オンラインであれば、電子メール アカウントを管理したり、すべての電子メールに返信したり、製品やサービスについて問い合わせる顧客や顧客に返信したりすることが簡単にできます。
しかし、問題はあなたがその場にいないときにメールに返信するときに発生します。
このような場合、メールの返信が期限内に間に合わず、良いビジネスチャンスを逃し、大切な顧客を失うこともよくあります。 そこでアウト・アウト・オブ・アウトルックの出番だ。
オフィスの外 Outlook の機能は、フィールドワークに携わっている専門家や、オフィスや個人的な理由で外出する必要がある専門家にとって非常に便利な機能です。
不在通知の使い方は、次のような状況を想像すると理解できます。
あなたは数日間オフィスを離れており、クライアント、顧客、同僚のメールに返信できません。無力でオンラインに接続することもできませんが、それでもすべてのメールに参加したいのですが、返信したくないのです。周囲の人をがっかりさせること。
じゃあどうすればいいの？？
このような状況では、仕事を続けるための最善の方法は、あなたが不在であることを通知する自動電子メールを相手に送信し、さらにその特定の期間不在であることも通知することです。
これはすべて、Outlook の Office 機能を使用して行うことができます。
自動メールの作成に有料ツールが必要なのか、それとも設定が大変なのか疑問に思うかもしれません。
しかし、信じてください、それは腹筋と同じくらい簡単です。 この用語を経験したことがない場合 オフィスの外、 心配ない！
順に説明していきます Outlook 2010 で不在時の設定を行う方法 以下のガイドに記載されています。
ワンクリックのプロセスだと言っているのではありません。 時間はかかりますが、手順は簡単です。
少なくとも、完全なガイドを読み進めてしまえば、これからは簡単だとわかるでしょう。
チェックアウトしましょう Outlook で不在時のアシスタントを使用する方法 一歩一歩。
Outlook 2010 で不在通知を設定する方法:
ここで示した手順とスクリーンショットは Outlook 2010 のものですが、Outlook 2013 以降のバージョンでも方法は同じです。
オフィスの外 Outlook の機能は多くの状況で非常に便利で、すべてのクライアントや顧客に不在について個別に通知することで、多くの作業を節約できます。
Outlook の不在時機能を使用すると、 POP3、IMAPで不在通知を送信します。
それでは、ガイドを詳しく見て、Outlook のこの素晴らしい機能の使い方を学びましょう。
「不在時」を設定するための最初のステップは、コンピュータで Outlook を開くことです。
ファイルメニューで、情報に移動し、 自動応答(不在時) 窓の下部にあります。
この手順全体は、以下のスクリーンショットを見ると理解できます。
クリックすると 自動返信、 次のウィンドウがポップアップ表示されます。
デフォルトでは、オプションは 自動返信を送信しない が選択されます。 これが、すべてのオプションが無効になっている理由です。
これらのオプションをすべて有効にするには、次を選択する必要があります 自動返信を送信する オプションを選択します。
このオプションを選択すると、ウィンドウ上のすべてのオプションが有効になることがわかります。
を選択すると、 自動返信を送信する オプション、サブオプション この時間範囲内のみ送信します も有効になります。
自動メール送信の期間を設定するには、このオプションをオンにします。 オプションをよりよく理解するには、以下のスクリーンショットを参照してください。
上記の手順では、XNUMX 回のフィールドがはっきりと確認できます。
最初のフィールド名 開始時刻 ここには、自動メールを送信する期間の開始点を記述する必要があり、XNUMX 番目のフィールドは 終了時間。
このフィールドには、自動メールを送信する期間の終了時刻を入力する必要があります。 時刻の設定が完了したら、さらに進んでメールを作成します。
組織内のユーザーと外部のユーザー向けに XNUMX つの異なる電子メールを作成できます。
組織内の人々に宛てた電子メールを作成するには、降りて電子メールを作成し、[OK] をクリックするだけです。 電子メールの送信ルールを追加することもできますが、これは高度な部分です。
部外者向けに別のメールを作成したい場合、または部外者向けに自動メールを設定したくない場合は、 私の組織の外 オプションのすぐ横にある 私の組織の内部 オプション。 オプションが見つからない?? 以下のスクリーンショットを見てください。
組織外の人に自動メールを送信したい場合は、オプションをチェックしてください。 組織外の人に自動返信する 上のスクリーンショットのように、ボクシング中に希望の電子メール メッセージを以下に書き込みます。
そうでない場合は、このオプションのチェックを外し、 をクリックして設定を保存します。 [OK]をクリックします。 作成したメッセージは、上記の期間内に設定した期間に送信されます。
簡単ですよね??
私たちは皆、コンピューターに Outlook を持っていますが、知識が不足しているため、それを十分に活用しておらず、その驚くべき機能に触れることもできません。 オフライン時の自動メールの送信は、人々が十分に活用しておらず、本来あるべき方法で活用していない、見過ごされている機能の XNUMX つです。
実際、全体の見通しはこのように見落とされているソフトウェアです。 人々に「Outlook とは何ですか」と尋ねても、彼らは、Outlook の目的や、Outlook とは正確には何なのかを説明することはできません。
とにかく、これはすべてHについてですOutlook 2010 で不在通知を設定する必要があります。
このガイドが、オフィス外での Outlook の設定に関するすべての質問の解決に役立つことを願っています。
この機能を賢く利用すれば、多くの顧客やクライアントが軽蔑されるのを防ぐことができます。
自動メールを受信すると、クライアントの目の前であなたが知的で責任感のある人物として印象づけられるでしょう。 これを踏まえて、チュートリアルを終了します。
疑問や質問がある場合は、以下にコメントを記入してください。
このガイドを共有する価値があると思われる場合は、Outlook のこの優れた機能を人々が活用できるよう支援してください。
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