Співробітникам організації потрібен спосіб зв’язку та співпраці, тому некомерційним організаціям потрібне програмне забезпечення для бізнесу.
Завдяки G Suite від Google некомерційні організації мають доступ до набору інструментів, які можуть допомогти їм керувати своєю організацією, співпрацювати з членами команди та спілкуватися із зацікавленими сторонами.
У цій статті ми розглянемо, як некомерційні організації можуть максимально використати функції G Suite.
Незважаючи на різні варіанти, доступні для благодійних організацій, G Suite від Google залишається однією з найкращих і найбільш широко використовуваних платформ як некомерційними організаціями, так і підприємствами (також відомою як Google Workspace).
G Suite від Google – це набір взаємопов’язаних додатків, розроблених, щоб зробити повсякденні операції швидкими, простими та безпроблемними, особливо для благодійних організацій.
Але технологія та її налаштування часто можуть бути складними, тому ми спростили процес, щоб зрозуміти та пояснити, як благодійна організація може використовувати G Suite від Google.
Зміст
Що таке G Suite?
У широкому сенсі G Suite можна розуміти як платформу для інтеграції бізнес-процесів.
Він постачається з кількома попередньо встановленими програмами, які можна використовувати для широкого спектру цілей.
Такі програми, як Gmail, який є служба електронної поштиі Документи Google, які є онлайн-версією таких програм, як Microsoft Word, що працюють у реальному часі, є прикладами типів програм, які тут включені.
Люди можуть підвищити свою продуктивність і рівень співпраці завдяки інтуїтивно зрозумілому дизайну та бездоганній інтеграції цих програм.
Будь-які файли, електронні листи чи зустрічі, які зберігаються в G Suite, захищено Надійна кібербезпека Google, що є додатковою перевагою користування послугою.
Функції G Suite:
1. Організація:
Підписавшись на G Suite, користувачі отримують доступ до Google Drive, повністю онлайнової платформи для обміну даними, яка нагадує Microsoft Office.
Диск дає своїм клієнтам можливість створювати, зберігати та ділитися різними форматами файлів.
До файлів такого типу належать, серед іншого, Google Docs (які є аналогами документів Microsoft Word), Google Sheets (які є аналогами електронних таблиць Microsoft Excel), Google Slides (які є аналогами презентацій Microsoft PowerPoint) та багато інших.
Користувачі можуть одночасно працювати над документом, аркушем або слайдом Google, а автор файлу може надавати різний рівень доступу іншим особам, з якими він ним ділиться, зокрема можливість редагувати.
2. Презентації:
Легко створити презентацію, яка виділяється, коли ви використовувати Google Slides.
Усередині слайдів є кнопка з позначкою «Огляд», яка надає додаткові функції, такі як ідеї форматування, діаграми та аналіз даних.
Слайди можна легко надати іншим за допомогою посилання, і користувачі можуть по черзі редагувати слайди один одного за потреби.
Тепер слайди можна відображати на спільному екрані під час відеоконференцій Google Meet.
3. Підключайтеся будь-де та будь-коли:
За допомогою Календаря Google і Google Meet користувачі можуть розробляти проекти, ділитися ними та співпрацювати над ними в будь-який час і в будь-якому місці.
G Suite повністю веб-інтерфейс і доступний користувачам у будь-який час за умови активного підключення до Інтернету.
Користувачі можуть призначати зустрічі, встановлювати нагадування та ділитися ними за допомогою Календаря, що полегшує кожному щоденне виконання завдань.
Так само учасники Google Meet можуть спілкуватися в режимі реального часу за допомогою відеочату, переглядаючи ті самі документи, аркуші, слайди чи форми. Цю функцію надає Google.
4. Доступна електронна пошта:
На перший погляд Gmail від Google може здатися ще однією стандартною службою електронної пошти; однак це помилкове уявлення суперечить тому факту, що Gmail надає різноманітні корисні функції.
Він автоматично організовуватиме всі нові електронні листи, які надійдуть, до однієї з трьох папок: основна (головна папка), соціальна (походить із веб-сайтів соціальних мереж) і рекламні акції (від компаній, які пропонують знижки, оновлення тощо).
Потім користувач може змінювати свій канал, додаючи фільтри та мітки, які допомагають упорядковувати електронні листи відповідно до відправника, теми та інших критеріїв.
Крім того, у Gmail є шаблони електронних листів, які можна використовувати, щоб скоротити час, витрачений на написання електронних листів, надаючи пропозиції.
5. Оптимізовані анкети:
Будь-який користувач може швидко і легко створити анкету за допомогою Google Forms.
Після цього форму можна роздати будь-кому, включаючи потенційних волонтерів, донорів і навіть працівників, і її можна розмістити де завгодно.
Щоб упорядкувати, перевірити та використовувати дані, зібрані з форм, форми можна експортувати в Google Таблиці.
6. Введення та навчання:
Навіть якщо нові співробітники знаходяться в різних часових поясах, з G Suite можна проводити навчання більш ефективно.
Навчання є важливим для будь-якої фірми. Користувачі можуть створювати будь-яку кількість навчальних засобів, документів або файлів.
Можна також вирішити використовувати Google Sites для створення веб-сайту, який використовується спеціально для навчання.
Іншим варіантом є використання Google Meet для проведення тренінгів у реальному часі з новими користувачами, яких можна додати до G Suite за короткий проміжок часу, створивши обліковий запис Google.
7. Зберігання:
Обсяг пам’яті, доступний кожному користувачеві в G Suite, може досягати одного терабайта залежно від версії.
Коли це поєднується зі спільними документами та дисками, благодійній організації ніколи не потрібно хвилюватися про можливість втрати даних або документів, навіть якщо працівники чи волонтери підуть або їх замінять.
Місця для зберігання достатньо, і все має потенціал для доступу або спільного використання кількома користувачами.
8. Маркетингові кампанії:
Незважаючи на те, що G Suite не включає програму, спеціально розроблену для маркетингу, благодійна організація все одно може використовувати багато інструментів, які входять до складу G Suite, для розробки та реалізації маркетингових ініціатив.
ПК: PIXABAY
Користувачі можуть створювати ідеї для маркетингових кампаній і представляти їх за допомогою Google Slides і Meet відповідно.
Вони також можуть отримати інформацію про маркетингові ініціативи за допомогою анкет Google Forms або вони можуть передати історію своєї організації за допомогою відео на YouTube, які можна легко отримати та налаштувати за допомогою облікового запису Google.
Обидва ці варіанти доступні за допомогою облікового запису Google.
Тарифи G Suite для неприбуткових організацій
Відповідно до Google для некомерційних організацій організації, які відповідають вимогам Розділу 501(c)3, можуть отримати доступ до одного з трьох рівнів Google Suite.
Кожен рівень можна придбати за різними цінами; однак, чим вища ціна за користувача, тим більше функцій включено.
Рівень 1: G Suite для неприбуткових організацій
- $0/користувач/місяць. Кожен може безкоштовно отримати доступ до G Suite для некомерційних організацій; з організації та її користувачів плата не стягується.
- Хмарне сховище 30 гігабайт (ГБ) для необмеженої кількості користувачів.
- Крім того, кожен користувач може мати свою професійну адресу електронної пошти з доменним іменем неприбуткової організації.
- Окрім спільних дисків, стандартні користувачі також мають доступ до програм Google, таких як Календар, Gmail, Диск і Документи.
- І останнє, але не менш важливе: Google Meet підтримує відеоконференції для 100 осіб.
Рівень 2: G Suite Business для некомерційних організацій
- $4/користувач/місяць. На додаток до всього безкоштовного плану G Suite Business for Nonprofits має деякі додаткові функції.
- Користувачі мають необмежений простір для зберігання, кожен має 1 терабайт (ТБ).
- У всіх файлах і електронних листах можна шукати вміст.
- Google Vault: нова програма для зберігання, пошуку та експорту даних.
- Більший набір адміністративних опцій і параметрів безпеки, включаючи більш комплексну систему звітності.
- Google Meet дозволяє проводити відеоконференції для 150 осіб.
Рівень 3: G Suite Enterprise для некомерційних організацій
- $8/користувач/місяць. Окрім усього G Suite Business для некомерційних організацій, G Suite Enterprise для некомерційних організацій пропонує ще більше функцій.
- Підвищте безпеку електронної пошти, зашифрувавши її.
- Керування користувачами, пристроями та програмами здійснюється за допомогою Cloud Identity.
- У Google Meet доступні прямі трансляції та запис зустрічей.
- За допомогою Google Meet ви можете проводити відеоконференції з до 250 людьми.
Як налаштувати G Suite для своєї неприбуткової організації
1. Увійдіть у Google, щоб подати запит на створення облікового запису Google для некомерційних організацій. Процес налаштування починається після отримання схвалення.
2. Міграція:
Користувачі повинні будуть перейти зі своїх існуючих облікових записів Google до нових некомерційних облікових записів, щойно вони отримають дозвіл від Google на некомерційний обліковий запис за вибором.
Google значно спрощує процес міграції, яка також надає послуги міграції.
Користувачі, з іншого боку, можуть підключити свої нові облікові записи в Gmail і самостійно інтегрувати свої календарі в нові платформи.
3. Створюйте команди та керуйте ними:
Після успішного переходу на G Suite для некомерційних організацій користувачів можна групувати та надавати різні рівні доступу відповідно до їхніх ролей.
4. Навчання:
Навчання пропонується через Навчальний центр Google Workspace для того, як використовувати G Suite і програми, які постачаються з ним, хоча і Google, і G Suite досить прості у використанні.
Користувачі можуть отримати доступ до різноманітних навчальних посібників, інструкцій і варіантів підтримки для використання G Suite у навчальному розділі центру. Навіть рядок пошуку включено для вашої зручності в процесі усунення несправностей.
G Suite спрощує життя некомерційної організації
Навіть якщо можуть виникнути певні труднощі під час початку роботи з G Suite і звикання до його функцій, використання передової платформи, безсумнівно, корисне.
G Suite надає необмеженій кількості користувачів доступ до різноманітних корисних інструментів, великий обсяг пам’яті та навіть спільні робочі місця для спільної роботи.
Найкраща частина G Suite полягає в тому, що до нього може отримати доступ будь-який користувач практично з будь-якого пристрою та майже з будь-якого місця за умови активного підключення до Інтернету.
Завдяки цьому роботу можна виконувати в будь-який час, у будь-якому місці та практично з будь-яким бюджетом. G Suite цілком вартий інвестицій на будь-якому рівні, від безкоштовного стандартного плану до дорогого корпоративного плану верхнього рівня.
Швидкі посилання:
- Як прикріпити електронний лист до Gmail
- Як вибрати найкраще доменне ім’я
- Перевірка періоду викупу вашого домену
Висновок: як використовувати G Suite Google як некомерційна організація?
G Suite від Google — це неймовірно цінний інструмент для некомерційних організацій, які шукають способи оптимізувати свою діяльність і підвищити продуктивність, не розбиваючи гроші на дорогі програмні рішення чи послуги.
Завдяки набору продуктів, таких як Gmail, Диск Google і Календар Google, некомерційні організації можуть отримати доступ до потужних інструментів, які допоможуть їм підтримувати безперебійну роботу, залишаючись на зв’язку із зацікавленими сторонами по всьому світу.
Маючи трохи ноу-хау про те, як ці інструменти працюють разом, будь-яка некомерційна організація може отримати вигоду від використання функцій G Suite!
