W tym artykule opisaliśmy, jak przestrzegać RODO w wiadomościach e-mail. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to zbiór przepisów, które państwa członkowskie Unii Europejskiej muszą zostać wdrożone, aby chronić prywatność danych cyfrowych. Rozporządzenie ma również zapewnić, że przedsiębiorstwa przetwarzające te dane będą przejrzyste w zakresie swoich praktyk.
Od 25 maja 2018 r. wszystkie firmy gromadzące, przetwarzające lub przechowujące dane osobowe obywateli UE muszą przestrzegać RODO. Dotyczy to również marketerów e-mailowych.
Spis treści
Jak zachować zgodność z RODO w wiadomościach e-mail
1. Uzyskaj wyraźną zgodę od subskrybentów przed dodaniem ich do swojej listy e-mailowej.
Oznacza to, że w formularzu rejestracyjnym musi znajdować się pole wyboru, które subskrybenci muszą zaznaczyć, aby wyrazić zgodę na otrzymywanie Twoich wiadomości e-mail. Tekst obok checkboxa powinien być jasny i zwięzły, informując subskrybenta, na co się rejestruje. Może na przykład brzmieć: „Chcę otrzymywać cotygodniowe biuletyny z najnowszymi wiadomościami i aktualizacjami”.
2. Prowadź rejestr zgód subskrybenta.
Ilekroć ktoś zdecyduje się na Twoje lista e-mail, powinieneś rejestrować, kiedy się zapisali i w jaki sposób dokonali subskrypcji (np. formularz zapisu na stronie internetowej, formularz zapisu na wydarzeniu itp.). Przyda się to, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał udowodnić, że ktoś rzeczywiście wyraził na to zgodę.
3. Pozwól subskrybentom łatwo zrezygnować z subskrypcji Twoich e-maili.
Każdy wysłany e-mail powinien zawierać na dole link do rezygnacji z subskrypcji, aby ludzie mogli zrezygnować z otrzymywania Twoich e-maili, jeśli nie chcą już ich otrzymywać. Dobrym pomysłem jest również maksymalne uproszczenie procesu rezygnacji z subskrypcji, aby ludzie nie poczuli się sfrustrowani i nie poddali się w połowie.
4. Dbaj o to, aby Twoja polityka prywatności była aktualna i łatwo dostępna.
Twoja polityka prywatności powinna wyjaśniać, w jaki sposób wykorzystujesz dane subskrybenta i jakie prawa przysługują subskrybentom `RODO. Powinno być również łatwe do znalezienia; na przykład możesz umieścić link do niego w stopce wiadomości e-mail lub na stronie głównej swojej witryny.
Jak RODO wpływa na komunikację e-mailową?
RODO będzie miało istotny wpływ na marketing e-mailowy, ponieważ przed wysłaniem e-maili marketingowych wymagane jest uzyskanie zgody od osób fizycznych.
Ponadto firmy muszą zapewnić osobom fizycznym jasne i zwięzłe informacje na temat ich praw wynikających z RODO oraz zapewnić osobom fizycznym możliwość łatwego korzystania ze swoich praw.
Zgodnie z RODO istnieją dwa rodzaje zgody: zgoda wyraźna i zgoda dorozumiana. Wyraźna zgoda ma miejsce wtedy, gdy dana osoba wyraźnie wyraża zgodę na otrzymywanie marketingowych wiadomości e-mail od firmy.
Na przykład, osoba fizyczna może zaznaczyć pole w formularzu internetowym z informacją „Chcę otrzymywać e-maile marketingowe od firmy XYZ”. Dorozumiana zgoda ma miejsce, gdy działania danej osoby wskazują, że jest ona zadowolona z otrzymywania marketingowych wiadomości e-mail od firmy. Na przykład, osoba fizyczna może kupić produkt od firmy, a czyniąc to, uznaje się, że wyraziła dorozumianą zgodę na otrzymywanie marketingowych wiadomości e-mail od tej firmy.
Należy zauważyć, że firmy nie mogą opierać się na dorozumianej zgodzie, jeśli nie uzyskały wcześniej wyraźnej zgody od osoby fizycznej.
Innymi słowy, firmy nie mogą wysyłać marketingowych e-maili do osób, które wyraźnie nie wyraziły zgody na ich otrzymywanie. Dlatego ważne jest, aby firmy uzyskały wyraźną zgodę od osób fizycznych przed wysłaniem im marketingowych wiadomości e-mail.
Czym są dane osobowe?
Dane osobowe to wszelkie informacje, za pomocą których można zidentyfikować osobę fizyczną. Obejmuje to informacje takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres fizyczny, adres IP i tak dalej.
Zgodnie z RODO firmy muszą uzyskać wyraźną zgodę od osób fizycznych przed gromadzeniem, wykorzystywaniem lub udostępnianiem ich danych osobowych. Firmy muszą także zapewniać osobom fizycznym jasne i zwięzłe informacje na temat ich praw wynikających z RODO oraz zapewniać osobom fizycznym możliwość łatwego korzystania ze swoich praw.
RODO wymaga również od firm podjęcia kroków w celu ochrony gromadzonych i przetwarzanych przez nie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub zniszczeniem. Firmy mają również obowiązek powiadamiać osoby fizyczne, jeśli doszło do naruszenia ochrony danych osobowych.
Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania przepisów?
Firmy naruszające RODO mogą zostać ukarane grzywną w wysokości do 4% ich rocznych światowych przychodów lub 20 milionów euro (w zależności od tego, która kwota jest większa). Ponadto firmy mogą być zobowiązane do podjęcia kroków w celu naprawienia wszelkich szkód spowodowanych naruszeniem przez nie RODO.
Na przykład, jeżeli firma bezprawnie sprzedaje dane osobowe danej osoby bez jej zgody, może być zobowiązana do usunięcia danych osobowych tej osoby ze swojej bazy danych.
Przeczytaj także:
- 8 najlepszych usług sprzątania list e-mailowych
- 5 najlepszych dostawców usług e-mail marketingu
- 5 najlepszych programów do automatyzacji poczty e-mail: najlepszy przewodnik
- 7 najlepszych usług weryfikacji poczty e-mail: gwarantowana dokładność
Wniosek: Jak zachować zgodność z RODO w wiadomościach e-mailowych
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to zbiór przepisów, które państwa członkowskie Unii Europejskiej muszą wdrożyć, aby chronić prywatność danych cyfrowych.
Od 25 maja 2018 r. wszystkie firmy, które gromadzą, przetwarzają lub przechowują dane osobowe obywateli UE, muszą przestrzegać przepisów RODO – włączając w to podmioty zajmujące się marketingiem e-mailowym.
Aby zachować zgodność z RODO, marketerzy e-mailowi muszą uzyskać wyraźną zgodę subskrybentów przed dodaniem ich do swojej listy, prowadzić rejestr zgody subskrybentów, umożliwiać subskrybentom łatwą rezygnację z subskrypcji e-maili oraz dbać o aktualność i łatwość dostępu do swojej polityki prywatności . Wykonanie tych kroków pomoże Ci zachować zgodność z RODO i uniknąć wszelkich kar.
