組織の従業員はつながり、コラボレーションする方法を必要としています。そのため、非営利団体はビジネス ソフトウェアを必要としています。
Google の G Suite を使用すると、非営利団体は組織の管理、チーム メンバーとの共同作業、関係者とのコミュニケーションに役立つ一連のツールにアクセスできます。
この記事では、非営利団体が G Suite の機能を最大限に活用する方法について説明します。
慈善団体が利用できるさまざまなオプションにもかかわらず、Google の G Suite は依然として、非営利団体と企業の両方で最も広く使用されている最良のプラットフォームの XNUMX つです (Google Workspace とも呼ばれます)。
G Suite by Google は、特に慈善団体向けに、日常業務を迅速、シンプル、手間なく行えるように設計された、相互接続されたアプリケーションのコレクションです。
ただし、テクノロジーとその設定は複雑な場合が多いため、慈善団体が Google の G Suite をどのように利用するかを理解し、説明するためにプロセスを簡略化しました。
目次
G Suite とは
広い意味では、G Suite はビジネス プロセスを統合するためのプラットフォームとして理解できます。
幅広い用途に使用できるいくつかのアプリケーションがプリインストールされています。
Gmail などのアプリ メールサービス、Microsoft Word などのプログラムのリアルタイム オンライン バージョンである Google ドキュメントは、ここに含まれるアプリケーションの種類の例です。
これらのアプリの直感的なデザインとシームレスな統合により、人々は生産性とコラボレーションのレベルを向上させることができます。
G Suite に保存されているファイル、メール、予定はすべて、 Google の堅牢なサイバー セキュリティ、これはサービスを利用することによる追加の特典です。
G Suite の機能:
1。 組織：
ユーザーは、G Suite に登録すると、Microsoft Office を彷彿とさせる完全なオンラインの共有プラットフォームである Google ドライブにアクセスできるようになります。
Drive を使用すると、顧客はさまざまなファイル形式を作成、保存、共有できます。
この種類のファイルには、Google ドキュメント (Microsoft Word ドキュメントに類似)、Google スプレッドシート (Microsoft Excel スプレッドシートに類似)、Google スライド (Microsoft PowerPoint プレゼンテーションに類似) などが含まれます。
ユーザーは Google ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドで同時に共同作業でき、ファイルの作成者はファイルを共有する他のユーザーに、編集権限を含むさまざまなレベルのアクセス権を付与できます。
2. プレゼンテーション:
目立つプレゼンテーションを簡単に作成できます。 Google スライドを使用する.
スライド内には、書式設定のアイデア、グラフ、データ分析などの追加機能を提供する「探索」というラベルのボタンがあります。
スライドはリンクを使用して他の人と簡単に共有でき、ユーザーは必要に応じて順番に互いのスライドを編集できます。
Google Meet のビデオ会議中に共有画面にスライドを表示できるようになりました。
3. いつでもどこでも接続:
ユーザーは、Google カレンダーと Google Meet を利用して、いつでもどこでもプロジェクトを開発、共有、共同作業できます。
G Suite は完全にウェブベースであり、アクティブなインターネット接続がある限り、ユーザーはいつでも利用できます。
ユーザーはカレンダーを使用して予定を立て、リマインダーを設定し、それらを共有できるため、誰もが毎日のタスクを継続しやすくなります。
同様に、Google Meet のメンバーは、同じドキュメント、シート、スライド、フォームを見ながら、ビデオ チャットを使用してリアルタイムで対話できます。 この機能は Google によって提供されています。
4. アクセス可能な電子メール:
Google の Gmail は、一見したところ、単なる標準的な電子メール サービスのように見えるかもしれません。 ただし、この誤解は、Gmail がさまざまな便利な機能を提供しているという事実を覆します。
受信したすべての新規メールは、プライマリ (メイン フォルダー)、ソーシャル (ソーシャル メディア Web サイトから送信)、およびプロモーション (割引やアップデートなどを提供する企業から) の XNUMX つのフォルダーのいずれかに自動的に整理されます。
ユーザーは、送信者、トピック、その他の基準に従って電子メールを整理するのに役立つフィルターとラベルを追加してフィードを変更できます。
さらに、Gmail にはメール テンプレートが付属しており、提案を提供することでメールの作成時間を短縮できます。
5. 合理化されたアンケート:
Google フォームを使用すると、誰でもすばやく簡単にアンケートを作成できます。
その後、フォームは潜在的なボランティア、寄付者、さらには労働者を含む誰にでも配布でき、どこにでも配置できます。
フォームから収集したデータを整理、調査、使用するために、フォームを Google スプレッドシートにエクスポートできます。
6. オンボーディングとトレーニング:
新入社員の所在地が異なるタイムゾーンであっても、G Suite を利用すればより効率的に研修を実施できます。
研修はどのような企業にとっても不可欠です。 ユーザーは、学習ツール、ドキュメント、ファイルをいくつでも作成できます。
Google サイトを利用して、トレーニング専用の Web サイトを構築することもできます。
もう XNUMX つのオプションは、Google Meet を使用して新しいユーザーとライブ トレーニング セッションを実施することです。新しいユーザーは、Google アカウントを作成することで短時間で G Suite に追加できます。
7。 ストレージ：
G Suite で各ユーザーが利用できるストレージ容量は、バージョンに応じて最大 XNUMX テラバイトになります。
これを共有ドキュメントやドライブと組み合わせると、慈善団体は、たとえ従業員やボランティアが退職したり交代したりしても、データやドキュメントが失われる可能性を心配する必要がありません。
ストレージスペースは豊富で、すべてに複数のユーザーがアクセスまたは共有できる可能性があります。
8. マーケティング キャンペーン:
G Suite にはマーケティング専用に設計されたアプリは含まれていませんが、慈善団体は G Suite に含まれる多くのツールを使用してマーケティング活動を開発および実行できます。
パソコン：ピクサベイ
ユーザーはマーケティング キャンペーンのアイデアを生成し、Google スライドと Meet をそれぞれ使用して提示できます。
また、次の情報を得ることができます。 マーケティングイニシアチブ Google フォームのアンケートを使用したり、Google アカウントで簡単にアクセスして設定できる YouTube のビデオを通じて組織のストーリーを伝えることもできます。
これらのオプションは両方とも、Google アカウントを使用して可能になります。
非営利団体向けの G Suite 料金
Google for Nonprofits では、第 501(c)3 条の要件を満たす組織は、Google Suite の XNUMX 層のいずれかにアクセスできます。
各レベルはさまざまな価格帯で購入できます。 ただし、ユーザーあたりの価格が高くなるほど、含まれる機能の数も多くなります。
レベル 1: 非営利団体向け G Suite
- ユーザーあたり月額 0 ドル。 誰でも G Suite for Nonprofit に無料でアクセスできます。 組織とそのユーザーには料金がかかりません。
- ユーザー数に制限のない 30 ギガバイト (GB) のクラウド ストレージ スペース。
- 各ユーザーが、非営利団体のドメイン名を使用した仕事用電子メール アドレスを持つこともできます。
- 標準ユーザーは、共有ドライブに加えて、カレンダー、Gmail、ドライブ、ドキュメントなどの Google アプリにもアクセスできます。
- 最後に重要なことですが、Google Meet は最大 100 人までのビデオ会議をサポートしています。
レベル 2: 非営利団体向け G Suite ビジネス
- ユーザーあたり月額 4 ドル。 G Suite Business for Nonprofits には、無料プランのすべてに加えて、いくつかの追加機能があります。
- ユーザーは、それぞれ 1 テラバイト (TB) の無制限のストレージ スペースを利用できます。
- すべてのファイルと電子メールのコンテンツを検索できます。
- Google Vault: データを保存、検索、エクスポートするための新しいアプリです。
- より包括的なレポート システムを含む、より幅広い管理オプションとセキュリティ オプション。
- Google Meet では、最大 150 人でのビデオ会議が可能です。
レベル 3: 非営利団体向け G Suite Enterprise
- ユーザーあたり月額 8 ドル。 G Suite Business for Nonprofits のすべての機能に加え、G Suite Enterprise for Nonprofits ではさらに多くの機能が提供されます。
- 電子メールを暗号化してセキュリティを強化します。
- ユーザー、デバイス、アプリの管理は Cloud Identity によって処理されます。
- Google Meet を使用すると、会議のライブ ストリーミングと録画が可能です。
- Google Meet を通じて、最大 250 人とビデオ会議を行うことができます。
非営利団体向けに G Suite を設定する方法
1. Google にサインインして、Google for Nonprofits アカウントをリクエストします。 承認が受信されると、セットアップ プロセスが開始されます。
2. 移行:
ユーザーは、選択した非営利アカウントについて Google から承認を得た後、既存の Google アカウントから新しい非営利アカウントに移行する必要があります。
移行プロセスは、移行サービスも提供する Google によってはるかに簡素化されています。
一方、ユーザーは自分で Gmail の新しいアカウントに接続し、カレンダーを新しいプラットフォームに統合できます。
3. チームの作成と管理:
非営利団体向け G Suite への移行が完了すると、ユーザーをグループ化し、役割に応じてさまざまなレベルのアクセス権を与えることができます。
4.トレーニング：
トレーニングは、 Google Workspace ラーニング センター Google と G Suite はどちらも非常に簡単に使用できますが、G Suite とそれに付属するアプリの利用方法については、こちらをご覧ください。
ユーザーは、センターの学習セクションで、G Suite を使用するためのさまざまなチュートリアル、ハウツー ガイド、サポート オプションにアクセスできます。 トラブルシューティングのプロセスに便利なように、検索バーも含まれています。
G Suite で非営利団体の生活が楽になる
G Suite を使い始めてその機能に慣れるまでには多少の困難があるかもしれませんが、最先端のプラットフォームを利用することは間違いなく有益です。
G Suite を使用すると、無制限の数のユーザーがさまざまな便利なツール、大容量のストレージ スペース、さらには共同作業のための共有ワークスペースにアクセスできます。
G Suite の最も優れた点は、ユーザーがアクティブなインターネット接続を持っている限り、ほぼすべてのデバイスとほぼすべての場所からすべてのユーザーがアクセスできることです。
このため、作業はいつでも、どこでも、ほぼあらゆる予算で行うことができます。 G Suite は、無料の標準プランから最上位の高価なエンタープライズ プランまで、どのレベルでも投資する価値があります。
クイックリンク：
結論: 非営利団体として Google の G Suite を使用するにはどうすればよいですか?
Google の G Suite は、高価なソフトウェア ソリューションやサービスに大金を費やすことなく、業務を合理化し、生産性を向上させる方法を探している非営利団体にとって、非常に価値のあるツールです。
非営利団体は、Gmail、Google ドライブ、Google カレンダーなどの一連の製品を通じて、世界中の関係者とのつながりを維持しながら、業務を円滑に進めるのに役立つ強力なツールにアクセスできます。
これらのツールがどのように連携するかに関する少しのノウハウがあれば、どの非営利組織でも G Suite の機能を利用することでメリットを得ることができます。
