ในบทความนี้ เราได้นำเสนอวิธีการเข้ารหัสอีเมลใน Outlook ในปี 2022 คุณสามารถเลือกจัดเก็บข้อความอีเมลทั้งหมดของคุณในรูปแบบร่างหรือเป็นอีเมลขาออกแต่ละรายการได้
หากคุณตัดสินใจเลือกตัวเลือกหลัง โปรดทราบว่าเมื่อคุณส่งข้อความที่เข้ารหัสจากภายในกล่องจดหมายของพวกเขา (ซึ่งตรงข้ามกับภายนอก) ถึงใครบางคน พวกเขาจะต้องใช้ทั้งคีย์ที่เป็นความลับและอัลกอริธึมการเข้ารหัสสาธารณะที่ตรงกันเพื่อให้สามารถอ่านได้อย่างถูกต้อง ความล้มเหลวในด้านหนึ่งไม่มีความหมายอะไรนอกจากตัวละครที่อ่านไม่ออก!
1. การเข้ารหัสข้อความด้วย S/MIME เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการรับประกันว่าข้อความของคุณปลอดภัย เพื่อให้ทั้งผู้ส่งและผู้รับอีเมลมีโปรแกรมรับส่งเมลที่เข้ากันได้ พวกเขาจะต้องมี Outlook หรือโปรแกรมอื่นที่รองรับมาตรฐานนี้ เช่น Gmail บนอุปกรณ์ Android!
2. การเข้ารหัสข้อความเป็นคุณสมบัติระดับองค์กรที่ช่วยให้คุณส่งและรับข้อความได้อย่างปลอดภัย หากต้องการใช้งาน บริษัทของคุณต้องการสิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365 Message Encryption ซึ่งรวมอยู่ในแพ็คเกจ Office Enterprise E3 สำหรับพนักงานหรือองค์กรที่มีหลายโดเมนที่เข้าร่วมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows 10 Anniversary Update (เวอร์ชัน 1607)
สารบัญ
อีเมลที่เข้ารหัส Office 365
การเข้ารหัสข้อความใน Microsoft Office 365 (OME) ทำให้การส่งอีเมลที่เฉพาะบุคคลหรือกลุ่มบุคคลเท่านั้นที่สามารถอ่านได้เป็นเรื่องง่าย
OME เสนอวิธีง่ายๆ สำหรับคุณและผู้รับของคุณ เช่นเดียวกับคนอื่นๆ ในการอ่านอีเมลที่เข้ารหัสโดยที่ไม่รู้ตัว
รหัสผ่าน–เพื่อติดตั้งใบรับรองบนคอมพิวเตอร์เพื่อให้พวกเขามีสิทธิ์การเข้าถึงเมื่อเปิดข้อความจากบัญชีประเภทใดก็ได้ รวมถึงคอมพิวเตอร์ส่วนตัวที่ไม่ได้เปิดใช้งานการตั้งค่าระบบชื่อโดเมน!
บริการเข้ารหัสช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลที่ไม่มีใครสามารถอ่านได้นอกจากผู้รับ ขึ้นอยู่กับคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ของพวกเขา
พวกเขามีตัวเลือกในการเปิดหรือดาวน์โหลดไฟล์แนบก่อนที่จะใช้มาตรการตรวจสอบเพิ่มเติม หากจำเป็น เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครแอบดูสิ่งที่ส่งมาในลักษณะนี้!
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถส่งอีเมลจาก Outlook หรือ Office 365 และผู้รับไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติมในคอมพิวเตอร์ ข้อความจะถูกถอดรหัสด้วยโปรแกรมดูข้อความที่พวกเขาใช้!
การเข้ารหัสอีเมลมีปุ่ม "เข้ารหัส" ใหม่และการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ
Microsoft Office เวอร์ชันล่าสุดมีการปรับปรุงมากมาย รวมถึงฟีเจอร์การเข้ารหัสที่อัปเดตสำหรับอีเมล
ความสามารถใหม่นี้สามารถเข้าถึงได้ด้วยการสมัครสมาชิกแบบชำระเงินบนไคลเอนต์เดสก์ท็อปเท่านั้น - Plains เดินผ่านมันไปได้เลย!
ปุ่มที่มีป้ายกำกับว่า Permissions เดิมได้เปลี่ยนชื่อเป็น Encrypt เพื่อแสดงสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำได้แม่นยำยิ่งขึ้นเมื่อคลิกการเลือกเมนูของเครื่องมือนี้
กล่าวคือ ปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยการเข้ารหัสอีเมลขาเข้าและขาออกทั้งหมดในครั้งเดียวโดยไม่มีข้อยกเว้น ไม่ใช่แค่อีเมลที่ส่งผ่านแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เช่น Skype แต่ยังรวมถึงไฟล์ PST ภายในด้วย ซึ่งสามารถช่วยป้องกันการละเมิดข้อมูลได้
ปุ่มเข้ารหัสใหม่เป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเข้ารหัสอีเมล ตอนนี้คุณสามารถใช้โปรโตคอล S/MIME หรือ IRM เพื่อการปกป้องข้อมูลที่ยืดหยุ่นและปลอดภัยยิ่งขึ้นในบัญชี Microsoft ของคุณ!
หากฟังดูน่าสนใจสำหรับคุณ เราขอแนะนำให้ตรวจสอบแหล่งข้อมูลเหล่านี้: https://portal1mswcaheekscorecardcom/ ทั้งสองมีความรู้กว้างขวางเกี่ยวกับหัวข้อนี้ ดังนั้นอย่าพลาดเมื่อจะเผยแพร่ในสัปดาห์หน้า (หรือเมื่อใดก็ได้!)
วิธีใช้ S/MIME เพื่อเข้ารหัส
ขั้นตอนการนำเข้าใบรับรองการลงนามของคุณไปยัง Outlook นั้นง่ายดายและใช้เวลาเพียงไม่กี่ขั้นตอน ขั้นแรก คุณจะต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ที่จำเป็นทั้งบนคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์ของคุณซึ่งมีการติดตั้ง Microsoft Authenticode ไว้แล้วเพื่อให้งานนี้สำเร็จได้ หลังจากนั้นเราก็ต้องอดทนรอจนกว่าไฟล์เล็กๆ เหล่านั้นจะซิงค์เข้าด้วยกัน!
1. จากเมนูแบบเลื่อนลง "ไฟล์" เลือก "ตัวเลือก" "ศูนย์ความเชื่อถือ" และ "การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ"
2. การเลือก “ความปลอดภัยของอีเมล” จากเมนูทางซ้ายจะนำคุณไปยังหน้าเว็บที่มีบริการต่างๆ ของเรา เราเสนอราคาเดียวที่รวมทุกสิ่งไว้!
3. เพื่อเปิดใช้งานการเข้ารหัสในบัญชีของคุณ ให้เลือกการตั้งค่าจากเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏใต้อีเมลที่เข้ารหัส
4. ตอนนี้คุณจะเห็นรายการใบรับรองที่ติดตั้งไว้ คลิกที่ใบรับรอง S/MIME และควรเปิดการสังเคราะห์ภายในไม่กี่วินาที!
5. เลือกตกลง
6. หากคุณมีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ข้อมูลต่อไปนี้จะเกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ
เมื่อคุณเขียนข้อความอีเมลใน Microsoft Outlook 2019 หรือ 2016 จากรายการตัวเลือกแบบเลื่อนลงของเมนู ให้เลือกสิทธิ์ ปุ่มที่มีป้ายกำกับ “เข้ารหัสด้วย S/MIME” จะปรากฏขึ้นหากเครื่องของคุณมีความสามารถเพียงพอที่จะจัดเก็บใบรับรองสำหรับ Secure Mobile Email (SME)
7. เมื่อคุณเขียนอีเมลเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม "ส่ง" เพื่อส่งออก
การเข้ารหัสข้อความเปิดโอกาสให้คุณปกปิดข้อความของคุณผ่านบริการที่ Microsoft 365 มอบให้ฟรี
คุณสามารถค้นหาคุณสมบัตินี้ได้ภายใต้ตัวเลือก > เข้ารหัส; มีข้อจำกัดและเงื่อนไขหลายประการที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมาะสมกับสิ่งที่จำเป็นก่อนตัดสินใจเลือก!
ตัวเลือกสำหรับการเข้ารหัส
หมายเหตุ ด้วยบริการเข้ารหัสข้อความของ Microsoft 365 ที่รวมอยู่ในการสมัครใช้งาน Office Enterprise E3 คุณจึงมั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะเป็นส่วนตัว นอกจากฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมนี้สำหรับลูกค้าที่ใช้ Exchange Online ด้วยแล้ว!
ผลลัพธ์ควรเป็นน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพมากกว่าความตื่นเต้น/ผู้ให้ความบันเทิง
Outlook 2019 และ Outlook 2016
คุณสามารถเลือกตัวเลือกการเข้ารหัสที่มีขีดจำกัดของคุณได้โดยไปที่เมนูตัวเลือกและสิทธิ์ในข้อความอีเมล แล้วทำการเลือกที่นั่น ถอดรหัสข้อความเหล่านี้เพียงข้อความเดียว!
คุณจะสามารถแก้ไขคุณสมบัติสำหรับการเขียนได้เมื่อเลือกไฟล์ > คุณสมบัติจากเมนูที่เกี่ยวข้อง คลิกการตั้งค่าความปลอดภัย จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องเข้ารหัสเนื้อหาข้อความและไฟล์แนบ หากต้องการ ซึ่งจะช่วยรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยในขณะที่ยังคงอนุญาตให้เข้าถึงได้ในบางโอกาส
เขียนข้อความของคุณ จากนั้นคลิกปุ่มส่ง
เข้ารหัสข้อความทั้งหมดที่ถูกส่งออกไป
หากคุณตัดสินใจที่จะเข้ารหัสข้อความขาออกทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น ก็ไม่จำเป็นต้องมี ID ดิจิทัล เนื่องจากข้อความเหล่านั้นจะถูกถอดรหัสไปแล้ว ซึ่งหมายความว่าใครก็ตามที่ต้องการเข้าถึงก็สามารถอ่านเนื้อหาข้อความได้ทันที!
1. หากคุณต้องการใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษ ให้ไปที่ตัวเลือกของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์เหล่านี้ทั้งหมดไม่ได้ถูกเข้าถึงเมื่อเร็วๆ นี้ สิ่งนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงมัลแวร์หรือธุรกิจตลกประเภทอื่นที่กำลังจะมาถึง!
2. การเข้ารหัสข้อความขาออกของคุณจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความเหล่านั้นจะปลอดภัยจากการสอดรู้สอดเห็น แท็บความปลอดภัยของอีเมลมีช่องทำเครื่องหมายสำหรับการเข้ารหัส ดังนั้นคุณจึงสามารถเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ได้อย่างง่ายดายเมื่อส่งอีเมลในนามของบริษัท!
3. การคลิกปุ่มการตั้งค่าจะเป็นการเปิดแผงการตั้งค่าที่ให้คุณแก้ไขพารามิเตอร์อื่นๆ ทั้งหมดของคุณ รวมถึงใบรับรองที่จะใช้สำหรับการเข้ารหัสด้วย
มีตัวเลือกการเข้ารหัสอะไรบ้าง?
การปกป้องข้อมูลถือเป็นข้อกังวลอันดับต้นๆ ของหลายๆ คน และด้วยเหตุผลที่ดี อินเทอร์เน็ตทำให้การรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจากบุคคลต่างๆ เป็นเรื่องง่ายกว่าที่เคย โดยที่พวกเขาไม่รู้หรือยินยอม สิ่งนี้ไม่เพียงนำไปสู่การขโมยข้อมูลประจำตัวเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกิจกรรมทางอาญาประเภทอื่น ๆ เช่น การหลอกลวงและการฉ้อโกงที่เกี่ยวข้องกับบริการส่งเงิน (อาชญากรทางอิเล็กทรอนิกส์)
เพื่อป้องกันตัวเองจากภัยคุกคามประเภทนี้เมื่อใช้ Microsoft 365 Family หรือบัญชีครอบครัวประเภทอื่นๆ รวมถึงบัญชี Google Mail ที่นำเสนอ คุณจะต้องติดตั้งเครื่องมือดาวน์โหลดไฟล์แนบผ่านแอปใดแอปหนึ่งบนโทรศัพท์/คอมพิวเตอร์แท็บเล็ตของคุณหากเข้าถึงผ่าน แพลตฟอร์ม Android
การเข้ารหัสป้องกันไม่ให้ข้อความของคุณถูกส่งต่อ เมื่อเข้ารหัสแล้ว เนื้อหาจะยังคงได้รับการปกป้องภายใน Microsoft 365 และไม่สามารถทำซ้ำหรือส่งให้ใครก็ได้ แม้ว่าคุณจะดาวน์โหลดไฟล์แนบ เช่น Word (.doc), Excel
สเปรดชีต (XLS) การนำเสนอ PowerPoint!. ไฟล์แนบที่สร้างด้วยโปรแกรมออฟฟิศเช่นนี้จะยังคงได้รับการปกป้องต่อไปหลังจากดาวน์โหลด ไฟล์ประเภทอื่นๆ ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมก่อนจึงจะสามารถใช้การเข้ารหัสได้สำเร็จ
สรุป: วิธีเข้ารหัสอีเมลใน Outlook
Outlook มีวิธีการเข้ารหัสอีเมลมากกว่าหนึ่งวิธี หากคุณมีใบอนุญาตสำหรับ Office 365 การเข้ารหัสข้อความเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการดำเนินการ Add-in อาจมีประโยชน์ แต่ถ้าคุณมี Office 365 การอัปเกรดแผนสิทธิ์การใช้งานของคุณอาจง่ายกว่าและถูกกว่า
ใบรับรองมีประโยชน์สำหรับการเข้ารหัสอีเมลหากคุณส่งอีเมลที่ปลอดภัยจำนวนมากไปยังคนกลุ่มเล็กๆ เท่านั้น อย่าลืมว่าแต่ละฝ่ายจำเป็นต้องมีใบรับรองของตนเอง
