Nhân viên của tổ chức cần một cách để kết nối và cộng tác, đó là lý do tại sao các tổ chức phi lợi nhuận yêu cầu phần mềm kinh doanh.
Với G Suite của Google, các tổ chức phi lợi nhuận có quyền truy cập vào bộ công cụ có thể giúp họ quản lý tổ chức của mình, cộng tác với các thành viên trong nhóm và liên lạc với các bên liên quan.
Bài viết này sẽ khám phá cách các tổ chức phi lợi nhuận có thể tận dụng tối đa các tính năng của G Suite.
Mặc dù có nhiều tùy chọn khác nhau mà các tổ chức từ thiện có thể truy cập, G Suite của Google vẫn là một trong những nền tảng tốt nhất và được sử dụng rộng rãi nhất, cả bởi các tổ chức phi lợi nhuận và doanh nghiệp (còn được gọi là Google Workspace).
G Suite của Google là tập hợp các ứng dụng được kết nối với nhau được thiết kế để giúp các hoạt động hàng ngày diễn ra nhanh chóng, đơn giản và không gặp rắc rối, đặc biệt là đối với các tổ chức từ thiện.
Tuy nhiên, công nghệ và cách thiết lập nó thường có thể phức tạp, do đó, chúng tôi đã đơn giản hóa quy trình để nắm bắt và giải thích cách một tổ chức từ thiện có thể sử dụng G Suite của Google.
Mục lục
G Suite là gì?
Theo nghĩa rộng, G Suite có thể được hiểu là nền tảng để tích hợp các quy trình kinh doanh.
Nó đi kèm với một số ứng dụng được cài đặt sẵn có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Các ứng dụng như Gmail, một dịch vụ emailvà Google Docs, phiên bản trực tuyến, thời gian thực của các chương trình như Microsoft Word, là ví dụ về các loại ứng dụng được đưa vào đây.
Mọi người có thể tăng năng suất và mức độ cộng tác nhờ thiết kế trực quan và tích hợp liền mạch của các ứng dụng này.
Mọi tệp, email hoặc cuộc hẹn được lưu trữ trên G Suite đều được bảo vệ bởi Bảo mật mạng mạnh mẽ của Google, đây là một lợi ích bổ sung khi sử dụng dịch vụ.
Các tính năng của G Suite:
1. Tổ chức:
Người dùng có quyền truy cập vào Google Drive, một nền tảng chia sẻ và trực tuyến hoàn toàn gợi nhớ đến Microsoft Office khi họ đăng ký G Suite.
Drive cung cấp cho khách hàng khả năng tạo, lưu trữ và chia sẻ nhiều định dạng tệp khác nhau.
Các tệp thuộc loại này bao gồm Google Docs (tương tự như tài liệu Microsoft Word), Google Sheets (tương tự như bảng tính Microsoft Excel), Google Slides (tương tự như bản trình bày Microsoft PowerPoint) và nhiều loại khác.
Người dùng có thể cộng tác đồng thời trên Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày và người tạo tệp có thể cấp các mức độ truy cập khác nhau cho những người khác mà họ chia sẻ tệp đó, bao gồm cả khả năng chỉnh sửa.
2. Trình bày:
Thật đơn giản để tạo một bài thuyết trình nổi bật khi bạn sử dụng Google Trang trình bày.
Trong các trang trình bày, có một nút có nhãn “Khám phá” cung cấp các tính năng bổ sung như định dạng ý tưởng, biểu đồ và phân tích dữ liệu.
Các slide có thể được chia sẻ dễ dàng với người khác bằng cách sử dụng liên kết và người dùng có thể thay phiên nhau chỉnh sửa các slide của nhau nếu cần.
Giờ đây, bạn có thể hiển thị các trang trình bày trên màn hình được chia sẻ trong hội nghị truyền hình trên Google Meet.
3. Kết nối mọi lúc, mọi nơi:
Người dùng có thể phát triển, chia sẻ và cộng tác trên các dự án mọi lúc, mọi nơi họ chọn với sự trợ giúp của Lịch Google và Google Meet.
G Suite hoàn toàn dựa trên web và có sẵn cho người dùng bất kỳ lúc nào, miễn là họ có kết nối Internet đang hoạt động.
Người dùng có thể đặt lịch hẹn, đặt lời nhắc và chia sẻ chúng bằng Lịch, điều này giúp mọi người hoàn thành công việc hàng ngày dễ dàng hơn.
Tương tự, các thành viên của Google Meet có thể tương tác trong thời gian thực bằng trò chuyện video trong khi xem cùng một tài liệu, trang tính, trang trình bày hoặc biểu mẫu. Chức năng này được cung cấp bởi Google.
4. Email có thể truy cập:
Gmail của Google thoạt nhìn có vẻ chỉ là một dịch vụ email tiêu chuẩn khác; tuy nhiên, quan niệm sai lầm này phủ nhận thực tế rằng Gmail cung cấp nhiều tính năng hữu ích.
Nó sẽ tự động sắp xếp tất cả các email mới đến một trong ba thư mục: chính (thư mục chính), xã hội (bắt nguồn từ các trang web truyền thông xã hội) và khuyến mãi (từ các công ty cung cấp giảm giá, cập nhật, v.v.).
Sau đó, người dùng có thể sửa đổi nguồn cấp dữ liệu của mình bằng cách thêm bộ lọc và nhãn, hỗ trợ tổ chức email theo người gửi, chủ đề và các tiêu chí khác.
Ngoài ra, Gmail còn có các mẫu email có thể được sử dụng để giảm lượng thời gian viết email bằng cách đưa ra các đề xuất.
5. Bảng câu hỏi được sắp xếp hợp lý:
Bất kỳ người dùng nào cũng có thể tạo bảng câu hỏi một cách nhanh chóng và dễ dàng với sự trợ giúp của Google Biểu mẫu.
Sau đó, biểu mẫu này có thể được phân phát cho bất kỳ ai, bao gồm các tình nguyện viên tiềm năng, các nhà tài trợ và thậm chí cả người lao động, và nó có thể được đặt ở bất cứ đâu.
Để sắp xếp, kiểm tra và sử dụng dữ liệu được thu thập từ biểu mẫu, bạn có thể xuất biểu mẫu sang Google Trang tính.
6. Giới thiệu và đào tạo:
Ngay cả khi nhân viên mới ở các múi giờ khác nhau, G Suite vẫn có thể tiến hành đào tạo hiệu quả hơn.
Đào tạo là điều cần thiết đối với bất kỳ công ty nào. Người dùng có thể tạo ra bất kỳ số lượng công cụ học tập, tài liệu hoặc tệp nào.
Người ta cũng có thể quyết định sử dụng Google Sites để thiết lập một trang web được sử dụng riêng cho mục đích đào tạo.
Một tùy chọn khác là sử dụng Google Meet để tiến hành các buổi đào tạo trực tiếp với người dùng mới, những người này có thể được thêm vào G Suite trong một khoảng thời gian ngắn bằng cách tạo tài khoản Google.
KHAI THÁC. Lưu trữ:
Dung lượng bộ nhớ có sẵn cho mỗi người dùng trong G Suite có thể lên tới một terabyte, tùy thuộc vào phiên bản.
Khi điều này được kết hợp với các tài liệu và ổ đĩa dùng chung, tổ chức từ thiện không bao giờ phải lo lắng về khả năng mất dữ liệu hoặc tài liệu, ngay cả khi nhân viên hoặc tình nguyện viên rời đi hoặc bị thay thế.
Không gian lưu trữ dồi dào và mọi thứ đều có khả năng được nhiều người dùng truy cập hoặc chia sẻ.
8. Chiến dịch tiếp thị:
Mặc dù G Suite không có ứng dụng được thiết kế riêng cho hoạt động tiếp thị nhưng tổ chức từ thiện vẫn có thể sử dụng nhiều công cụ có trong G Suite để phát triển và thực hiện các sáng kiến tiếp thị.
PC: PIXABAY
Người dùng có thể tạo ý tưởng cho các chiến dịch tiếp thị và trình bày chúng bằng Google Trang trình bày và Meet tương ứng.
Họ cũng có thể nhận được đầu vào trên sáng kiến tiếp thị thông qua việc sử dụng bảng câu hỏi trên Google Biểu mẫu hoặc họ có thể truyền tải câu chuyện về tổ chức của mình thông qua các video trên YouTube, video này có thể dễ dàng truy cập và thiết lập bằng tài khoản Google.
Cả hai tùy chọn này đều có thể được thực hiện bằng tài khoản Google.
Giá G Suite dành cho tổ chức phi lợi nhuận
Theo Google cho tổ chức phi lợi nhuận, các tổ chức đáp ứng yêu cầu của Mục 501(c)3 có thể truy cập vào một trong ba cấp độ của Google Suite.
Mỗi cấp độ có thể được mua ở nhiều mức giá khác nhau; tuy nhiên, giá mỗi người dùng càng cao thì số lượng tính năng đi kèm càng nhiều.
Cấp độ 1: G Suite dành cho tổ chức phi lợi nhuận
- $0/người dùng/tháng. Bất kỳ ai cũng có thể truy cập G Suite dành cho tổ chức phi lợi nhuận miễn phí; tổ chức và người dùng của nó không bị tính phí.
- Dung lượng lưu trữ đám mây 30 gigabyte (GB) cho người dùng không giới hạn.
- Mỗi người dùng cũng có thể có địa chỉ email công việc của họ với tên miền của tổ chức phi lợi nhuận.
- Ngoài bộ nhớ dùng chung, người dùng tiêu chuẩn còn có quyền truy cập vào các ứng dụng của Google, chẳng hạn như Lịch, Gmail, Drive và Tài liệu.
- Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Google Meet hỗ trợ hội nghị truyền hình cho tối đa 100 người.
Cấp độ 2: G Suite Business dành cho tổ chức phi lợi nhuận
- $4/người dùng/tháng. Ngoài mọi thứ từ gói miễn phí, G Suite Business dành cho tổ chức phi lợi nhuận còn có một số tính năng bổ sung.
- Người dùng có dung lượng lưu trữ không giới hạn, mỗi dung lượng có 1 terabyte (TB).
- Tất cả các tập tin và email có thể được tìm kiếm nội dung.
- Google Vault: một ứng dụng mới để lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu.
- Nhiều tùy chọn quản trị và bảo mật hơn, bao gồm hệ thống báo cáo toàn diện hơn.
- Google Meet cho phép tổ chức hội nghị truyền hình cho tối đa 150 người.
Cấp độ 3: G Suite Enterprise dành cho tổ chức phi lợi nhuận
- $8/người dùng/tháng. Ngoài mọi thứ trong G Suite Business dành cho tổ chức phi lợi nhuận, G Suite Enterprise dành cho tổ chức phi lợi nhuận còn cung cấp nhiều tính năng hơn nữa.
- Tăng cường tính bảo mật của email bằng cách mã hóa nó.
- Việc quản lý người dùng, thiết bị và ứng dụng do Cloud Identity xử lý.
- Tính năng phát trực tiếp và ghi lại cuộc họp có sẵn trên Google Meet.
- Thông qua Google Meet, bạn có thể hội nghị video với tối đa 250 người.
Cách thiết lập G Suite cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn
1. Đăng nhập vào Google để yêu cầu tài khoản Google cho tổ chức phi lợi nhuận. Quá trình thiết lập bắt đầu sau khi nhận được sự chấp thuận.
2. Di cư:
Người dùng sẽ được yêu cầu chuyển từ tài khoản Google hiện tại của họ sang tài khoản phi lợi nhuận mới sau khi họ nhận được sự chấp thuận từ Google cho tài khoản phi lợi nhuận mà họ chọn.
Quá trình di chuyển được Google thực hiện đơn giản hơn nhiều, Google cũng cung cấp các dịch vụ di chuyển.
Mặt khác, người dùng có thể kết nối tài khoản mới của họ trên Gmail và tự tích hợp lịch của họ vào nền tảng mới.
3. Tạo và quản lý nhóm:
Người dùng có thể được nhóm và cấp các cấp truy cập khác nhau tùy theo vai trò của họ sau khi họ di chuyển thành công sang G Suite dành cho tổ chức phi lợi nhuận.
4. Đào tạo:
Việc đào tạo được cung cấp thông qua Trung tâm Kiến thức về Không gian làm việc của Google về cách sử dụng G Suite và các ứng dụng đi kèm với nó, mặc dù cả Google và G Suite đều khá dễ sử dụng.
Người dùng có thể truy cập nhiều hướng dẫn, hướng dẫn cách thực hiện và các tùy chọn hỗ trợ sử dụng G Suite trong phần học tập của trung tâm. Thậm chí một thanh tìm kiếm cũng được đưa vào để thuận tiện cho bạn trong quá trình khắc phục sự cố.
G Suite giúp cuộc sống của tổ chức phi lợi nhuận trở nên dễ dàng hơn
Ngay cả khi có thể gặp một số khó khăn khi bắt đầu sử dụng G Suite và làm quen với các tính năng của nó, thì việc sử dụng nền tảng tiên tiến này chắc chắn sẽ có lợi.
G Suite cung cấp cho số lượng người dùng không giới hạn quyền truy cập vào nhiều công cụ hữu ích, dung lượng lưu trữ lớn và thậm chí cả không gian làm việc chung để làm việc cùng nhau.
Điểm hay nhất của G Suite là bất kỳ người dùng nào cũng có thể truy cập nó từ hầu hết mọi thiết bị và hầu hết mọi vị trí, miễn là người dùng đó có kết nối Internet đang hoạt động.
Do đó, công việc có thể được thực hiện bất cứ lúc nào, ở bất kỳ địa điểm nào và với hầu hết mọi ngân sách. G Suite rất đáng để đầu tư ở mọi cấp độ, từ gói tiêu chuẩn miễn phí cho đến gói doanh nghiệp đắt tiền ở cấp cao nhất.
Liên kết nhanh:
- Cách đính kèm email vào Gmail
- Cách chọn tên miền tốt nhất
- Kiểm tra xem tên miền của bạn có đang trong thời gian quy đổi không
Kết luận: Làm cách nào để sử dụng G Suite của Google với tư cách là tổ chức phi lợi nhuận?
G Suite của Google là một công cụ cực kỳ có giá trị dành cho các tổ chức phi lợi nhuận đang tìm cách hợp lý hóa hoạt động của mình và tăng năng suất mà không phải tốn quá nhiều chi phí cho các giải pháp hoặc dịch vụ phần mềm đắt tiền.
Thông qua bộ sản phẩm như Gmail, Google Drive và Lịch Google, các tổ chức phi lợi nhuận có thể có quyền truy cập vào các công cụ mạnh mẽ giúp họ duy trì hoạt động suôn sẻ trong khi vẫn kết nối với các bên liên quan trên toàn cầu.
Với một chút bí quyết về cách các công cụ này phối hợp với nhau, bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào cũng có thể hưởng lợi từ việc sử dụng các tính năng của G Suite!
