Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu Cách mã hóa email trong Outlook vào năm 2022. Bạn có thể chọn lưu trữ tất cả các email của mình ở dạng bản nháp hoặc dưới dạng thư gửi đi riêng lẻ.
Nếu bạn quyết định chọn tùy chọn thứ hai, hãy lưu ý rằng khi bạn gửi cho ai đó một tin nhắn được mã hóa từ trong hộp thư đến của họ (chứ không phải bên ngoài), họ sẽ cần cả khóa bí mật và thuật toán mã hóa công khai phù hợp để nó được đọc chính xác; thất bại ở một bên không có nghĩa gì khác ngoài những ký tự không thể giải mã được!
1. Mã hóa tin nhắn bằng S/MIME là cách tuyệt vời để đảm bảo tin nhắn của bạn được an toàn. Tuy nhiên, để cả người gửi và người nhận email đều có ứng dụng thư khách tương thích; họ sẽ cần Outlook hoặc chương trình khác hỗ trợ tiêu chuẩn này như Gmail trên thiết bị Android!
2. Mã hóa tin nhắn là tính năng cấp doanh nghiệp cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn một cách an toàn. Để sử dụng nó, công ty của bạn cần có cả giấy phép Mã hóa tin nhắn Microsoft 365 đi kèm trong gói Office Enterprise E3 dành cho nhân viên hoặc tổ chức có nhiều miền đã tham gia vào các máy tính chạy Bản cập nhật kỷ niệm Windows 10 (phiên bản 1607).
Mục lục
Email được mã hóa Office 365
Mã hóa thư trong Microsoft Office 365 (OME) giúp việc gửi email mà chỉ một người hoặc một nhóm người cụ thể mới có thể đọc được.
OME cung cấp một cách dễ dàng để bạn và người nhận cũng như bất kỳ ai khác đọc email được mã hóa mà không biết nó
mật khẩu–để cài đặt chứng chỉ trên máy tính của họ để họ có quyền truy cập khi mở thư từ bất kỳ loại tài khoản nào, kể cả các máy tính thuộc sở hữu cá nhân chưa kích hoạt cài đặt hệ thống tên miền!
Dịch vụ mã hóa cho phép bạn gửi một email mà không ai ngoài người nhận có thể đọc được. Tùy thuộc vào máy tính và phần mềm của họ,
họ có thể lựa chọn mở nó hoặc tải xuống các tệp đính kèm trước khi thực hiện các biện pháp xác minh bổ sung - nếu cần - để đảm bảo rằng không ai khác xem trộm nội dung được gửi theo cách này!
Với phương pháp này, bạn có thể gửi email từ Outlook hoặc Office 365 và người nhận không cần cài đặt bất kỳ phần mềm bổ sung nào trên máy tính của họ. Tin nhắn sẽ được giải mã bằng bất kỳ chương trình xem dựa trên văn bản nào họ sử dụng!
Mã hóa email có nút “Mã hóa” mới và các thay đổi khác.
Phiên bản mới nhất của Microsoft Office bao gồm nhiều cải tiến, trong đó có tính năng mã hóa cập nhật cho email.
Khả năng mới này chỉ có thể truy cập được khi đăng ký trả phí trên máy tính để bàn - Plains hãy xem qua nó!
Nút trước đây được gắn nhãn Quyền đã đổi tên thành Mã hóa để hiển thị chính xác hơn những gì người dùng có thể thực hiện khi họ nhấp vào lựa chọn menu của công cụ này;
cụ thể là bảo vệ thông tin nhạy cảm của họ bằng cách mã hóa tất cả email đến và đi cùng một lúc mà không có ngoại lệ – không chỉ những email được gửi qua nền tảng cộng tác như Skype mà còn bên trong chính các tệp PST có thể giúp ngăn chặn vi phạm dữ liệu.
Nút Mã hóa mới là một bổ sung tuyệt vời cho việc mã hóa email. Giờ đây, bạn có thể sử dụng giao thức S/MIME hoặc IRM để bảo vệ dữ liệu linh hoạt và an toàn hơn trên tài khoản Microsoft của mình!
Nếu điều này có vẻ khiến bạn quan tâm thì chúng tôi khuyên bạn nên xem các tài nguyên sau: https://portal1mswcaheekscorecardcom/. Cả hai đều chứa đựng kiến thức sâu rộng về chủ đề hiện tại, vì vậy đừng bỏ lỡ chúng khi chúng ra mắt vào tuần tới (hoặc bất cứ lúc nào!).
Cách sử dụng S/MIME để mã hóa
Quá trình nhập chứng chỉ ký của bạn vào Outlook thật dễ dàng và chỉ mất vài bước. Trước tiên, bạn sẽ cần cài đặt phần mềm cần thiết trên cả máy tính và điện thoại đã cài đặt Microsoft Authenticode để có thể đạt được nhiệm vụ này; sau đó chỉ đơn giản là tốn thời gian kiên nhẫn khi chúng ta đợi cho đến khi tất cả các tệp nhỏ đó đồng bộ hóa với nhau!
1. Từ menu thả xuống “Tệp”, chọn “Tùy chọn”, “Trung tâm tin cậy” và “Cài đặt trung tâm tin cậy”.
2. Chọn “Bảo mật email” từ menu bên trái sẽ đưa bạn đến một trang có tất cả các dịch vụ khác nhau của chúng tôi. Chúng tôi cung cấp một mức giá thấp bao gồm tất cả mọi thứ!
3. Để bật mã hóa tài khoản của bạn, hãy chọn Cài đặt từ menu thả xuống xuất hiện bên dưới Email được mã hóa.
4. Bây giờ bạn sẽ thấy danh sách các chứng chỉ đã cài đặt của mình. Nhấp vào chứng chỉ S/MIME và nó sẽ mở ra một bản tổng hợp trong vài giây!
5. Chọn OK
6. Nếu bạn có đăng ký Microsoft 365 thì thông tin sau đây có liên quan đến doanh nghiệp của bạn.
Khi bạn đang soạn thư email trong Microsoft Outlook 2019 hoặc 2016, từ danh sách tùy chọn thả xuống của menu, hãy chọn Quyền. Nút có nhãn “Mã hóa bằng S/MIME” sẽ xuất hiện nếu máy của bạn có đủ khả năng lưu trữ chứng chỉ cho Email di động an toàn (SME).
7. Sau khi bạn viết xong email, hãy nhấp vào nút “Gửi” để gửi đi.
Mã hóa thư mang đến cho bạn cơ hội ẩn tin nhắn của mình bằng dịch vụ được cung cấp miễn phí cùng với Microsoft 365.
Bạn có thể tìm thấy tính năng này trong Tùy chọn > Mã hóa; có nhiều hạn chế và điều kiện khác nhau phải được đáp ứng để nó hoạt động hiệu quả, vì vậy hãy đảm bảo chúng phù hợp với những gì cần thiết trước khi quyết định chọn một!
Tùy chọn cho Mã hóa
Lưu ý: Với dịch vụ Mã hóa thư Microsoft 365 đi kèm với đăng ký Office Enterprise E3, bạn có thể yên tâm rằng thư của mình luôn ở chế độ riêng tư. Ngoài tính năng tuyệt vời này dành cho khách hàng sử dụng Exchange Online nữa nhé!
Đầu ra phải có giai điệu chuyên nghiệp hơn là hào hứng/giải trí
Triển vọng 2019 và Triển vọng 2016
Bạn có thể chọn tùy chọn mã hóa có chứa các giới hạn của mình bằng cách đi tới menu Tùy chọn & Quyền trong thư email và thực hiện lựa chọn ở đó. Giải mã chỉ một trong những tin nhắn này!
Bạn sẽ có thể sửa đổi các thuộc tính để ghi khi chọn Tệp > Thuộc tính từ các menu tương ứng, nhấp vào Cài đặt bảo mật rồi chọn hộp Mã hóa nội dung thư và tệp đính kèm nếu muốn – điều này sẽ giúp giữ thông tin an toàn trong khi vẫn cho phép truy cập đôi khi.
Viết tin nhắn của bạn, sau đó nhấp vào nút Gửi.
Mã hóa tất cả các tin nhắn được gửi đi.
Nếu bạn quyết định mã hóa tất cả tin nhắn gửi đi của mình theo mặc định thì không cần ID kỹ thuật số vì chúng đã được giải mã. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai muốn truy cập đều có thể chỉ cần đọc nội dung thư như hiện tại!
1. Nếu bạn muốn hết sức cẩn thận, hãy đi vào các tùy chọn của mình và đảm bảo rằng thư mục lưu trữ tất cả các tệp này gần đây chưa được truy cập. Điều này sẽ giúp tránh phần mềm độc hại hoặc bất kỳ loại hình kinh doanh hài hước nào khác đang diễn ra!
2. Mã hóa các tin nhắn gửi đi của bạn sẽ đảm bảo rằng chúng an toàn trước những con mắt tò mò. Tab Bảo mật Email có hộp kiểm để mã hóa, vì vậy bạn có thể dễ dàng kích hoạt tính năng này khi gửi email thay mặt công ty!
3. Nhấp vào nút Cài đặt sẽ mở ra bảng cài đặt cho phép bạn thay đổi tất cả các tham số khác của mình, bao gồm cả chứng chỉ nào sẽ được sử dụng để mã hóa.
Những tùy chọn mã hóa nào có sẵn?
Bảo vệ dữ liệu là mối quan tâm hàng đầu của nhiều người và có lý do chính đáng. Internet đã giúp việc thu thập thông tin cá nhân từ các cá nhân mà họ không biết hoặc không đồng ý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết; điều này có thể dẫn đến không chỉ hành vi trộm cắp danh tính mà còn dẫn đến các loại hoạt động tội phạm khác như lừa đảo và gian lận liên quan đến dịch vụ chuyển tiền (tội phạm điện tử).
Để bảo vệ bạn trước những loại mối đe dọa này khi sử dụng Microsoft 365 Family–hoặc bất kỳ loại tài khoản gia đình nào khác bao gồm cả những tài khoản do Google Mail cung cấp -bạn sẽ muốn cài đặt các công cụ tải xuống tệp đính kèm qua một trong hai ứng dụng trên điện thoại/máy tính bảng của mình nếu được truy cập thông qua nền tảng Android.
Mã hóa ngăn tin nhắn của bạn được chuyển tiếp. Sau khi được mã hóa, nội dung sẽ vẫn được bảo vệ trong Microsoft 365 và không thể sao chép hoặc gửi cho bất kỳ ai khác- ngay cả khi bạn tải xuống tệp đính kèm như Word (.doc), Excel
bảng tính(XLS) thuyết trình PowerPoint!. Các tệp đính kèm được tạo bằng các chương trình văn phòng như thế này sẽ tiếp tục được bảo vệ sau khi được tải xuống; các loại tệp khác yêu cầu các bước bổ sung trước khi mã hóa có thể áp dụng thành công.
Kết luận: Cách mã hóa email trong Outlook
Outlook có nhiều cách để mã hóa email. Nếu bạn có giấy phép cho Office 365 thì mã hóa thư là cách dễ dàng nhất để thực hiện điều đó. Phần bổ trợ có thể hữu ích nhưng nếu bạn có Office 365 thì việc nâng cấp gói giấy phép của bạn có thể dễ dàng hơn và rẻ hơn.
Chứng chỉ chỉ hữu ích cho việc mã hóa email nếu bạn gửi nhiều email an toàn cho một nhóm nhỏ người. Đừng quên rằng mỗi bên cần có chứng chỉ riêng.
