इस लेख में, हमने 2022 में आउटलुक में ईमेल को एन्क्रिप्ट करने का तरीका बताया है। आप अपने सभी ईमेल संदेशों को या तो ड्राफ्ट में या व्यक्तिगत आउटगोइंग मेल के रूप में संग्रहीत करना चुन सकते हैं।
यदि आप बाद वाले विकल्प पर निर्णय लेते हैं, तो ध्यान रखें कि जब आप किसी को उनके इनबॉक्स के भीतर से एक एन्क्रिप्टेड संदेश भेजते हैं (बाहर के विपरीत), तो इसे ठीक से पढ़ने के लिए उन्हें एक गोपनीय कुंजी और एक मेल खाने वाले सार्वजनिक एन्क्रिप्शन एल्गोरिदम दोनों की आवश्यकता होगी; एक तरफ असफलता का मतलब कुछ और नहीं बल्कि अनिर्वचनीय चरित्र हैं!
1. S/MIME के साथ संदेश एन्क्रिप्शन यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि आपके संदेश सुरक्षित हैं। हालाँकि, ईमेल भेजने वाले और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए संगत मेल क्लाइंट होने चाहिए; उन्हें आउटलुक या किसी अन्य प्रोग्राम की आवश्यकता होगी जो एंड्रॉइड डिवाइस पर जीमेल जैसे इस मानक का समर्थन करता हो!
2. संदेश एन्क्रिप्शन एक एंटरप्राइज़-स्तरीय सुविधा है जो आपको संदेशों को सुरक्षित रूप से भेजने और प्राप्त करने की अनुमति देती है। इसका उपयोग करने के लिए, आपकी कंपनी को दोनों Microsoft 365 संदेश एन्क्रिप्शन लाइसेंस की आवश्यकता होती है, जो Windows 3 वर्षगांठ अद्यतन (संस्करण 10) चलाने वाले एकाधिक डोमेन वाले कंप्यूटरों वाले कर्मचारियों या संगठनों के लिए Office Enterprise E1607 पैकेज में शामिल होते हैं।
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Office 365 एन्क्रिप्टेड ईमेल
Microsoft Office 365 (OME) में संदेश एन्क्रिप्शन ऐसे ईमेल भेजना आसान बनाता है जिन्हें केवल एक विशिष्ट व्यक्ति या लोगों का समूह ही पढ़ सकता है।
ओएमई आपके और आपके प्राप्तकर्ता के साथ-साथ किसी भी अन्य व्यक्ति को एन्क्रिप्टेड ईमेल को जाने बिना पढ़ने का एक आसान तरीका प्रदान करता है
पासवर्ड-उनके कंप्यूटर पर प्रमाणपत्र स्थापित करने के लिए ताकि बिना किसी डोमेन नाम सिस्टम सेटिंग्स सक्रिय किए व्यक्तिगत स्वामित्व वाले कंप्यूटर सहित किसी भी खाता प्रकार से संदेश खोलते समय उनके पास पहुंच अधिकार हो!
एन्क्रिप्शन सेवा आपको एक ईमेल भेजने की अनुमति देती है जिसे प्राप्तकर्ता के अलावा कोई भी नहीं पढ़ सकेगा। उनके कंप्यूटर और सॉफ़्टवेयर के आधार पर,
अतिरिक्त सत्यापन उपायों से गुजरने से पहले उनके पास या तो इसे खोलने या संलग्नक डाउनलोड करने का विकल्प होता है - यदि आवश्यक हो - यह सुनिश्चित करने के लिए कि इस तरह से भेजे गए किसी और ने नहीं देखा है!
इस पद्धति से, आप आउटलुक या ऑफिस 365 से एक ईमेल भेज सकते हैं और प्राप्तकर्ता को अपने कंप्यूटर पर किसी अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर को स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। संदेश को उनके द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी टेक्स्ट-आधारित देखने वाले प्रोग्राम के साथ डिक्रिप्ट किया जाएगा!
ईमेल एन्क्रिप्शन में एक नया "एन्क्रिप्ट" बटन और अन्य परिवर्तन हैं।
Microsoft Office के नवीनतम संस्करण में ईमेल के लिए अद्यतन एन्क्रिप्शन सुविधा सहित कई सुधार शामिल हैं।
यह नई क्षमता केवल डेस्कटॉप क्लाइंट पर सशुल्क सदस्यता के साथ ही पहुंच योग्य है- प्लेन इसके माध्यम से चलते हैं!
पूर्व में अनुमतियाँ लेबल वाले बटन ने अपना नाम बदलकर एन्क्रिप्ट कर दिया है ताकि उपयोगकर्ता इस उपकरण के मेनू चयन पर क्लिक करने पर क्या कर पाएंगे, यह अधिक सटीक रूप से प्रदर्शित हो सके;
अर्थात्, बिना किसी अपवाद के सभी इनकमिंग और आउटगोइंग ईमेल को एक बार में एन्क्रिप्ट करके उनकी संवेदनशील जानकारी को सुरक्षित रखें - न केवल स्काइप जैसे सहयोगी प्लेटफार्मों के माध्यम से भेजे गए बल्कि पीएसटी फ़ाइलों के अंदर भी जो डेटा उल्लंघनों को रोकने में मदद कर सकते हैं।
नया एन्क्रिप्ट बटन ईमेल एन्क्रिप्शन के लिए एक शानदार अतिरिक्त है। अब, आप अपने Microsoft खाते पर अधिक लचीली और सुरक्षित डेटा सुरक्षा के लिए S/MIME या IRM प्रोटोकॉल का उपयोग कर सकते हैं!
यदि यह कुछ ऐसा लगता है जिसमें आपकी रुचि होगी तो हम इन संसाधनों की जाँच करने का सुझाव देते हैं: https://portal1mswcaheekscorecardcom/। उन दोनों में विषय के बारे में व्यापक ज्ञान है, इसलिए जब वे अगले सप्ताह (या कभी भी!) उपलब्ध हों तो उन्हें न चूकें।
एन्क्रिप्ट करने के लिए S/MIME का उपयोग कैसे करें
आपके हस्ताक्षर प्रमाणपत्र को आउटलुक में आयात करने की प्रक्रिया आसान है और इसमें बस कुछ ही चरण लगते हैं। सबसे पहले, आपको अपने कंप्यूटर और फ़ोन दोनों पर आवश्यक सॉफ़्टवेयर इंस्टॉल करना होगा जहां इस कार्य को प्राप्त करने के लिए Microsoft Authenticode पहले से ही इंस्टॉल किया गया है; जिसके बाद यह केवल समय लेने वाला धैर्य है क्योंकि हम उन सभी छोटी फ़ाइलों के एक साथ सिंक होने तक प्रतीक्षा करते हैं!
1. "फ़ाइल" ड्रॉप-डाउन मेनू से, "विकल्प," "विश्वास केंद्र," और "विश्वास केंद्र सेटिंग्स" चुनें।
2. अपनी बाईं ओर के मेनू से "ईमेल सुरक्षा" का चयन करने से आप हमारी सभी विभिन्न सेवाओं वाले एक पृष्ठ पर पहुंच जाएंगे। हम एक कम कीमत की पेशकश करते हैं जिसमें सब कुछ शामिल है!
3. अपने खाते पर एन्क्रिप्शन सक्षम करने के लिए, एन्क्रिप्टेड ईमेल के नीचे दिखाई देने वाले ड्रॉप-डाउन मेनू से सेटिंग्स का चयन करें।
4. अब आपको अपने स्थापित प्रमाणपत्रों की एक सूची दिखाई देगी। S/MIME प्रमाणपत्र पर क्लिक करें और इसे कुछ ही सेकंड में एक संश्लेषण खुल जाना चाहिए!
5. ठीक चुनें
6. यदि आपके पास Microsoft 365 की सदस्यता है, तो निम्नलिखित जानकारी आपके व्यवसाय के लिए प्रासंगिक है।
जब आप Microsoft Outlook 2019 या 2016 में एक ईमेल संदेश लिख रहे हैं, तो मेनू के विकल्पों की ड्रॉप-डाउन सूची से अनुमतियाँ चुनें। यदि आपकी मशीन सुरक्षित मोबाइल ईमेल (एसएमई) के लिए प्रमाणपत्र संग्रहीत करने में सक्षम है तो "एस/एमआईएमई के साथ एन्क्रिप्ट करें" लेबल वाला एक बटन दिखाई देगा।
7. एक बार जब आप अपना ईमेल लिखना समाप्त कर लें, तो इसे भेजने के लिए "भेजें" बटन पर क्लिक करें।
संदेश एन्क्रिप्शन आपको Microsoft 365 के साथ निःशुल्क प्रदान की जाने वाली सेवा के माध्यम से अपने संदेशों को छिपाने का अवसर प्रदान करता है।
आप इस सुविधा को विकल्प > एन्क्रिप्ट करें के अंतर्गत पा सकते हैं; इसे प्रभावी ढंग से काम करने के लिए कई सीमाएँ और शर्तें हैं जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए, इसलिए किसी एक पर निर्णय लेने से पहले सुनिश्चित करें कि वे आवश्यक चीज़ों के अनुरूप हों!
एन्क्रिप्ट के लिए विकल्प
नोट: Office Enterprise E365 सदस्यता के साथ शामिल Microsoft 3 संदेश एन्क्रिप्शन सेवा के साथ, आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपके संदेश निजी हैं। इसके अलावा एक्सचेंज ऑनलाइन का उपयोग करने वाले ग्राहकों के लिए भी यह बेहतरीन सुविधा है!
आउटपुट उत्साहित/मनोरंजन करने वाले से अधिक पेशेवर टोन वाला होना चाहिए
आउटलुक 2019 और आउटलुक 2016
आप ईमेल संदेश में विकल्प और अनुमतियाँ मेनू पर जाकर और वहां चयन करके एन्क्रिप्शन विकल्प का चयन कर सकते हैं जिसमें आपकी सीमाएं शामिल हैं। इनमें से केवल एक संदेश को समझें!
आप संबंधित मेनू से फ़ाइल> प्रॉपर्टी का चयन करते समय लिखने के लिए गुणों को संशोधित करने में सक्षम होंगे, सुरक्षा सेटिंग्स पर क्लिक करें, फिर यदि चाहें तो एन्क्रिप्ट संदेश सामग्री और अनुलग्नक बॉक्स को चेक करें - इससे अवसर पर पहुंच की अनुमति देते हुए जानकारी को सुरक्षित रखने में मदद मिलेगी।
अपना संदेश लिखें, फिर भेजें बटन पर क्लिक करें।
भेजे गए सभी संदेशों को एन्क्रिप्ट करें.
यदि आप अपने सभी आउटगोइंग संदेशों को डिफ़ॉल्ट रूप से एन्क्रिप्टेड बनाने का निर्णय लेते हैं, तो डिजिटल आईडी की कोई आवश्यकता नहीं है क्योंकि उन्हें पहले ही समझ लिया जाएगा। इसका मतलब यह है कि जो कोई भी पहुंच चाहता है वह संदेश के मुख्य भाग को वैसे ही पढ़ सकता है जैसे वह खड़ा है!
1. यदि आप अतिरिक्त सावधान रहना चाहते हैं, तो अपने विकल्पों में जाएं और सुनिश्चित करें कि जिस फ़ोल्डर में ये सभी फ़ाइलें संग्रहीत हैं, उसे हाल ही में एक्सेस नहीं किया गया है। इससे रास्ते में आने वाले मैलवेयर या किसी अन्य प्रकार के मज़ेदार व्यवसाय से बचने में मदद मिलेगी!
2. आपके आउटगोइंग संदेशों को एन्क्रिप्ट करने से यह सुनिश्चित हो जाएगा कि वे चुभती नज़रों से सुरक्षित हैं। ईमेल सुरक्षा टैब में एन्क्रिप्शन के लिए एक चेकबॉक्स होता है, जिससे आप कंपनी की ओर से ईमेल भेजते समय इस सुविधा को आसानी से सक्षम कर सकते हैं!
3. सेटिंग्स बटन पर क्लिक करने से एक सेटिंग पैनल खुलता है जो आपको अपने सभी अन्य मापदंडों को बदलने की अनुमति देता है, जिसमें एन्क्रिप्शन के लिए किस प्रमाणपत्र का उपयोग किया जाएगा।
कौन से एन्क्रिप्शन विकल्प उपलब्ध हैं?
डेटा सुरक्षा कई लोगों के लिए एक शीर्ष चिंता का विषय है, और इसके अच्छे कारण भी हैं। इंटरनेट ने व्यक्तियों से उनकी जानकारी या सहमति के बिना व्यक्तिगत जानकारी एकत्र करना पहले से कहीं अधिक आसान बना दिया है; इससे न केवल पहचान की चोरी हो सकती है, बल्कि अन्य प्रकार की आपराधिक गतिविधियां भी हो सकती हैं, जैसे धन हस्तांतरण सेवाओं (ई-अपराधियों) से जुड़े घोटाले और धोखाधड़ी।
Microsoft 365 फ़ैमिली - या Google मेल द्वारा ऑफ़र किए गए किसी भी अन्य प्रकार के फ़ैमिली खाते का उपयोग करते समय इस प्रकार के खतरों से खुद को बचाने के लिए - आप अपने फ़ोन/टैबलेट कंप्यूटर पर किसी भी ऐप के माध्यम से अटैचमेंट डाउनलोडिंग टूल इंस्टॉल करना चाहेंगे, यदि इसके माध्यम से एक्सेस किया जाता है एंड्रॉइड प्लेटफार्म.
एन्क्रिप्शन आपके संदेश को अग्रेषित होने से रोकता है। एक बार एन्क्रिप्ट होने के बाद, सामग्री Microsoft 365 के भीतर सुरक्षित रहेगी और इसे डुप्लिकेट या किसी और को नहीं भेजा जा सकता है - भले ही आप वर्ड (.doc), एक्सेल जैसे अनुलग्नक डाउनलोड करें
स्प्रेडशीट(XLS) पावरप्वाइंट प्रेजेंटेशन! इस तरह के कार्यालय कार्यक्रमों के साथ बनाए गए अनुलग्नक डाउनलोड होने के बाद भी अपनी सुरक्षा जारी रखते हैं; एन्क्रिप्शन सफलतापूर्वक लागू होने से पहले अन्य फ़ाइल प्रकारों को अतिरिक्त चरणों की आवश्यकता होती है।
निष्कर्ष: आउटलुक में ईमेल को एन्क्रिप्ट कैसे करें
आउटलुक के पास ईमेल एन्क्रिप्ट करने के एक से अधिक तरीके हैं। यदि आपके पास Office 365 का लाइसेंस है, तो संदेश एन्क्रिप्शन ऐसा करने का सबसे आसान तरीका है। ऐड-इन्स मददगार हो सकते हैं, लेकिन यदि आपके पास Office 365 है, तो अपने लाइसेंस प्लान को अपग्रेड करना आसान और सस्ता हो सकता है।
प्रमाणपत्र केवल ईमेल को एन्क्रिप्ट करने के लिए उपयोगी होते हैं यदि आप लोगों के एक छोटे समूह को बहुत सारे सुरक्षित ईमेल भेज रहे हैं। यह मत भूलो कि प्रत्येक पार्टी को अपने स्वयं के प्रमाणपत्र की आवश्यकता होती है।
