılacağı hakkında bilgi edinin.
Kullanıcılar, merkezin öğrenim bölümünde G Suite'in kullanımına ilişkin çeşitli eğitimlere, nasıl yapılır kılavuzlarına ve destek seçeneklerine erişebilir. Sorun giderme sürecinde size kolaylık sağlamak için bir arama çubuğu bile eklenmiştir.
G Suite, Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşların Hayatını Kolaylaştırıyor
G Suite'e başlarken ve özelliklerine alışmakta bazı zorluklar yaşansa da son teknoloji platformdan yararlanmak tartışmasız faydalıdır.
G Suite, sınırsız sayıda kullanıcıya çeşitli kullanışlı araçlara, büyük miktarda depolama alanına ve hatta birlikte çalışmak için paylaşılan çalışma alanlarına erişim sağlar.
G Suite'in en iyi yanı, kullanıcının aktif bir İnternet bağlantısına sahip olması koşuluyla, herhangi bir kullanıcı tarafından hemen hemen her cihazdan ve neredeyse her yerden erişilebilmesidir.
Bu nedenle iş herhangi bir zamanda, herhangi bir yerde ve hemen hemen her bütçeyle yapılabilir. G Suite, ücretsiz standart plandan üst düzey pahalı kurumsal plana kadar her düzeyde yatırıma değer.
Hızlı Linkler:
- Gmail'e E-posta Nasıl Eklenir?
- En İyi Alan Adı Nasıl Seçilir
- Alan Adınızın Kullanım Döneminde Olup Olmadığının Kontrol Edilmesi
Sonuç: Google'ın G Suite'i Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluş Olarak Nasıl Kullanılır?
Google'ın G Suite'i, pahalı yazılım çözümleri veya hizmetlerine bütçe ayırmadan operasyonlarını kolaylaştırmanın ve üretkenliği artırmanın yollarını arayan kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için inanılmaz derecede değerli bir araçtır.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, Gmail, Google Drive ve Google Takvim gibi ürün paketleri aracılığıyla, dünya genelindeki paydaşlarla bağlantılarını sürdürürken aynı zamanda operasyonlarını sorunsuz bir şekilde yürütmelerine yardımcı olacak güçlü araçlara erişebilir.
Bu araçların birlikte nasıl çalıştığı hakkında biraz bilgi sahibi olan herhangi bir kâr amacı gütmeyen kuruluş, G Suite'in özelliklerinden faydalanabilir!
